Entre les licenciements, les rachats, les changements et les fermetures de site, il n’est pas toujours évident de garder son calme au sein de l’entreprise. Alors que certains s’affolent à chaque mauvaise nouvelle, d’autres tentent de calmer le jeu. Comment faire pour faire passer le message, sans désinformer ? Managers, il est important d’être transparent, mais jusqu’où ?

Restez flou, si vous n’en savez pas assez

Ça y est ! Il est l’heure d’annoncer à vos employés que la boite déménagera très bientôt. « Nous allons à 150 km d’ici ». Ce renseignement est jugé trop imprécis la plupart du temps même si votre volonté est de passer le message que vous n’allez pas à l’autre bout de la planète. Il n’est pas toujours évident d’annoncer ce genre de nouvelles. En effet, la plupart du temps, cela donne suite à des dizaines de questions à la fois.

Si vous n’en savez pas assez vous-même, le mieux est de rester flou dans le cas où vous devez absolument répondre. Il ne s’agit pas de donner une information pour donner une information. Vous deviendrez vite celui qui véhicule de la désinformation. N’hésitez pas à dire dans ce cas que vous n’avez pas encore l’information mais que vous la donnerez rapidement. En étant bienveillant et en engageant des moments de discussions informelles sur le sujet, vous parviendrez à gagner en crédibilité. Évitez surtout de soulever le doute et de faire de l’humour caustique comme : « C’est ça ! Et moi j’ai déjà donné ma démission ».

Dire la vérité si rien n’est réellement décidé

Toujours dire la vérité ! En effet, si rien n’a été décidé, préférez le dire à vos employés. Par exemple, si un projet est à l’étude en ce moment, expliquez que ce ne sera que dans deux ou trois mois que la société sera fixée. Il s’agit alors de donner un timing « relativement » précis dans lequel ils auront leur réponse en leur précisant que personne ne le saura avant et qu’ils seront, bien entendu, les premiers informés.

N’hésitez pas à relever de vieilles situations si certains insistent. « Ceci dit, l’année dernière, nous avions lancé un projet plus ou moins similaire et il n’a pas marché ». Quand rien n’a été décidé, il est important de garder les employés en haleine sans pour autant leur dévoiler les éléments du dossier. En tant que manager, vous pouvez leur dire : « il n’y a pas eu de décision prise pour le moment, mais je vous tiendrai au courant au fur et à mesure ». Ne garantissez jamais quelque chose sans en être certain vous-même car votre crédibilité serait fortement affectée.

Le cas de la mauvaise nouvelle

La mission est difficile notamment quand il s’agit pour le manager qui doit annoncer une mauvaise nouvelle. Dans le cas d’un licenciement, pensez à jouer la carte de la franchise car rien ne sert de faire durer le suspense si ce n’est parce que vous avez prévu de voir chaque personne individuellement, ce qui n’empêchera les bruits de couloir. Tentez de rassurer ceux qui ne sont pas concernés en même temps. Tâche très ardue, mais néanmoins possible !

Dans d’autres cas, vous pouvez essayer d’apaiser les tensions, en disant : « oui, c’est une mauvaise nouvelle, mais cela nous poussera à nous remettre en cause et à être plus performants, avec de nouvelles idées ». L’essentiel est d’atténuer les tensions à tous les niveaux et de valoriser la partie positive du message. S’il n’y en a pas, prenez quelques minutes et réfléchissez-y. Il y a toujours une solution et toujours moyen d’être transparent tout en ayant du tact.

Vous l’aurez compris, la transparence peut s’avérer une alliée du moment qu’elle est accompagnée d’un minimum de tact. Comme il n’est pas toujours facile de faire passer un message entre les rumeurs et les nouvelles qui vont vite, le manager doit être ferme à chaque fois. Le mieux est de rester honnête et franc, sans pour autant éveiller mettre des doutes et des soupçons.

La crise sanitaire et l’obligation du télétravail a largement rebattu les cartes concernant ce sujet que nous avions déjà abordé dans nos colonnes quelques années auparavant. Certains salariés n’hésitent pas à reconsidérer le fait de rester dans les entreprises qui ne mettent pas en place le télétravail ou au moins le travail hybride.

Un critère de choix de l’entreprise

Si la préoccupation numéro un des salariés est désormais d’avoir un contrat stable et notamment un CDI en cette période très instable où les crises se succèdent, la motivation qui suit juste derrière touche à l’ambiance de l’entreprise. Et le télétravail n’est pas en reste puisque désormais certains n’envisagent plus d’être tout le temps présent physiquement en entreprise et que 16% affirment qu’ils quitteront l’entreprise si ce n’est pas le cas. 

Il faut constater que la concurrence est rude de nos jours, non seulement en termes de coûts mais également de production et de rapidité, et que perdre un salarié expérimenté, parce que vous voulez simplement qu’il aille au bureau, se révèle un véritable questionnement.

Moindres coûts vs motivation ?

On considérait souvent dans les critères de la mise en place du télétravaille fait que la motivation pouvait être fortement impactée. Il reste vrai que si faire travailler ses salariés à distance est synonyme d’économies pour l’employé (pas de frais de déplacement et gain de temps), il en est de même pour l’entreprise qui n’a plus besoin de louer de grands locaux, et dont les investissements en matériels sont moins conséquents. Tout a donc sûrement un impact positif quant aux bénéfices de l’entreprise.

Cependant, la possibilité de garder l’esprit d’équipe et de motiver le salarié au travers des différents évènements de l’entreprise a été mise à mal, certains managers ne sachant plus comment le faire à distance. De nombreux dirigeants ont souligné la nécessité d’apporter une certaine forme de motivation supplémentaire pour ne pas nuire à la culture de collaboration du télétravailleur. C’est une des raisons qui expliquent que le travail hybride connaisse autant de succès avec des réunions ordinaires organisées dans la mesure du possible, afin de ressouder l’énergie de toute l’équipe pour s’échanger et communiquer les uns avec les autres ainsi que la participation à la vie de l’entreprise. Désormais, certains managers arrivent à le faire par visioconférence.

Emploi du temps souple et obligation de résultat

Pouvoir travailler chez soi calmement, loin du stress habituel du bureau est le rêve de bon nombre de salariés. En ce sens, cela pourrait motiver nos collaborateurs de leur confier du travail à faire chez eux. Ils seront maîtres de leur emploi du temps, pourront gérer les impondérables de la vie professionnelle autant que personnelle. On se rappelle tous des problèmes de plomberie qui ont immobilisé plus d’un salarié chez eux à une époque où le télétravail n’était pas possible.

Aujourd’hui, cette frontière n’existe pas réellement et la plus grande difficulté reste pour le salarié de ne pas tomber pas dans le piège de la procrastination en vaquant à d’autres occupations au lieu de travailler. C’est pourquoi le fonctionnement par objectifs fixés à atteindre dans un délai imparti fonctionne tout particulièrement.

Rapidité vs qualité de travail

Une fois que les conditions de travail sont satisfaisantes, notamment le cadre dans lequel un employé évolue à la maison, celui-ci aura généralement tendance à terminer plus vite ses tâches et à se sentir responsable. Il ne fait plus semblant mais évolue dans un cadre défini où il assume lui-même sa gestion du temps. 

Pour que tout fonctionne bien, vos objectifs doivent être mesurables car la qualité du travail pourrait vite devenir négligée et qu’il peut vite mélanger vitesse et précipitation. Si un télétravailleur reste hors de contrôle physiquement, un système de suivi de la qualité doit être systématiquement mis en place pour éviter et corriger immédiatement les éventuelles erreurs ou pouvoir surtout lui porter assistance. Attention à ne pas tomber dans un surcontrôle qui remettrait en cause tout l’intérêt du télétravail en dehors de celui de gagner du temps sur les transports (et en stress).

Globalement, le télétravail s’est fortement incrusté dans l’entreprise et on ne peut nier les avantages qu’il peut procurer, que ce soit du côté de l’employeur ou de celui du salarié. Il faut néanmoins bien calculer et assurer les risques qui peuvent survenir, car il est beaucoup plus difficile de corriger et de rattraper les erreurs par rapport aux traditionnelles activités en présentiel. La réussite d’une telle pratique réside surtout dans la bonne motivation du collaborateur, ainsi que dans la mise en place d’un matériel efficace. Finalement, ne serait-ce pas joindre l’utile à l’agréable ?

Pas facile de dire à votre salarié qu’il s’habille mal, que l’odeur de sa transpiration imbibe l’open space, qu’il sent mauvais de la bouche ou qu’il est un peu trop souvent saoul au bureau… Et pourtant, ces sujets doivent être abordés par le chef d’entreprise. 5 étapes pour traiter ces questions avec vos collaborateurs sans faire de dégâts.

Il est clair que certains thèmes sont très délicats à traiter et l’on ne sait pas vraiment comment aborder le sujet avec ses collaborateurs. Il s’agit par exemple des odeurs corporelles intenses du salarié, de son abus d’alcool (ou autre), de ses tenues inadaptées au cadre professionnel, de ses blagues douteuses et insistantes, de sa façon de s’exprimer… Et pourtant, vous ne pouvez pas laisser la situation telle qu’elle est sans réagir. Il vous faut dépasser vos tabous et aborder clairement le sujet. Mais attention : un mot mal placé risquerait vite de braquer la personne contre vous, de vous faire perdre votre capital sympathie, et, pire, de blesser profondément votre collaborateur. Alors autant s’y prendre avec méthode…

Faire des allusions globales

Il faut savoir qu’un collaborateur mis en cause par une accusation, même d’ordre minime, peut facilement se sentir totalement agressé et se mettre en position défensive. Vous pouvez ainsi rapidement vous retrouver dans une situation de « braquage ». Pour éviter de créer toute une affaire autour d’un sujet qui n’en vaut pas la peine, essayez de faire passer votre message à votre salarié de manière subtile. Vous pouvez par exemple aborder le point de façon globale, en réunion d’équipe, afin de transmettre le message à tous les collaborateurs.

Attention à ne pas viser l’employé en question directement devant ses collègues et à ne pas faire une allusion trop « lourde » qui reviendrait à incriminer la personne en public ou à faire en sorte que tout le monde le reconnaisse. Dans le cas d’un problème de tenue vestimentaire, lancez par exemple une phrase du type : « Je vous rappelle que nous accueillons de nombreux clients dans nos locaux et que l’entreprise doit dégager une image sérieuse, qui se traduit notamment par nos tenues vestimentaires à tous. ». Ce sera tout de même mieux perçu qu’une affirmation du type : « M. X vous êtes vraiment mal habillé aujourd’hui et ce n’est pas professionnel ! ».

Vous pouvez également tenter la carte de l’humour avec vos salariés. En revanche, Maniez cette technique avec subtilité pour éviter de choquer votre salarié. Si vous n’êtes pas proche de votre salarié ou que vous ne savez pas manier l’humour, oubliez cette méthode à double tranchant.

Fixer un rendez-vous avec votre salarié

Votre salarié n’a toujours pas compris vos allusions et son comportement ne s’améliore visiblement pas ? Il va donc falloir passer à la vitesse supérieure et aborder le sujet franchement avec lui. Certains problèmes nécessitent une rencontre en face à face avec votre salarié. C’est le cas de soucis plus importants tels que la consommation d’alcool ou de drogue sur le lieu de travail.

Dans ces deux cas, il faut prendre votre courage à deux mains et organiser un rendez-vous avec votre salarié pour traiter le sujet qui fâche, sans traîner. Pour éviter que votre rendez-vous ne vire à une discussion basée sur l’émotionnel, où les réactions peuvent s’avérer excessives, organisez bien cette rencontre. Fixez un rendez-vous avec votre salarié dans un bureau à l’abri des oreilles indiscrètes en annonçant franchement à votre employé le sujet de votre discussion.

Pourquoi pré-annoncer le thème de la rencontre ?

Tout simplement car votre salarié doit pouvoir se préparer à entendre des vérités qui seront difficiles à digérer. Puisque le sujet de la discussion sera évoqué avant même la rencontre, il aura déjà eu le temps de mûrir le sujet, de dépasser la colère ou la vexation, et de se calmer.

Comment gérer le rendez-vous ?

Vous devrez faire très attention à votre formulation, à bien introduire le sujet et à faire en sorte d’être le moins agressif possible dans votre ton. Pour cela, attention à bien utiliser des formulations non accusatrices afin de ne pas transmettre des informations qui sembleraient être des attaques personnelles. Essayez au maximum d’utiliser des phrases du type : « J’ai parfois le sentiment que votre style vestimentaire était quelque peu négligé. Qu’en pensez-vous ? » plutôt que : « Votre style vestimentaire est négligé ! ». Évitez surtout les « vous » et « tu » qui agressent même sans que l’on s’en rende compte. Exprimer ses sentiments personnels tout en subtilité, et demander l’avis de l’interlocuteur afin de créer le dialogue passera toujours mieux qu’une phrase affirmative et directe qui incrimine l’autre et l’enferme dans un jugement.

Mettez l’accent sur les bons résultats

Pour éviter que le salarié pense entre trop rapidement dans la contestation, commencez par mettre l’accent sur ses bons résultats ou son implication avant de rentrer dans le vif du sujet. Il comprendra que vos remarques n’affectent pas sa place dans l’entreprise.

N’hésitez pas à lier dans la mesure du possible votre introduction avec le sujet que vous allez aborder en disant par exemple « Vous avez d’excellents résultats commerciaux. Cependant nous avons constaté chez vous des petits manquements à l’hygiène qui pourraient nuire à votre crédibilité face aux clients ». Ensuite, écoutez les réponses de votre salarié et reformulez ses propos par exemple. Vous pouvez alors lui demander si vous avez bien compris son point de vue avant d’aborder un autre point ou de répondre à sa défense. A la fin de l’entretien, n’oubliez pas de conclure sur le fait que l’objet de la critique n’est qu’un élément secondaire qui ne remet pas en cause la qualité de son travail.

Obtenir son accord

Le but n’est pas de faire un procès à votre salarié, ni de le punir pour son comportement, mais simplement d’améliorer l’avenir. Souvent c’est la partie la plus difficile du dialogue. Le chef d’entreprise se sent un peu mal à l’aise à l’idée d’aborder le sujet et fait en sorte d’écourter le plus possible la réunion. Il s’agit pourtant d’une mauvaise pratique.

Pour réussir à aller de l’avant, il va vous falloir dépasser le sentiment d’embarras que vous ressentez afin d’aboutir avec votre salarié à des accords clairs et à des objectifs précis. Si l’employé en question ne comprend pas bien vos demandes, prenez le temps de lui expliquer bien précisément et en termes simples ce que vous attendez de lui. Si vous ne tombez pas d’accord avec des objectifs clairs à la fin de l’échange, la discussion n’aura pas servi à grand-chose.

Une fois le problème résolu, inutile de remettre le sujet délicat sur le tapis. Cela ne fera qu’embarrasser votre salarié et le freiner dans son engagement. Inutile donc de revenir sur le sujet six mois plus tard pour le complimenter sur son haleine moins fétide qu’avant ou sur ses vêtements, qui sont devenus un peu moins négligés depuis votre discussion !

Accueillir et intégrer des stagiaires demeure l’un des meilleurs moyens pour une entreprise de détecter les futurs talents tout en leur permettant de développer leurs propres compétences. C’est également une chance pour l’entreprise de donner envie à de potentiels salariés d’y travailler et de manière plus générale, de développer sa marque employeur.

Une image dépendante des stages

Le stage est devenu un outil important en termes de politique RH et notamment de recrutement. La réputation d’une entreprise se joue en partie dans l’accueil qu’elle réserve à ses stagiaires. Si on peut se dire qu’ils n’ont que peu de réseaux et une expérience souvent limitée de l’entreprise, les nouvelles générations n’hésitent pas à partager leurs avis sur les entreprises dans lesquelles ils effectuent leur stage et à en parler, comme autrefois, avec leurs proches.

S’il s’agit d’une génération pour laquelle la désillusion est souvent mise en avant, elle est aussi très critique notamment par rapport aux anciennes méthodes de management et est particulièrement attentive au bien-être sur le lieu de travail. Il s’agit d’ailleurs de l’un des principaux critères quant au choix d’un futur employeur.

Le rôle du tuteur est fondamental

En matière de management, de communication et de ressources humaines, l’intégration des stagiaires représente un enjeu majeur. Même si les périodes sont parfois courtes voire très courtes et empêchent de leur confier des responsabilités ou les missions les plus intéressantes, il s’agit de réussir leur intégration le plus rapidement possible. Le temps étant limité à la durée de la convention, il faut arriver à transmettre la culture d’entreprise en un temps record, ce qui passe souvent par le tuteur.

D’abord, il faut noter que le stage est avant tout essentiel pour les étudiants eux-mêmes, pour lesquels il s’agit bien souvent d’un premier contact avec le monde de l’entreprise. Même si souvent le stage est issu d’une obligation dans leur cursus et qu’ils sont attentifs à la notation finale, vous devez prendre en compte que ce n’est pas leur seule attente. Pour réussir l’intégration, vous devez leur faire intégrer les codes et faire en sorte qu’ils développent de réelles compétences pratiques, complétant ainsi leurs connaissances théoriques acquises à l’Université ou dans les Écoles. Le stage est l’occasion d’une transmission de savoir-faire aussi bien que de savoir être et doit donner lieu à un réel échange entre l’entreprise et les stagiaires.

Dans cette optique, le rôle du tuteur de stage est fondamental dans la mesure où il est une sorte de courroie de transmission entre le stagiaire et l’entreprise elle-même. C’est en grande partie au travers de la relation avec le tuteur, que s’établit le lien entre l’entreprise et le stagiaire. Ainsi, il doit être en mesure de suivre le stagiaire le plus régulièrement possible et de  disposer du temps nécessaire à leurs formations afin de leur faire découvrir l’entreprise … dans sa globalité.

Bien définir les missions

Pour qu’une intégration soit réussie, la mission donnée au stagiaire doit être claire et les tâches bien définies. Il ne s’agit pas de refiler tout ce que tout le monde ne veut pas faire. Il s’agit d’intégrer les stagiaires au maximum en leur donnant un véritable rôle au sein d’une équipe et de manière plus globale au sein de l’entreprise.

L’intégration des stagiaires se prépare dès l’élaboration de la fiche de mission, autrement dit, dès la publication de l’offre. Confier aux stagiaires de véritables responsabilités demeure indispensable, tout en gardant bien entendu à l’esprit qu’ils ne sont pas des salariés de l’entreprise et que le stage a principalement un but pédagogique. Ne disposant pas d’une expérience, ils peuvent facilement faire des erreurs et votre rôle d’encadrant n’est pas à négliger même si parfois il est difficile de leur porter l’attention qu’ils désirent.

Pour être bien intégrés, les stagiaires doivent aussi être présents dans la vie globale de l’entreprise et participer aux évènements où les salariés sont conviés. Ils doivent se sentir considérés comme n’importe quel autre salarié.

Bien entendu, les étapes comme le fait de donner un sens plus général à leur mission en leur montrant clairement ce qu’apporte l’entreprise à la société n’est pas à négliger. Leurs objectifs doivent résonner avec ceux de l’entreprise et leur permettre de se dépasser. Ce n’est pas parce qu’il s’agit d’un stage, qu’il faut absolument mettre des barrières infranchissables à leur implication, certains voulant avoir une véritable expérience immersive au sein d’une entreprise notamment celle-ci se passe dans un domaine dans lequel ils souhaiteraient évoluer.

En complément de la mission principale et dans la limite de la convention de stage, vous pouvez confier au stagiaire des missions annexes qui lui permettront de découvrir d’autres services et d’autres facettes des métiers de l’entreprise.

Les stagiaires un atout à ne pas négliger

Si parfois on ne prend pas en compte l’avis de stagiaires, certaines entreprises n’hésitent pas dès le début à solliciter leur avis notamment dans des rapports d’étonnement. Il faut dire que leur vision n’est pas entachée par les nombreux codes du métier et qu’ils peuvent plus facilement trouver des idées d’amélioration qui sortent de l’ordinaire. Naturellement, ils auront tendance à vous questionner sur pourquoi l’entreprise fait cela plutôt que cela.

Cela peut faire penser à l’histoire de dinde où une personne coupait une partie et que personne ne savait pourquoi et que chacun partait comme acquis la pratique pourtant liée à la taille des fours (trop petits) qui ne pouvait accueillir celle-ci en entier.

Autre point négligeable signalé au début, leur capacité à communiquer sur votre entreprise, à devenir des influenceurs ou des fans n’est pas à négliger. Un mauvais accueil peut vite se retourner contre vous-même s’il faut l’avouer il est parfois difficile de passer le temps nécessaire pour encadrer parfaitement un stagiaire.