Deux réalités se présentent aux entrepreneurs lors de l’organisation d’un événement. L’inexpérience des événements ou au contraire la routine qui fait que l’on applique de manière systématique à tout événement une organisation stéréotypée qui ne lui correspond pas. Retrouvez ici les clés pour organiser un événement professionnel avec brio.

Organiser un événement : un challenge

Organiser un événement représente un véritable challenge pour celui ou celle qui n’en a jamais réalisé. Au-delà de la simple définition d’une idée ou d’un concept, c’est toute une organisation qui doit être mise en place pour le réussir. A défaut, vous pourriez oublier de nombreux éléments essentiels ou mal vous y prendre et vous retrouver dans une situation compliquée. 

Définir avec précision le public ciblé ainsi que votre objectif.

Avant de fixer la date, la nature de l’événement ou encore le lieu, cernez d’abord ce que vous attendez de cet événement. D’abord occupez-vous du plus simple : la cible.

• Qui souhaitez-vous inviter à cet évènement ?
• S’agit-il d’un événement à destination de vos salariés ? des prospects ? des clients ? des fournisseurs ou futurs partenaires ?

Posez-vous ensuite les questions relatives à votre/vos objectif(s).

• S’agit-il de stimuler vos salariés ou de les remercier ?
• De faire découvrir votre nouvelle offre à vos clients ou prospects ?
• De trouver de nouveaux partenaires ? D’accroître la notoriété de l’entreprise ?

Il convient d’affiner au maximum vos réponses. Il vous faudra dans les exemples ci-dessus déterminer le message que vous souhaitez passer, l’offre que vous souhaitez mettre en avant, le type de partenariat que vous recherchez ou encore le message que vous souhaitez transmettre.

Organiser un événement sans en cerner réellement la raison précise peut entraîner une perte de temps considérable. Par ailleurs, cela vous empêchera de mettre des bons indicateurs de suivi et vous épuiser sans valeur ajoutée ainsi que vos équipes.

Choisir le type d’évènements à bon escient

Une fois conscient de vos objectifs et de votre cible, il vous faudra appréhender le type d’évènements qui correspond à cette cible et à vos objectifs. Si on pense intuitivement à une formule conférence, il existe pourtant de nombreuses variantes possédant leurs avantages et leurs inconvénients. Notamment, petit déjeuner, déjeuner, diner, soirée Networking, conférence, colloque ou encore séminaire, congrès, voyage et salon, vous aurez l’embarras du choix…

La nature de celui-ci doit s’accorder avec les disponibilités de votre public cible mais surtout à vos objectifs. Si le public ciblé est occupé, privilégiez des formats courts. Dans le cas inverse, il vous faudra évaluer le coût de l’événement par rapport à ce qu’il vous rapporte (directement ou indirectement) afin de ne pas tomber dans l’excès.

Dans le cas d’une conférence, n’oubliez pas que c’est souvent le thème qui déterminera l’attractivité de celle-ci. Il ne doit pas être choisi au hasard et doit répondre concrètement à une question que se pose votre cible. Vous pouvez demander à plusieurs personnes de votre entourage si elle trouve le thème pertinent. Plusieurs avis valent mieux qu’un ! Vérifiez également que ce type d’évènements n’est pas déjà prévu afin de vous démarquer de vos concurrents ou éviter de le faire le même jour qu’un partenaire. Le choix des intervenants intervient dans un second temps.

Fixer une date qui correspond à votre cible

Une fois vos objectifs, la cible ainsi le type d’évènements fixés, vous devrez fixer une date. Ne confondez pas vitesse et précipitation, les professionnels remplissent souvent leur calendrier un mois à l’avance. Une bonne date est une date qui convienne à un maximum de personnes. Prenez  en compte les vacances scolaires, les éventuels jours fériés. Vérifiez si un autre événement important n’a pas lieu ce jour-là qui empêcherait votre cible de se déplacer. Certains jours sont propices aux événements professionnels tels que le mardi et le jeudi.

Chercher le lieu idéal

Le lieu ne doit pas être choisi à la légère. Il fait partie intégrante du succès de votre événement. Déplacez-vous afin de vérifier son adéquation par rapport à votre cible et vos besoins. La capacité doit être suffisante pour accueillir votre public et pas trop importante pour ne pas donner une impression de vide. Vérifiez la présence du matériel nécessaire au bon déroulement de votre évènement. Y a-t-il des rétroprojecteurs à disposition ? Des micros ? Un pupitre ? … Chaque matériel doit être listé et vous devrez vérifier si il est véritablement à disposition ou non. A défaut, vous pourriez avoir une mauvaise surprise le jour de l’évènement.

Bien accueillir les participants

Dans les événements de grande ampleur (au-delà de 100 personnes), il vous sera nécessaire de bien prendre en compte que la vérification des personnes autorisées à entrer dans votre événement prend du temps. Utilisez des formules de e-billet telles que proposées par weezevent ou eventbrite et à vous doter de badgeuses afin de gagner du temps. Si l’événement s’avère une réussite, il pourra attirer de nombreuses personnes qui n’auront peut-être pas la patience d’attendre des heures avant de pouvoir y accéder. Dans les évènements de faible ampleur,  offrez  des  badges qui peuvent s’avérer très pratiques pour donner une atmosphère conviviale.

Établir un rétro-planning de relance

Il s’agit ici de l’une des grandes difficultés des évènements extérieurs. N’oubliez pas que les gens n’attendent pas seulement votre évènement et qu’il peut leur arriver de le « zapper » quand bien même ils auraient bien reçu l’invitation pour des raisons diverses (urgences au travail, emploi du temps inaccessible, autres évènements en confirmation, congés…). Faites des rappels à J-1 mois, J-1 semaine et J-1 jour. Ou mieux, à confirmer téléphoniquement la présence de vos participants. Certains n’hésitent pas à leur procurer des moyens de transport !

Créer votre check-list, votre compagne de route

Ce sont les détails qui font la réussite d’un évènement. Créez une liste des éléments que vous ne devrez pas oublier le jour J : slides de présentation, bouteilles d’eau pour les intervenants, mot d’introduction et de remerciements, rétroprojecteur, tee-shirts servant à faire la promotion, accessoires pour divertir l’assistance … Elle vous permettra d’éviter d’oublier le matériel essentiel à la réussite de l’événement ou de vous demander sans cesse si vous n’avez rien oublié. Le temps passant extrêmement vite dans ce genre de cas…

Maintenant vous savez, à vous d’agir !

C’est le retour au présentiel dont on connaît aujourd’hui la valeur pour créer la cohésion des équipes ou pour entretenir les relations humaines que ce soit les clients, les partenaires qui sont si riches d’opportunités… Si vous désirez mettre sur pied une conférence qui aura d’excellentes retombées, prenez garde de ne pas cumuler les maladresses et les erreurs. Le succès de votre conférence établira votre crédibilité dans votre secteur et vous donnera l’image d’un leader d’opinion mais aussi d’une référence. N’hésitez donc pas à bien préparer une conférence en amont.

Trouver un conférencier

La qualité de votre conférence repose certes sur le contenu que vous voulez communiquer à un public, mais également sur la personne investie du rôle de conférencier. En effet, le conférencier peut être un véritable vecteur de sens et un atout majeur pour le caractère inoubliable de l’événement dont vous êtes l’instigateur.

Les propos du conférencier seront d’autant plus écoutés et appréciés si celui-ci a la faculté d’apporter à la fois de la nouveauté, de la connaissance du sens et du vécu.

Qui choisir comme conférencier ?

Obtenir de grands noms et professionnels établis sera également une grande « drawcard » aux participants, mais qui peut générer des frais importants.

L’avantage d’un conférencier inconnu des salariés/auditeurs est qu’ils ne seront au moins pas chargés d’a priori négatif. Les premières secondes s’avèrent dans ce cas cruciales pour se faire accepter du public ; il est donc nécessaire pour le conférencier de savoir s’adapter rapidement et de jouer un rôle de médiateur afin de connecter ce qui doit l’être.

Dans la mesure où le conférencier aura des chances de se retrouver face à des interlocuteurs experts du domaine, il doit apporter une forte valeur ajoutée et cultiver sa différence en faisant preuve d’originalité tout en interpellant son public pour le faire réagir et le conquérir. Si le conférencier est pris par le temps pour préparer, proposez-lui un rendez-vous téléphonique ou une visioconférence. Mais cette étape ne doit jamais être sous-estimée.

Quels délais prévoir pour trouver les conférenciers ?

Pour une conférence vraiment réussie, compter un mois à un mois et demi de préparation. Même si l’organisation est assez simple, il faut avoir le temps d’obtenir l’autorisation d’utiliser la salle, de faire circuler l’information auprès des auditeurs, de pouvoir trouver un conférencier de remplacement en cas de difficulté avec le conférencier prévu (dans ce cas pensez à demander à celui qui annule de vous trouver un remplaçant : il est de la partie, et  » vous doit bien ça « ).

Ne jamais s’y prendre au dernier moment

Il est impératif de ne pas s’y prendre au dernier moment. En effet, il faut savoir que les salles sont souvent réservées en avance (parfois avec un an d’avance). Pour cette raison, il est crucial d’effectuer vos recherches de préférence plusieurs mois avant la date voulue, voire même plus d’un an avant pour certains événements. La recherche d’une salle peut être effectuée de plusieurs manières :

• vous adresser auprès des mairies des différentes communes qui vous intéressent
• demander des informations à des associations
• vous rendre sur des sites internet spécialisées dans la location de salle qui proposent un annuaire de salles sur toute la France (exemple : http://www.salle-de-seminaire.com),
• tout simplement dans un annuaire généraliste comme www.pagesjaunes.fr. Par conséquent, si vous avez un « coup de cœur », n’hésitez pas et réservez immédiatement.

Sachez de combien vous disposez financièrement

Pour savoir vers quel type de salle choisir, vous devez préalablement définir votre budget, car l’organisation d’un événement représente un poste de dépense important. Toutefois, nous vous invitons à prendre note de quelques idées pour payer la location d’une salle moins chère. Et puis, maintenant, avec internet, il est possible de les visualiser en amont de façon virtuelle qui vous permet d’écarter les salles qui ne conviendraient pas à votre conférence.

De plus, les espaces coworking disposent parfois de salles de conférences. Il ne faut pas hésiter à faire appel à eux.

Un lieu à la campagne ?

Vous pouvez aussi vous éloigner des grandes villes, car les locations sont moins chères dès que vous vous en écartez. Il est parfois préférable d’ajouter quelques kilomètres au compteur pour trouver le charme de la campagne et faire baisser la facture, ce qui n’est guère négligeable. Si vous êtes débrouillard, vous pouvez dénicher une auberge ou un petit château dans un cadre rural à des prix comparables à ceux d’une salle classique située en ville. Néanmoins, si vous optez pour un lieu atypique, vous devrez prendre en charge le coût de l’affrètement par navettes. Cependant, ne négligez pas l’hypothèse que le temps de transport peut s’avérer un facteur de découragement ou de démotivation pour certains participants potentiels. Anticipez ce risque en choisissant un lieu bien desservi.

Quelques idées à moindre coût

Organiser un événement hors saison permet de diminuer les coûts. Vous pouvez également réserver une salle municipale car les mairies mettent souvent des salles à louer à la disposition de leurs administrés. Vous pouvez aller par exemple sur le lien suivant

Enfin, vous pouvez aussi faire appel à vos connaissances. Même si vous n’y pensez pas, la solution se situe parfois juste à côté de vous. Vous pouvez effectivement demander à un membre de votre famille ou à un ami qui dispose d’une pièce d’une grande surface comme une grange aménageable, un grand salon, une terrasse avec abri, etc. Un dédommagement pour la mobilisation du lieu sera toujours moins élevé que la plus accessible des salles. 

Vous pouvez également penser à organiser votre événement dans un restaurant. Cette démarche, peu coûteuse, dans la mesure où le restaurateur, fournissant la nourriture et le service, ne demandera généralement que de payer ses prestations, lesquelles comprennent implicitement la location de la salle ; cette solution ne s’adapte cependant pas à toutes les situations.

Choisir la salle suivant le type de conférence

S’il est indispensable de prévoir du temps pour procéder à votre recherche à l’avance, il faut également compter le temps consacré à visiter les salles. Suivant le type de conférence que vous organisez, la salle la plus adaptée sera différente. Par exemple, s’il s’agit du lancement d’un produit, privilégiez des endroits séduisants, comme des salles de spectacle. En revanche, si vous préférez rester dans un cadre interne afin de renforcer la motivation de vos employés, visez un cadre plus sérieux et intimiste. Et si vous attendez des personnes plus rigoureuses sur le dress code, optez pour une salle quelque peu feutrée. Quel que soit votre choix, celui-ci se révèle crucial dans la mesure où le prestige du cadre marquera d’emblée les esprits tout en mettant les participants dans d’harmonieuses conditions pour la suite des événements.

Mieux encore si vous en avez l’opportunité, accordez le choix du lieu avec le thème de la conférence. Par exemple, si ce dernier concerne la présentation d’un produit de nature technologique, dirigez-vous vers des instituts officiant dans le domaine en question. Bien sûr, ce n’est pas indispensable, mais la nature spécifique du lieu permettra à votre conférence de retenir l’attention. Outre ces considérations d’images, vous devez choisir le lieu de votre conférence en fonction des possibilités de réaliser les diverses activités prévues.

La logistique vous fait peur ? Pensez « logique »

Suivant vos projets, vous avez tout intérêt à ce que la salle de conférence dispose du maximum de matériel nécessaire. Même si cela relève du bon sens, prévoyez une salle qui puisse s’adapter à un cocktail à l’issue de la conférence si vous en organisez un ; dans le cas où vous comptez sur une prise de notes de la part des participants, n’oubliez pas que la salle doit disposer de fauteuils suffisamment espacés pour permettre de poser un bloc note devant soi(version classique), voire de sièges équipés de tablettes rétractables (version moderne).

Dans tous les cas, pensez à la capacité de la salle afin que les gens ne se retrouvent pas à partager un siège : comptez environ 1,5 m2 par personne assise. Si la salle ne dispose pas de tout le matériel nécessaire, vous devrez l’apporter vous-même, ce qui peut nécessiter de faire appel à d’autres prestataires et par suite, de considérer ces dépenses en fonction du budget.

En conclusion, de la patience, de la motivation et de bonnes idées vous seront indispensables pour mener à bien votre projet. À présent, nous vous souhaitons bon courage !