L’automatisation possède plusieurs avantages : elle vous évite la lassitude des tâches répétitives, diminue souvent le risque d’erreur, peut vous faire gagner un temps considérable, réduire les coûts, améliorer le service client et peut largement augmenter votre réactivité. Oui mais comment vous y prendre ?

Une pratique courante

L’automatisation, même si on s’en rend peu compte, est présente un peu partout. Il suffit de voir le nombre de réponses automatiques que nous recevons pour constater à quel point les entreprises y font appel. Elle est largement visible lors des relances que ce soit pour les paiements, les renouvellements d’abonnements ou les rappels de rendez-vous. De manière générale, elle est omniprésente dans tout ce qui touche au web où les outils ont pullulé ces dernières années pour installer l’automatisation sans difficulté.

Quand la mettre en place ?

Sa mise en place intervient souvent lorsqu’une tâche est fortement répétitive. L’automatisation devient alors rentable par rapport au temps passé. La question essentielle à se poser pour choisir celles à automatiser ou non est : « quelles sont les tâches que j’effectue le plus souvent et qui me prennent le plus de temps ? ». Trois critères permettent généralement de déterminer si une tâche doit être automatisée : la répétition, la faible valeur ajoutée et l’ennui qu’elle procure. Pour être automatisées, elles ne doivent en général demander aucune (ou presque) intervention humaine pour que leur réalisation se fasse en bonne et due forme.

Des indices d’une tâche trop répétitive qui peuvent vous mettre la puce à l’oreille sont par exemple le fait que vous ayez tendance à vouloir faire des copier-coller avec des modifications mineures (comme des suppressions de TR) ou encore de devoir reporter une information d’un outil à un autre. Il s’agit ainsi parfois de déplacer des données d’une application à une autre. Si les applications le proposent de plus en plus, elles sont utiles pour limiter ce type d’opérations. Encore faut-il consacrer un peu de temps pour savoir comment faire. A noter que la quasi-totalité des tâches automatisables ne demandent pas un degré de réflexion élevé.

Les étapes pour automatiser une tâche ?

Ça y est ! Vous avez identifié les tâches que vous souhaitez automatiser mais vous ne savez pas comment vous y prendre. Il s’agit alors de déterminer ce que vous souhaitez vraiment faire en termes d’automatisation avant de vous renseigner au travers de quelques questions simples :

• A quelle fréquence aura lieu cette automatisation ?
• Qu’est-ce qui va déclencher une réponse automatique ?
• Qui va pouvoir effectuer la réponse ?

Il s’agira ensuite de rechercher les outils qui vous permettent de gérer cette automatisation. Cela peut nécessiter un peu de temps mais vous en gagnerez largement par la suite. Une fois l’automatisation en place, votre mission n’est pas terminée puisqu’il vous faudra vérifier qu’il n’y a pas de bugs, ce qui donnera une image non professionnelle. C’est le cas, par exemple, quand vous recevez par exemple un email avec Madame à la place de Monsieur ou inversement.

Les limites de l’automatisation

Elles résident souvent dans la personnalisation ou plutôt la flexibilité que vous souhaitez avoir. Il ne s’agit pas de vous créer des problèmes supplémentaires par souci de gain de temps. Il faut donc parfois penser votre automatisation en semi-automatisation avec des étapes de validation manuelle ou encore déterminer des champs qui ne se rempliraient pas automatiquement. L’automatisation doit souvent s’effectuer étape par étape, tâche par tâche, plutôt que dans un ensemble car elle n’est souvent possible que partiellement. Il est assez rare de traiter un processus complet.

Quelques tâches simples à automatiser

1-La signature des emails

C’est peut-être la tâche la plus souvent automatisée en entreprise. Que ce soit pour la formule de politesse (Bien à vous, Cordialement) mais surtout pour votre nom, prénom, numéro de téléphone, logo, adresse. L’immense majorité des messageries propose une signature automatique donc prendre 10 minutes (si vous n’êtes pas doué en informatique) pour la mettre en place n’est pas une perte de temps étant donné le nombre d’emails que nous envoyons dans une journée. Sa présence dans votre email peut permettre à vos clients de ne pas avoir à chercher vos coordonnées et donc augmenter votre chiffre d’affaires.

2-La synchronisation entre appareils

Cela peut paraître rebutant à réaliser mais faire en sorte que vos appareils se synchronisent peut vous faire gagner un temps précieux. C’est notamment le cas pour les boites emails. Vous n’avez pas besoin de télécharger forcément l’email sur vos disques durs et vos données peuvent très bien être hébergées dans le cloud (sur le web). Si la synchronisation ne vous convient pas, rien ne vous empêche de faire une redirection vers une boite email unique. Ceci est également vrai pour les agendas qui peuvent se partager par exemple entre Outlook et votre téléphone.

3-Les messages d’absences/de réponse

Bon certes, cela n’arrive pas tout le temps et vous ne souhaitez peut-être pas montrer que vous êtes absent mais cela peut vous permettre de mieux profiter de vos vacances sans observer sans arrêt votre messagerie avec des clients qui se demandent pourquoi vous mettez du temps à répondre. Surtout cette automatisation, vous permet de déléguer à une autre personne et informer votre correspondant sans avoir à faire la moindre intervention.

4-Le tri automatique des emails

Nous passons énormément de temps à consulter nos emails, parfois pour ne pas rater d’opportunités. Pourtant en prenant quelques minutes, vous pouvez facilement créer des règles de tri qui vous permettent que vos emails se classent dans certains dossiers. Vous n’avez alors plus forcément à consulter tous vos emails mais certains dossiers spécifiques. Cela offre également la possibilité de gagner du temps en ne consultant certaines catégories qu’au moment opportun. De la même manière, les notifications sont parfois personnalisables suivant le dossier concerné, ce qui peut vous éviter d’être dérangé par ce qui n’est pas urgent

5-Créez des liens entre vos fichiers.

Cela ne prend parfois que quelques minutes, mais vous pouvez parfois automatiser certains fichiers pour que ceux-ci remplissent d’autres fichiers. C’est notamment vrai lorsque vous utilisez une même application. Plutôt que de vous amuser à faire des copier-coller, vous aurez ainsi une mise à jour automatique, ce qui peut fortement diminuer aussi le risque d’erreurs ou le manque d’actualisation. La modification du fichier mère modifie tous les autres fichiers.

6-La mise en place de favoris.

Il s’agit d’une évidence : on se rend toujours sur les mêmes sites, par exemple ceux de la banque, de votre comptabilité, des sites d’information ou encore ceux liés à des outils utiles à votre business. Plutôt que devoir sans arrêt retaper l’adresse dans la barre de recherche ou sur les moteurs de recherche, vous pouvez en un clic y accéder. Alors certes, il faut passer quelques minutes à comprendre comment faire mais le gain de temps est plus que considérable.

7-Les cookies pour les identifiants et mots de passe

Plutôt que de consacrer du temps à rechercher vos identifiants, il est peut-être temps de les mémoriser. Si vous avez peur de vous faire hacker, rien ne vous empêche de ne pas mémoriser le mot de passe (c’est d’ailleurs souvent le cas) et de simplement enregistrer ce premier en gardant à l’esprit que vous devrez à chaque fois mettre le bon mot de passe.