Management

Comment déléguer, à l’heure du digital ?

A l’heure de Google et de l’IT consumerization, où de multiples outils, comme les SAAS et diverses applications collaboratives, ne cessent d’émerger sur la scène du Cloud Computing, nous pouvons très rapidement nous sentir équipés et armés face à la multitude de sollicitations numériques et digitales. En effet, on a tendance à croire, qu’avec tous ces chouettes outils plus souples, plus ouverts et plus collaboratifs, on peut tout faire soi-même… et s’organiser SEUL. Et pourtant malgré tout, vous manquez encore terriblement de temps et les choses semblent s’accélérer à un rythme effréné ? Et vous ? Avez-vous l’impression d’être sous l’eau ou de crouler sous de multiples tâches et vos innombrables to do list ! Avec de telles solutions collaboratives et largement plus ouvertes qu’auparavant, déléguer vos missions hors cœur de métier, reviendrait à démultiplier l’effet traditionnel de la délégation et à en décupler les effets positifs !

Que signifie déléguer ?!

Déléguer c’est confier à autrui, des missions que vous réalisez habituellement…Chose pas simple à réaliser, surtout lorsque vous vous êtes forgés seuls et que vous avez eu la « bonne ou mauvaise » habitude de tout faire seul.

Lorsque l’on est entrepreneur; nous sommes confrontés à une problématique courante : Comment gérer et concilier son temps et son argent : deux ressources autant précieuses l’une que l’autre et qui se font rare lorsque l’on entreprend ! En effet, les deux ressources clés d’un entrepreneur sont clairement l’argent et le temps…Il est aujourd’hui de plus en plus difficile de trouver la bonne configuration pour concilier ces deux ressources, pourtant si rares et si précieuses, lorsque l’on développe sa propre entreprise.

L’entrepreneuriat : le fruit d’une histoire collective !

J’aimerais ainsi aborder avec vous la fameuse et éternelle question de la délégation lorsque l’on est entrepreneur. Je suis convaincue que la délégation, doit être abordée dès les tous premiers mois de la création d’entreprise, en commençant par exemples avec ses partenaires (communication, RP, expert comptable…etc..).

De plus, la réussite d’un entrepreneur est selon moi une histoire d’équipe…Car ce sont vos parents, frères et sœurs, cousins, amis, profs, rencontres éphémères, proches et entourage, qui ont contribué directement ou indirectement au dessin progressif de votre beau parcours d’entrepreneur. Et oui vous n’êtes pas le produit de votre seule intelligence :-)…Je pense que l’entrepreneur se doit donc d’être humble et doit savoir s’entourer des meilleurs compétences, expertises et aussi des meilleurs forces créatives.

Par ailleurs, déléguer va vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour l’avancement et le développement de votre business, soit d’enfin vous focaliser sur l’essentiel. Mais aussi de disposer du tableau de bord de votre business, avec des indicateurs clés. Vous gagnerez en productivité, en temps et en efficacité, grâce à la création de process formels et établis…

Oui, oui déléguer c’est bien…Mais Que déléguer ?

Oui oui, on le sait vous êtes déjà convaincus des vertus et bénéfices de la délégation ! Mais maintenant reste la question de savoir Que et Comment déléguer ? Voici une méthode que je peux vous proposer :

2 étapes clés : identifier vos tâches DEO à très haute valeur ajoutée et les tâches DUO celles à faible valeur ajoutée.

1. les tâches DEO, à très haute valeur ajoutée, dont l’efficacité ne dépend que de vous. Identifiez les et Gardez les !

** Daily : il s’agit des missions à haute valeur ajoutée, que vous réalisez de façon quotidienne, régulière ou récurrente.

** Essential : Il s’agit des missions Essentielles à votre business, celles qui concernent directement votre expertise et qui génèrent directement des résultats et du business. Ces missions stratégiques ne peuvent être réalisées que par vous.

** Obligatoire : on entend par obligatoire, celles qui sont inévitables et tellement indispensables pour l’avancée de votre Business.

Après avoir fait le bilan de ces missions, identifiez ces tâches DUO, celles dont vous confierez la réalisation à une tierce personne.

2.les tâches DUO, à faible valeur ajouté , identifiez et déléguez les !

** Daily : il s’agit de tâches quasi quotidiennes ou récurrentes (tous les 15 du mois ou fin de mois)

** Unessential : car elles ne concernent pas votre coeur de métier directement, bien qu’indispensables, voire inévitables pour le fonctionnement de votre Business.

** Obligatoire : des tâches ou missions, qui sont indispensables, bien que à faible valeur ajoutée, mais fondamentales pour le bon avancement de votre business. Par exemple, la facturation de vos clients tout simplement et la préparation de votre comptabilité.

Ces missions DUO deviennent ainsi des tâches importantes, mais sortant clairement de votre expertise, et pouvant donc être réalisées par une personne ne maîtrisant pas votre Business, deviennent des tâches aisément délégables.

Prenons l’exemple des Relations Presse : oui, en tant qu’entrepreneur, vous disposez d’un très bon réseau et vous êtes sans doute un excellent communicant, mais cela ne signifie pas que vous avez le temps, ni l’énergie ni de communiquer de façon quotidienne aux journalistes…Bref à chacun son expertise !

Comment déléguer pour multiplier sa productivité et booster son Business ?

1. Créer un Kit de délégation pour votre partenaire ou collaborateur qui réalisera cette nouvelle mission « DUO » :

** Cadre précis et détaillé de la mission DUO avec 1 objectif final clair : Que souhaitez vous atteindre comme résultat Final ?

** Définir les responsabilités de votre partenaire ou collaborateur

**Méthode et process détaillé pour réaliser cette mission DUO

** Les moyens et outils nécessaires pour réaliser cette mission

** 1 calendrier et planning imparti avec des objectifs et sous objectifs datés, réalisables, réalistes et concrets

2. S’outiller pour déléguer facilement !

Quelques exemples d’outils pratiques pour vous aider à créer un écosystème fonctionnel pour démultiplier et accélérer les effets positifs de la délégation (efficacité, productivité, rapidité) :

Assigner des tâches à vos partenaires ou collaborateurs : Wunderlist / producteev / nozbe / podio / trello / symphonical / Google Drive
Faîte vos choix et bonne délégation !

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