A l’heure de Google et de l’IT consumerization, où de multiples outils, comme les SAAS et diverses applications collaboratives, ne cessent d’émerger sur la scène du Cloud Computing, nous pouvons très rapidement nous sentir équipés et armés face à la multitude de sollicitations numériques et digitales. En effet, on a tendance à croire, qu’avec tous ces chouettes outils plus souples, plus ouverts et plus collaboratifs, on peut tout faire soi-même… et s’organiser SEUL. Et pourtant malgré tout, vous manquez encore terriblement de temps et les choses semblent s’accélérer à un rythme effréné ? Et vous ? Avez-vous l’impression d’être sous l’eau ou de crouler sous de multiples tâches et vos innombrables to do list ! Avec de telles solutions collaboratives et largement plus ouvertes qu’auparavant, déléguer vos missions hors cœur de métier, reviendrait à démultiplier l’effet traditionnel de la délégation et à en décupler les effets positifs ! Comment déléguer, à l’heure du digital ?

 Que signifie déléguer ?!

Déléguer c’est confier à autrui, des missions que vous réalisez habituellement…Chose pas simple à réaliser, surtout lorsque vous vous êtes forgé seul et que vous avez eu la « bonne ou mauvaise » habitude de tout faire seul.

Un entrepreneur est confronté à une problématique quotidienne : comment gérer et concilier son temps et son argent : deux ressources autant précieuses l’une que l’autre et qui se font rares lorsque l’on entreprend ! En effet, les deux ressources clés d’un entrepreneur sont clairement l’argent et le temps…Il est aujourd’hui de plus en plus difficile de trouver la bonne configuration pour concilier ces deux ressources, pourtant si rares et si précieuses, lorsque l’on développe sa propre entreprise.

L’entrepreneuriat : le fruit d’une histoire collective !

J’aimerais ainsi aborder avec vous la fameuse et éternelle question de la délégation lorsque l’on est entrepreneur. Je suis convaincue que la délégation doit être abordée dès les tous premiers mois de la création d’entreprise, en commençant par exemple avec ses partenaires (communication, RP, expert-comptable…etc..).

De plus, la réussite d’un entrepreneur est une histoire d’équipe…Car ce sont vos parents, frères et sœurs, cousins, amis, profs, rencontres éphémères, proches et entourage, qui ont contribué directement ou indirectement au dessin progressif de votre beau parcours d’entrepreneur. Et oui vous n’êtes pas le produit de votre seule intelligence :-)…Je pense que l’entrepreneur se doit donc d’être humble et doit savoir s’entourer des meilleurs compétences, expertises et aussi des meilleures forces créatives.

Par ailleurs, déléguer va vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour l’avancement et le développement de votre business, soit d’enfin vous focaliser sur l’essentiel. Mais aussi de disposer du tableau de bord de votre business, avec des indicateurs clés. Vous gagnerez en productivité, en temps et en efficacité, grâce à la création de processus formels et établis…

Oui, oui déléguer c’est bien…Mais Que déléguer ?

Oui oui, on le sait vous êtes déjà convaincu des vertus et bénéfices de la délégation ! Mais maintenant reste la question de savoir Que et Comment déléguer ?

 Voici une méthode que je peux vous proposer :

2 étapes clés : identifier vos tâches DEO à très haute valeur ajoutée et les tâches DUO celles à faible valeur ajoutée.

1. Les tâches DEO, à très haute valeur ajoutée, dont l’efficacité ne dépend que de vous. Identifiez-les et gardez-les !

** Daily : il s’agit des missions à haute valeur ajoutée, que vous réalisez de façon quotidienne, régulière ou récurrente.

** Essential : Il s’agit des missions essentielles à votre business, celles qui concernent directement votre expertise et qui génèrent directement des résultats et du business. Ces missions stratégiques ne peuvent être réalisées que par vous.

** Obligatoire : on entend par obligatoire, celles qui sont inévitables et tellement indispensables pour l’avancée de votre Business.

Après avoir fait le bilan de ces missions, identifiez ces tâches DUO, celles dont vous confierez la réalisation à une tierce personne.

2.les tâches DUO, à faible valeur ajoutée, identifiez et déléguez-les !

** Daily : il s’agit de tâches quasi quotidiennes ou récurrentes (tous les 15 du mois ou fin de mois)

** Unessential : car elles ne concernent pas votre cœur de métier directement, bien qu’indispensables, voire inévitables pour le fonctionnement de votre Business.

** Obligatoire : des tâches ou missions, qui sont indispensables, bien que à faible valeur ajoutée, mais fondamentales pour le bon avancement de votre business. Par exemple, la facturation de vos clients tout simplement et la préparation de votre comptabilité.

Ces missions DUO deviennent ainsi des tâches importantes, mais sortant clairement de votre expertise, et pouvant donc être réalisées par une personne ne maîtrisant pas votre Business, deviennent des tâches aisément délégables.

Prenons l’exemple des Relations Presse : oui, en tant qu’entrepreneur, vous disposez d’un très bon réseau et vous êtes sans doute un excellent communicant, mais cela ne signifie pas que vous avez le temps, ni l’énergie ni de communiquer de façon quotidienne aux journalistes…Bref à chacun son expertise !

Comment déléguer pour multiplier sa productivité et booster son Business ?

1. Créer un Kit de délégation pour votre partenaire ou collaborateur qui réalisera cette nouvelle mission « DUO » :

** Cadre précis et détaillé de la mission DUO avec 1 objectif final clair : Que souhaitez-vous atteindre comme résultat Final ?

** Définir les responsabilités de votre partenaire ou collaborateur

**Méthode et process détaillé pour réaliser cette mission DUO

** Les moyens et outils nécessaires pour réaliser cette mission

** Un calendrier et son planning imparti avec des objectifs et sous objectifs datés, réalisables, réalistes et concrets

2. S’outiller pour déléguer facilement !

Quelques exemples d’outils pratiques pour vous aider à créer un écosystème fonctionnel pour démultiplier et accélérer les effets positifs de la délégation (efficacité, productivité, rapidité) :

Assigner des tâches à vos partenaires ou collaborateurs : Wunderlist / producteev / nozbe / podio / trello / symphonical / Google Drive

Faîtes vos choix et bonne délégation !

En pleine période de remise en question, il est légitime de s’interroger sur sa méthode de management. Est-elle adaptée ? Efficace ? Lorsque le doute s’installe, pourquoi ne pas jeter un œil du côté de nos voisins ? Les mentalités des sociétés américaines et les nôtres ne semblent pas être si opposées l’une à l’autre. En témoignent les alliances de nombreux groupes tels que JolieBox et BirchBox, et ce, malgré une différence de culture. Le Management à l’américaine peut-il s’adapter à nos entreprises ?

Le management à l’américaine, peu sont ceux qui en ont réellement connaissance et pourtant, tous en parlent ! Nous pourrions le définir par le fait de laisser à son employé le libre-arbitre de ses choix. D’une certaine manière, ce type de management prône l’indépendance et l’autonomie. De plus, il offre un panel de possibilités conséquent à l’individu, qui peut ainsi s’épanouir tant sur le plan personnel que professionnel. L’un n’allant pas sans l’autre, sa plénitude suscitera son investissement. Alors, est-ce que la culture dans laquelle nous avons baigné et les mœurs de notre société s’accordent avec ce type de management ? Ce sujet amène à une véritable controverse…

Bercés d’illusions mais pas dupes !

Beaucoup d’entre nous espèrent et convoitent un idéal de travail dont les valeurs seraient conformes aux convictions personnelles, laissant place à une délégation des tâches, un travail d’équipe ainsi qu’un professionnalisme pointu. Malheureusement, la réalité à laquelle nous sommes confrontés est tout autre. En effet, culture du pouvoir et individualisme où chacun se laisse bercer par ses émotions sont notre lot commun.

Le modèle américain : une alternative alléchante.

L’une des propriétés les plus connues du management américain est l’effacement des codes hiérarchiques et du même coup, de la verticalité. La souplesse dans laquelle vos salariés évoluent les responsabilise immanquablement. Leur moteur de motivation ne se base plus sur la présence du dirigeant. Ils puisent en eux-mêmes leurs désirs de travail afin de satisfaire le client ou encore les objectifs personnels qu’ils se sont fixés. Aussi, des entreprises telles que Google ou Gandi ont instauré une « free week ». Cette liberté dont bénéficient les employés suscite une innovation singulière de la part de ces derniers. Il va sans dire que ce mode de fonctionnement n’est valable que lorsque l’entreprise accorde une confiance d’or à son équipe. Celle-ci se sentira valorisée et le travail fournit s’en verra amélioré.

Cependant, ce type de management n’est applicable qu’au sein de secteurs d’activités particuliers et il ne tient qu’à vous d’évaluer à quel point votre entreprise peut en tirer, ou non, profit.

Elémentaire mon cher !

Si nous venons de mettre en lumière les diverses façons de responsabiliser ses équipes afin d’en tirer le meilleur, le comportement inverse est en revanche à éviter. Mettre trop de pression comme stimulant… peut s’avérer néfaste ! Un employé dominé par un sentiment de peur fournira un travail bien moins élaboré qu’à son habitude… perte de motivation et par conséquent de productivité deviendront des phénomènes récurrents. L’image de l’entreprise s’en verra très affaiblie. Vous l’aurez compris, tout est très lié en matière de management..

« Tu vis le rêve américain, sauf qu’à la fin tu te réveilles… »

L’Amérique fait rêver des gens de tous horizons, mais il n’en reste pas moins que ce système comprend des failles. Souvenons-nous du groupe General Electric et ses pratiques douteuses en 1980. L’entreprise pratiquait ce qu’on appelle le « classement par niveau de performances », dans son appellation originelle le « Forced ranking ». Ce mouvement donnait lieu à des vagues de licenciements, subies par les salariés faisant partie de ceux considérés comme « moins bons ». Cette méthode avait essentiellement pour dessein de lutter contre la léthargie. A ce sujet, le 27 mars 2013, la Cour de Cassation a condamné cette pratique selon laquelle les salariés sont classés par groupe de performances en fonction de quotas préétablis, au nom d’un manque d’objectivité et de pertinence. Aux Etats-Unis, les opposants du « forced ranking » l’appellent aussi le « rank and yank », ce que l’on peut traduire par « ranger avant de débarrasser ». Un nom qui ferait presque oublier qu’un système d’évaluation devrait avoir pour but principal le développement des salariés eux-mêmes.

Adéquation entre ce mode de gestion et nos mœurs ? La question demeure intacte … car très subjective. Il arrive souvent que la culture de l’une des entreprises prenne le pas sur l’autre et cela au détriment des salariés !