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E-mail professionnel : les règles de politesse

De
par son aspect pratique, l’e-mail s’est substitué aux courriers postaux depuis
maintenant une bonne dizaine d’années, et s’utilise tout autant dans le milieu
privé que professionnel. Dans le cadre professionnel, l’e-mail reste l’outil de
communication le plus utilisé malgré la nette croissance des réseaux sociaux et
autres messageries instantanées. Il s’avère utile de connaître quelques règles
de politesse afin de ne pas froisser son destinataire et de ne pas détériorer
les relations existantes.

À courriel professionnel, adresse e-mail
professionnelle

Il va sans dire que pour
vous adresser à un interlocuteur dans le cadre des relations professionnelles,
des adresses personnelles telles lovelygirl@… ou greatman@… sont absolument
à proscrire. Une adresse e-mail professionnelle est de mise, ou à défaut, une
adresse personnelle avec votre nom et prénom, qui serait ainsi la signature de
votre identité.

Bien choisir son destinataire

Dans le champ prévu à
cet effet, renseignez bien l’adresse de votre destinataire et ne vous y trompez
pas. Il serait fâcheux et d’une grande impolitesse d’envoyer un courrier
adressé à votre directeur à votre fournisseur et vice-versa. De même, il faut
porter une grande attention aux destinataires à mettre en copie, surtout pour
les e-mails à contenu confidentiel.

Renseigner clairement l’objet

C’est en fonction de
l’objet de votre e-mail que votre interlocuteur choisira de le lire ou pas, en
priorité ou non. Marquez clairement de quoi il s’agit : « Rendez-vous du …/sur
…, Retour sur … ». Il est possible d’indiquer devant l’objet « Urgent » ou «
Haute priorité » si et seulement si le courrier est vraiment urgent. S’il
s’agit de l’e-mail collectif ou général de l’entreprise, précisez également à
qui l’e-mail est adressé avant de mettre l’objet en soi, par exemple : « Attn.
Monsieur le Directeur Général, offre de collaboration ».

Commencer par vous adresser à votre
destinataire

Il serait mal vu
d’entrer directement dans le vif du sujet. Commencez par une appellation
correcte de votre destinataire : « Monsieur X / Madame Y » ou par leur fonction
: « Monsieur le Directeur ». Évitez de commencer votre e-mail par un « Bonjour
», surtout s’il s’agit d’une première prise de contact.

Le vouvoiement est de rigueur

Dans un e-mail
professionnel, le vouvoiement est de mise, surtout s’il s’agit d’une première
correspondance ou de relations entre deux sociétés différentes, voire deux
services différents. Bien sûr, il est possible de passer de ce vouvoiement au
tutoiement si l’un des interlocuteurs le propose dans le but de déformaliser
les relations, ou si les deux interlocuteurs se tutoient déjà dans l’univers
quotidien de l’entreprise.

Un contenu épuré

Soignez le contenu de
votre e-mail. Soyez clair et précis quant à vos intentions. Le texte se doit
d’être lisible, subdivisé en plusieurs paragraphes au besoin. Il n’est pas
conseillé d’utiliser des abréviations, les règles de ponctuation et les
majuscules sont à respecter, en évitant au maximum, voire en proscrivant
l’usage des points d’exclamation pour ne pas se montrer trop personnel. Évitez
d’écrire un courriel trop long et relisez-vous pour éviter toute faute
d’orthographe.

Concluez poliment

À la fin de votre
e-mail, n’oubliez pas de conclure en remerciant votre interlocuteur de
l’attention qu’il a porté à votre lettre. Puis, terminez par une formule de
politesse du type : « Cordialement », « Bien cordialement », « Respectueusement
» ou « Bien à vous » pour faire preuve de respect envers votre destinataire.

Il est vrai que nous
vivons dans un monde instantané où les gens aiment que tout se fasse le plus
rapidement possible, sans raccourci et droit au but, mais les règles de
politesse échappent heureusement à cette règle et demeurent au beau fixe dans
tous les domaines, tout comme une mère apprend à son enfant : n’oublie jamais
de dire bonjour, pardon et merci.

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