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A quoi sert un standard téléphonique professionnel ?

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Si on sait bien ce qu’est un standard téléphonique, on peut se demander s’ils ont une réelle utilité à l’heure où quasiment tout le monde dispose d’un téléphone portable. Pourtant disposer d’un standard téléphonique possède de nombreux avantages pour les entreprises. Zoom sur les raisons qui peuvent vous pousser à en acquérir un pour votre entreprise.

Une différence à faire entre permanence et standard téléphonique

On amalgame souvent les deux termes par volonté de simplification même si le standard téléphonique et la permanence demeurent deux notions très différentes l’une de l’autre. Le standard téléphonique est lié au matériel alors que la permanence téléphonique représente la ou les personnes qui prennent en charge vos appels. Vous pouvez bien entendu faire assurer la permanence téléphonique par un de vos collaborateurs mais il est également possible de faire externaliser ce service. Dans tous les cas, il est essentiel de vous assurer que ceux qui vous contactent obtiennent une réponse rapide, claire et précise. Il s’agit pour la personne à qui est confiée la mission d’être courtoise, professionnelle voire amicale mais surtout de savoir répondre à la demande émise par l’appelant. Des sociétés spécialisées dans le domaine tel que Kavkom.com existent si vous souhaitez déléguer autant la gestion de vos prospects que de vos clients.

Des avantages à ne pas négliger

Plusieurs raisons peuvent vous pousser à faire appel à un standard téléphonique professionnel. La première raison reste souvent que vous dégagez une image plus professionnelle et qui peut même vous donner l’apparence d’être une grande entreprise même en ayant une structure plus petite. Déjà, vous pouvez avoir un numéro unique et mémorisable facilement. Cette image peut être construite grâce à de la musique d’attente avec une personnalisation de vos messages, ce qui vous évitera d’orienter tous vos prospects vers une messagerie ou encore grâce à un pré-décrochage automatique, ce qui évite à votre client d’attendre plusieurs sonneries.

D’autres services non négligeables existent comme le faire de pouvoir orienter les appels grâce à un serveur vocal interactif qui peut vous offrir l’opportunité de ne pas faire perdre du temps à vos équipes en réorientant l’appel souvent grâce à un menu vocal vers le bon service (il suffit par exemple de taper un numéro pour être dirigé vers le service demandé). Le renvoi d’appel peut également vous faire gagner des minutes précieuses tout comme la numérotation abrégée qui vous permet de réorienter facilement un appel en interne. Vous l’aurez compris : le gain de temps pour vos équipes peut être considérable notamment si les appels sont nombreux, le traitement des litiges améliorés ou encore la transformation augmentée.

Ces services ne sont pas les seuls qui peuvent être fournis et on peut notamment penser à l’enregistrement des appels, le choix des plages horaires de disponibilité ou encore l’accès à des statistiques sur les appels qui peuvent être très utiles.

Comment choisir son standard téléphonique

Si vous décidez d’opter pour un standard téléphonique, sachez qu’il en existe de plusieurs types. D’abord, il y a le téléphone fixe classique qui s’appuie sur un commutateur PABX même si celui-ci est de moins usité depuis quelques années au profit de la téléphonie sur IP (dit IPBX) qui passe par le réseau Internet. L’atout du premier demeure dans la qualité du réseau qui n’a pas besoin d’Internet pour fonctionner mais possède certains inconvénients comme la maintenance des équipements qui vieillissent, le prix des communications, l’accès à certaines fonctionnalités. A noter qu’il devrait disparaître entre 2026 et 2030 et qu’il ne s’agit pas d’une technologie d’avenir puisqu’il devrait être remplacé par la fibre optique.

De son côté l’IPBX a l’avantage d’avoir une installation et maintenance assez facile et rapide mais également de vous faire bénéficier de nombreux services modernes. Les coûts sont faibles autant en termes d’exploitation que de communication. Attention, tout de même à vous assurer que la connexion soit bonne car vous risqueriez de subir des interruptions de service ou une qualité d’appel qui pourrait fortement vous décevoir. 

Association dans la reprise : attention danger !

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Reprendre une entreprise avec des associés peut être un bon moyen pour développer rapidement un projet… à condition de bien maîtriser l’art de l’association entrepreneuriale ! L’association à plusieurs co-entrepreneurs dans le cadre d’une reprise d’entreprise se fait souvent avec plusieurs associés actif. D’ailleurs, chacun d’eux prévoit de participer activement à la conduite de l’entreprise.

La finalité de la reprise reste souvent assise sur une communauté d’intérêts et sur une répartition des pouvoirs et du capital pertinente et stable. Au-delà de l’approche financière, le projet industriel constituera le socle du partenariat.

Une formule qui a des avantages et inconvénients

L’association est souvent une question d’apports financiers. ils sont plus conséquents à plusieurs que tout seul et permettent de cibler des entreprises de tailles plus importantes. Mais ce n’est pas la seule raison qui incite à reprendre une entreprise à plusieurs. On pensera notamment à l’optimisation des compétences des associés, à la mutualisation des compétences et des visions pour les décisions stratégiques ainsi qu’à la complémentarité des compétences. De manière plus basique, la présence de plusieurs associés permet souvent de réduire les coûts. Elle apporte en effet une force de travail peu onéreuse. Ainsi, ,ombre de repreneurs comme pour les entrepreneurs mettent plusieurs années avant de se payer et apportent donc gratuitement leur force de travail.

S’associer n’a pas que des avantages. La reprise, l’association peut entraîner des démarches plus compliquées (recherche de dossiers qui permettent de supporter les rémunérations des associés le cas échéant et qui correspondent au plus près au cahier des charges). Ils existent comme pour toute association également des risques de conflits, aussi bien en période de conjoncture faste que lors des difficultés de l’entreprise. Ces derniers représentent d’ailleurs l’un des premiers facteurs de mortalité des entreprises.

Conseil : prenez le temps nécessaire à la réflexion préalable sur votre projet.

1re étape de l’association : la réflexion

Il faut mener une réflexion sur son projet . Quelles sont mes attentes, mes besoins, mes motivations, mes capacités, mes compétences, mes savoir-faire, mes savoir-être. Et par symétrie, quelles sont les qualités et les compétences que les associés devront apporter par rapport aux miennes. Il faudra répondre à de nombreuses questions : pourquoi m’associer ? Pour de multiples raisons : pour ne pas être et rester seul, accélérer le développement, compléter mes compétences ou pour augmenter mes ressources financières et relationnelles. Avec qui m’associer ? Prévoyez le meilleur comme le pire. Lors des discussions, abordez tous les points et surtout les questions qui gênent. Mesurez la faculté à vivre et travailler ensemble. Et appréciez la compatibilité des motivations. Comment m’associer ? Définissez qui dirigera l’entreprise, comment seront réparties les fonctions et qui prendra les grandes décisions. N’oubliez pas également d’aborder la question de la rémunération.

Conseil : soyez intransigeant avec les critères de cohérence hommes/projet. Ne laissez aucun point d’ombre lors des discussions avec vos futurs associés, ne faites aucune impasse.

2e étape : la réalisation des démarches

Toutes ces démarches vont se concrétiser par des documents. Ceux-ci vont vous engager, les uns envers les autres et préciser qui fera quoi. C’est sans aucun doute le point le plus important aux yeux des financiers qui apporteront leur concours au projet. Cet ensemble de dispositions sera fixé dans les statuts de l’entreprise et dans le pacte d’associés. Ces documents définiront également les possibilités de désengagement des associés (clauses de sortie), les rémunérations, quels que soient les niveaux, les modalités de calcul de celles-ci et les « accessoires » de ces rémunérations : contrats de prévoyance, attributs du pouvoir (voitures, équipements informatiques et téléphoniques). Ces documents contiendront, entre autres, les réponses aux questions suivantes : à quelles solutions de médiation confiez-vous l’avenir de la société en cas de désaccord ? ou avez-vous examiné les possibilités d’exclusion d’un ou plusieurs associés, avec des clauses de préemption assorties de droits de préférence ?

Conseil : Si certains partenariats s’inscrivent sur le long terme, d’autres vont se limiter aux quelques années fructueuses prévues au Business Plan. Gardez la maîtrise du jeu, soyez prêt, si besoin, à changer d’associés en cours de route. Et rappelez-vous toujours du constat OSEO. Si l’association de 2 repreneurs complémentaires constitue un facteur de succès, 3 repreneurs augmentent le risque d’échec de 75 % !

Développer ses soft skills

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Nous recrutons souvent des personnes par rapport à un CV mettant en avant des compétences dites « dures » (les « hard-skills ») type « expertise comptable ». Or, les compétences « douces » (les « soft-skills ») comme l’éloquence ou la maîtrise de ses émotions sont tout aussi essentielles surtout à l’heure où le travail se déroule de plus en plus en équipe. Aujourd’hui, on constate notamment que les « soft-skills » ont une importance toute particulière pour les recruteurs.

Alors comment soi-même y voir plus clair et développer ce type de compétences ? Comment travailler sur cet aspect informel de notre personnalité ?

Des compétences enfouies…

Rappelez-vous de cette enfance pendant laquelle vous dessiniez, chantiez et jouiez. Celle où vous étiez très créatif et inspiré. Vous viviez pleinement votre intelligence émotionnelle, celle liée à vos « soft-skills ». Mais arrivé à l’école, on vous a appris à réfléchir, compter, lire, tout en gommant une part d’artiste qui est en vous. Ces compétences seront de plus en plus enfouies au fil du temps alors qu’elles sont primordiales pour motiver et inspirer les gens.

Vous vous dites peut-être que passer son temps le nez dans les livres de développement personnel n’est pas suffisant pour apprendre à mieux se connaître. Mais la question n’est pas aussi simple qu’elle n’y paraît car qui sommes-nous en dépit de ce qui a influencé ce que nous sommes devenus ? Est-ce bien nous qui avons construit notre personnalité ou avons-nous laissé le modèle de la société faire le travail à notre place ? Notre vraie nature ne demande peut-être qu’à revoir le jour.

… à faire jaillir

Rassurez-vous, l’enfant que vous étiez existe toujours au fond de vous. Il suffit que vous laissiez revivre cette partie de vous-même. Dessinez, riez et laissez exprimer votre créativité. Préférez-vous tout simplement discuter et interagir avec les gens ? Alors mettez votre timidité de côté et foncez. Un leader sait faire passer une vision et des idées. Et cela ne se fait pas forcément à partir de tableaux ou de chiffres, mais par une communication motivante et entrainante.

Le développement des « softs-skills » consisterait dans un premier temps à mieux se connaître, pour ensuite développer son savoir-être. Car si nous souhaitons démontrer à quelqu’un les diverses qualités de notre personnalité, quoi de mieux que de savoir les faire transparaître naturellement, par notre façon d’être. C’est dans cette façon d’être soi-même que s’inscrit la démarche de « soft-skills ». Rappelez-vous qu’elles se trouvent en nous. Libres à nous de les faire jaillir…

Certains soft-skills sont très recherchées

Vous l’aurez compris, elles représentent les compétences non-techniques qui sont souvent considérées comme des qualités humaines. Les plus recherchées sont aujourd’hui : la communication, l’adaptabilité, l’empathie, le sens de l’organisation, la créativité, la confiance en soi et le sens du collectif. La plupart des soft-skills recherchées touchent donc 4 grands domaines : le travail en équipe, la capacité à s’adapter/ innover ou encore à la productivité/autonomie. 

Comment développer ses soft-skills ?

Si faire jaillir ses soft-skills tapies au fond de votre inconscient peut représenter une manière de faire, il est aussi efficace d’acquérir certaines compétences que vous n’aviez pas forcément étant enfant. Il vous faudra alors ouvrir votre esprit afin de développer votre capacité à apprendre mais également à interagir avec les autres. Même si cela est difficile, vous l’aurez compris, il s’agit de se remettre en question et de réfléchir à votre développement personnel. Pour cela, vous serez peut-être dans l’obligation de remettre en cause vos habitudes voire de les modifier, ce qui peut donc représenter un travail difficile. A noter que sans un désir de changer, acquérir des soft-skills peut relever quasiment de l’utopisme même si l’accompagnement peut fortement vous aider ainsi qu’un bilan de compétence pour prendre conscience de vos forces et lacunes. 

Le rôle d’une agence web dans le développement d’une entreprise

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Aujourd’hui, nul ne doute qu’Internet représente une source d’opportunités pour les entreprises. S’il est clair qu’au début du web, il pouvait suffire d’avoir simplement un site internet pour que cela fonctionne, l’apparition de nombreux métiers comme développeurs web, référenceurs, web designer, ergonomes, rédacteurs SEO, … nous montre que percer sur la toile est devenue beaucoup plus complexe aujourd’hui.

Il s’agit souvent de se rapprocher d’une agence web pour obtenir une performance.

Le choix de l’agence web

L’agence se révèle un appui et un conseil afin de réussir à attirer le client mais également à améliorer le taux de transformation. La proximité avec votre agence ou au moins sa disponibilité n’est pas à négliger, surtout si vous décidez de faire appel à une agence géographiquement proche de votre entreprise.Il est parfois plus simple de faire appel à une agence web à Amiens (80) si votre entreprise est située dans la Somme ou les Hauts-de-France même si aujourd’hui les interactions à distance sont parfaitement possibles.

Autre critère, sa fiabilité. Il s’agit d’une évidence parce qu’une agence web de qualité possède des références et peut vous montrer ce qu’elle a fait, réussi et donc la visibilité qu’elle a assurée à d’autres clients.

Une professionnalisation de la communication digitale

Si autrefois, il était possible de démarrer dans la communication digitale en amateur en glanant des informations à droite et à gauche, force est de constater qu’aujourd’hui cela n’est plus possible sauf à vouloir obtenir des résultats médiocres avec une visibilité quasi inexistante.

Il ne suffit plus de bidouiller pour apparaître dans les premiers résultats des moteurs de recherche, tout simplement car la quasi-totalité des entreprises y sont présentes au moins avec un site vitrine. Pour se démarquer, il s’agit aujourd’hui d’établir une véritable stratégie et d’acquérir un certain savoir-faire pour que votre site apparaisse dans les premières pages des moteurs de recherches mais également que votre site internet soit efficace une fois le visiteur venu.

Comprendre certaines notions

Avant de contacter la première agence web venue, il est nécessaire de maîtriser certains basiques. Le premier concerne l’efficacité de votre site internet. Il ne suffit pas qu’il existe et que des gens y viennent pour qu’ils achètent vos produits. Si on fait appel aujourd’hui à des agences web c’est déjà pour cette raison.

Il existe énormément de paramètres à prendre en compte qui vont influer sur votre taux de transformation comme l’ergonomie, le parcours clients sur votre site (en vous demandant si par exemple il trouve rapidement l’information qu’il désire) ou encore le fait de prendre en compte que votre site peut les inviter à faire plus qu’un simple achat (notamment en faisant de recommandations par exemple).

Le second point est la visibilité de votre site internet. Vous avez le meilleur site internet avec la meilleure offre et la moins chère … et donc il est forcément visible de vos clients. On parle alors souvent de référencement. Celui commence déjà par la manière dont votre site est conçu mais ne s’arrête pas là et peut-être dépendant de toute votre stratégie marketing, de référencements payant (dit SEA) ou gratuits (dit SEO)

Faire appel à une agence web

Il a pendant un moment été fait appel au agences web pour créer un site web compatible avec tous supports (responsive ordinateur, tablette & mobile) puisque le trafic ne se fait désormais plus uniquement via les ordinateurs fixes mais bien de plus en plus via des tablettes ou des smartphones.

Il s’agit d’une base pour n’importe quel site internet digne de ce nom et que vous pouvez même retrouver sur un site internet basique qui n’a pour objet que de faire vitrine pour ceux qui le connaissent. Aujourd’hui, si les agences web sont autant sollicitées c’est parce que les entreprises ont compris qu’il ne s’agit pas d’avoir seulement un site internet pour qu’il fonctionne.

Une fois, celui-ci créé, elles sont en effet bien conscientes qu’il ne suffit pas qu’il existe pour que le trafic vienne par magie. Après quelques jours de fonctionnement, elles ont compris l’intérêt d’avoir un meilleur référencement sur les moteurs de recherche comme Google et se sont intéressées au SEO et SEA.

Les agences web les ont alors aidées à créer toute une stratégie digitale pour faire venir des clients puisque le trafic n’est que rarement l’effet du hasard. C’est ici généralement qu’il faut s’intéresser à des notions comme mots-clés et balises, d’achats d’articles sponsorisés, de campagnes AdWords, de bannières publicitaires…

Une utilité pourtant dès le début

Si les agences web sont souvent sollicitées pour optimiser le référencement, les entreprises oublient qu’il ne suffit pas d’avoir du trafic pour que les visiteurs achètent sur celui-ci. Elles comprennent alors qu’il s’agit d’optimiser le taux de transformation, d’améliorer le parcours client ou encore l’ergonomie.

Elles s’intéressent alors à des notions qui, pourtant, devraient être réfléchies au moment du lancement du site internet. Même s’il est souvent possible de rectifier le tir, force est de constater que vous aurez définitivement perdu certains de vos prospects qui n’auront pas l’envie de revenir sur votre site internet réitérer l’expérience.

Si vous souhaitez vous rassurer en la matière sachez qu’il est rare qu’un site internet, une fois mis en place, demeure statique pour la vie. Il arrive un moment où un site, même s’il a fait l’objet d’admiration de toutes parts, devient obsolète en raison des évolutions technologiques et pour bien d’autres raisons.

Les réalités et règles d’hier ne sont pas celles d’aujourd’hui avec par exemple aujourd’hui un impact des réseaux sociaux qui n’existaient pas hier. Les techniques ont évolué et continuent à le faire sans cesse.

Les autres raisons de solliciter une agence web

Si vous souhaitez faire appel à une agence web, c’est peut-être pour vous faire accompagner sur votre transition web, véritable labyrinthe pour les non-spécialistes. Il est courant d’y faire appel car l’entreprise possède rarement toutes les compétences en communication digitale et les métiers en son sein comme développeur web, référenceurs, web designer, ergonomes, rédacteurs SEO etc.

En disposer représente souvent une charge salariale impossible à supporter pour une entreprise. Vous pouvez également y songer pour créer une application web pour vous aider à gérer le quotidien des équipes ou clients : messagerie, Webmail, agenda, espace client, … ou encore participer à un lancement spécifique ou tout simplement pour la maintenance.

Comment bien gérer votre entreprise ?

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Pour bien gérer votre entreprise, certains réflexes sont nécessaires. Si de nombreuses actions peuvent paraître naturelles comme connaître la position de son compte bancaire au jour le jour ou encore tenir sa comptabilité à jour, d’autres le sont moins et peuvent être négligées faute de temps. Zoom sur quelques automatismes à adopter si vous voulez mieux gérer votre entreprise.

Avoir une projection de trésorerie

Il s’agit de l’une des bases de la bonne gestion. Celle de pouvoir se projeter dans les mois voire dans les années à venir de préférence sur votre trésorerie. Vous devrez souvent actualiser vos données pour coller au plus près de la réalité terrain mais une chose est sûre : plus vous aurez une visibilité sur le long terme, plus vous aurez de chances d’assurer la pérennité de votre entreprise. Ces projections sont nécessaires car ce n’est pas parce que votre société est rentable que la trésorerie ne peut pas virer au rouge à certains moments de l’année. C’est le cas de nombreuses sociétés qui se retrouvent en hyper-croissance et qui doivent payer leurs fournisseurs avant que les clients ne le paient. Résultat : les décaissements vont plus vite que les encaissements et votre trésorerie se réduit comme peau de chagrin malgré le fait que votre activité est rentable.

Faire baisser les coûts

La bonne gestion ne consiste pas qu’à essayer de gagner plus d’argent. Il suffit souvent d’augmenter la marge pour que la rentabilité soit présente en veillant que cette baisse n’affecte pas (trop) la qualité pour vos clients ou qu’elle ait un impact négatif sur votre productivité. Dans ce cadre, vous pouvez tenter de réduire vos coûts notamment en négociant avec vos fournisseurs ou en comparant les différentes offres puisqu’il existe des comparateurs pour de nombreux produits ou services. Vous pouvez par exemple utiliser cette technique avec un comparateur de box internet. Autre possibilité, celle de centraliser vos achats comme vous pourriez le faire à titre particulier en centralisant vos abonnements (Box Internet, électricité, forfait mobile, assurance, mutuelle, vod…) afin d’en réduire le coût avec des applications comme app.lemon.fr.

Etablir des indicateurs clés

Les indicateurs demeurent souvent basés sur les données qui sont essentielles au bon fonctionnement de votre activité ou à son développement futur. Il s’avère nécessaire d’en établir au moins 5 basiques mais vous pouvez en avoir beaucoup plus. Ils peuvent toucher bien entendu les domaines liés à la gestion pure comme l’encours de devis, le nombre de clients ou encore le taux de transformation. Ils peuvent cependant aller beaucoup plus loin car la santé de votre entreprise dépend de nombreux facteurs et l’humain demeure la plupart du temps, par exemple, un facteur clé de la réussite. Ainsi, le turnover se révèle être souvent un indicateur à surveiller. C’est à vous et en fonction de votre activité de les fixer et de déterminer ceux qui sont les plus importants pour la réussite de votre entreprise.

Travailler sur vos délais de paiement

On a souvent tendance à vouloir payer le plus rapidement nos fournisseurs quand on a de la trésorerie. Les délais de paiement peuvent représenter un levier pour faire diminuer le prix et il s’agit souvent d’un réflexe humain de vouloir payer dès qu’on en a la possibilité. Cependant, cette manière de fonctionner peut se révéler contre-productive. Si vous avez l’habitude de payer comptant vos fournisseurs, vous aurez peut-être du mal à leur faire accepter un paiement à 30 jours voire plus, du jour au lendemain si vous vous retrouvez avec une trésorerie un peu limitée à un moment donné. Il demeure souvent difficile de changer les habitudes quand elles sont instaurées depuis longtemps. Certes, vous ne devez pas toujours les payer le plus tard possible car vous pourriez les mettre en difficulté mais négocier les délais même si vous payez avant peut s’avérer être une bonne pratique de gestion.

Automatiser certaines tâches

Automatiser peut, au début, vous faire perdre beaucoup temps et même se révéler coûteux alors que vous n’en ressentez pas forcément la nécessité. C’est cependant parfois une priorité, notamment si vous prévoyez que votre activité connaisse une croissance rapide. Si vous pouvez gérer à la main certaines opérations quand le volume est faible et que vous avez du temps disponible, force est de constater que vous pouvez vite vous retrouver dépassé et à recruter en urgence si le volume de commandes augmente rapidement. Or, il sera souvent difficile d’automatiser vos tâches si vous êtes déjà occupé à honorer au jour le jour celle-ci. Anticiper représente en la matière et peut considérablement réduire vos coûts sur le long terme. Si vous appliquez cette automatisation à des tâches rébarbatives et à faible valeur ajoutée, elle peut même devenir un levier pour la satisfaction de vos collaborateurs.

Bien gérer votre temps

Si on pense souvent à de nombreuses techniques de gestion de l’entreprise, bien gérer son temps représente une base pour avoir une bonne gestion. Si vous gérez mal votre temps, vous aurez du mal à avoir les bons réflexes dans les autres domaines. Le travail commence souvent par soi-même et non pas en se focalisant sur ce qui est extérieur. Savoir gérer son temps peut considérablement booster votre productivité, ce qui influera souvent sur la gestion globale de l’entreprise. Cela peut paraître évident mais plus vous optimiserez votre temps, plus vous aurez de temps à consacrer à votre gestion et à son amélioration.

Les basiques d’une bonne gestion

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Optimiser sa gestion ou avoir certains réflexes demeure une nécessité pour tout entrepreneur et tout dirigeant et ceci, le plus en amont possible. Si vous avez tendance à vous dire que vous pourrez roder plus tard vos processus, quand vous aurez le temps, sachez que vous risquez de perdre des données, d’avoir du mal à en récupérer certaines ou tout simplement à devoir passer un temps très conséquent à connaître des logiciels et intégrer les données qui se seront accumulées.

Avoir sa facturation à jour

On l’oublie souvent mais une entreprise bien gérée, cela commence évidemment par avoir sa facturation à jour. Quand on parle de facturation, on parle bien entendu de tout le processus qui commence par les échanges avec votre prospect, en passant par l’émission d’un devis jusqu’à l’émission de votre facture.

Il s’agit généralement de gagner du temps et vous devez ainsi pouvoir passer d’un devis à une facture en quelques clics. Il en va de même pour retrouver l’historique des échanges avec votre client ou prospect car celui-ci apprécie généralement de se sentir important et écouté. Personne n’aimant devoir tout répéter et réexpliquer, vous gagnerez du temps et vous lui en ferez gagner. Comme il peut y avoir plusieurs interlocuteurs, la possibilité de partager certaines données peut s’avérer également utile par exemple en permettant aux commerciaux de transmettre certaines informations au service après-vente.

Se constituer des bases de données fiables

De manière globale, il s’agit avant tout d’avoir des bases de données fiables et à jour. Cette activité qui peut paraître chronophage au début et donc entraîne le fait que certains la négligent. D’abord parce qu’ils estiment que cela représente une perte de temps. Force est de constater que plus vous aurez de clients, plus un simple tableur Excel ne devrait pas vous permettre d’être efficace mais il faut également prendre en compte que les différents logiciels vous offrent l’opportunité souvent de gagner du temps en vous proposant des raccourcis sur nombre de vos actions.  Ensuite, parce qu’il est nécessaire parfois d’apprendre à utiliser un logiciel, ce qui peut rebuter plus d’une personne surtout quand on a l’impression de courir déjà après le temps. C’est cependant souvent d’un gain de temps sur le moyen terme et vous aurez souvent du mal à rattraper le passif si vous ne les mettez pas en place dès le début. Enfin parce que des informations risquent de se perdre et que vous risquez de ne plus pouvoir les retrouver.

Avoir des reporting facilement

Cela peut paraître anodin mais vos logiciels doivent vous permettre d’avoir facilement accès à des informations clés. Leur consultation doit être facilitée et la possibilité d’avoir des reporting n’est pas à négliger. L’un des basiques restent d’avoir accès par exemple à votre encours de devis ou de factures afin de pouvoir faire des relances et ne pas « oublier », par exemple, un prospect à qui vous auriez envoyé un devis. Dans l’idéal, vos différents outils ou bases doivent être synchronisés afin d’éviter la fastidieuse tâche d’avoir à intégrer des données alors que vous les avez déjà insérées par ailleurs. Les logiciels en mode SAAS peuvent être très utiles car ils demeurent accessibles de partout sans compter que certains vous proposent des coffres-forts numériques qui peuvent représenter une garantie juridique ou tout simplement vous éviter généralement d’avoir une perte de données qui pourrait vous arriver par exemple si vous cassez votre ordinateur.

Améliorer son recouvrement

Le recouvrement reste l’une des grandes difficultés pour les entrepreneurs. Déjà parce qu’il n’est jamais agréable d’avoir à relancer ses clients et qu’une relance automatique peut vous éviter d’avoir à faire ce travail fastidieux voire désagréable. Des logiciels comme Upflow peuvent d’ailleurs vous permettre d’automatiser ces démarches. La trésorerie étant souvent un domaine à protéger, roder son recouvrement ne représente pas un luxe mais demeure une nécessité. Plus votre organisation sera rodée en la matière, plus vous pourrez émettre rapidement vos factures (et vous faire donc payer plus vite par certains) ou encore avoir un recouvrement efficace car vos relances arriveront bien plus vite vers votre client. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le client ne paye parfois pas tout simplement car il n’a pas reçu votre facture, l’aura peut-être mise dans un coin ou oublier de vous signaler qu’elle n’était pas conforme et attend votre relance (c’est souvent le cas par exemple lorsqu’on oublie de faire figurer le numéro du bon de commande sur la facture).

Bien entendu, ces conseils ne sont pas les seuls importants quand on parle de gestion puisqu’on aurait pu parler de projection de trésorerie, de la consultation de celle-ci ou encore d’indicateurs clés de succès. Ils représentent cependant une bonne base si vous vous demandez quoi mettre en place en priorité.

Pourquoi avoir un logiciel CRM ?

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Les moyens de communication et leurs logiciels nous ont ouvert grand les portes d’une communication performante. Lors de la création d’une entreprise, il est fréquent de ne pas avoir recours à un logiciel CRM (relation client) et de constituer une base avec les moyens du bord même si ce travail s’avère chronophage et parfois peu rentable.

Un client pourtant au centre de l’entreprise

Les clients sont au centre de toutes les attentions et les réseaux sociaux, entre autres, ne cessent d’accroître l’importance des échanges entre les entreprises et eux. Si un dirigeant peut consacrer du temps à scruter et à analyser les informations sur les réseaux sociaux, il ne faut pas oublier que celles-ci doivent être prises en compte dans l’opérationnel afin de s’en servir.

Au vu du volume d’information, il est aujourd’hui plus que jamais essentiel de connaître les attentes et les besoins de ses clients. Acquérir un logiciel représente de plus en plus une bonne pratique même s’il est facile de se perdre dans les offres qui sont pléthores sur le marché. Avant de se lancer dans l’acquisition d’un logiciel de relation client (CRM), il demeure incontournable de cerner avec précision l’étendue des besoins de l’entreprise et de ses différents services. Si vous vous demandez sur quels critères choisir son logiciel CRM, cet article est fait pour vous.

Un logiciel, le centre névralgique de la relation client et services

Les logiciels de gestion de la relation client (pour Customer Relationship Manager) ne représentent pas un gadget. Ils demeurent un pivot pour définir sa stratégie d’affaires et accroître ses bénéfices. Les programmes de gestion de la relation client (CRM) sont le fruit d’une analyse approfondie et représentent un atout stratégique majeur pour votre entreprise car ils permettent d’identifier vos prospects, de les fidéliser et d’assurer le suivi personnalisé de vos clients ce qui peut représenter une stratégie efficace pour le développement de votre entreprise.

Quelles sont les fonctionnalités et les avantages d’un CRM ?

Les CRM proposent à chaque étape du cycle de vente (avant-vente, vente, après-vente) des analyses pertinentes. Ils réalisent un tri avec méthode et rigueur qui ne laissent pas de place au hasard. Ainsi, ils vous permettront de réaliser les opérations suivantes : gérer vos contacts (clients, prospects, partenaires), cerner avec exactitude le profil de vos meilleurs clients mais aussi établir une communication performante avec vos clients. Ils vous assistent dans le suivi des commandes et des factures ce qui est un atout certain. D’autres fonctions peuvent être particulièrement utiles comme la capacité de votre CRM de communiquer avec différentes bases, ce qui peut vous faire gagner énormément de temps en comptabilité par exemple ou en relance.

Accroître les bénéfices de l’entreprise, mais comment ?

Le CRM vous fait avant tout gagner du temps grâce à l’automatisation de certaines tâches et vous offre l’opportunité d’organiser le travail des équipes dans des missions à valeur ajoutée. Les logiciels grâce à leurs fines perceptions permettent d’augmenter le taux de fidélisation de votre clientèle mais aussi et c’est loin d’être négligeable d’optimiser la collaboration entre les différents services de l’entreprise (commercial, marketing, service après-vente) et d’établir leur cohésion et implication pour atteindre les objectifs et d’ être aussi un outil de veille qui anticipe les situations à problème.

Se faire accompagner dans le choix de son logiciel CRM

Vous l’avez compris, une évaluation préalable des besoins de l’entreprise est indispensable avant d’opter pour le logiciel de gestion de la relation client adapté aux besoins de votre entreprise. Il ne faut pas sous-estimer le fait que l’installation d’un CRM est un choix complexe qui modifie l’organisation du travail et des relations entre les collaborateurs de l’entreprise. Il est courant d’avoir désormais une solution CRM hébergée dans le cloud afin de pouvoir accéder de n’importe où à votre base de données. Si vous ne savez pas comment faire, vous pouvez procéder à un audit pour vous aider à choisir.

Quelles sont les missions d’un téléconseiller  ?

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Un téléconseiller s’occupe de convenir aux demandes de clients ou prospects d’une entreprise. Son rôle est de répondre aux questions et problèmes de ces derniers, principalement par appel, mais aussi par SMS, courriel ou chat.

L’emploi de téléconseiller ressemble à ceux de télévente et de téléprospection. À l’exception qu’un téléconseiller n’émet pas d’appels auprès des clients et prospects de l’entreprise et ne participe pas au secteur du télémarketing et de la vente à distance. Toutes ces professions sont néanmoins liées par leurs outils de travail : Internet, ordinateur, téléphone et/ou casque téléphonique et discours rôdé. La plupart du temps, un téléconseiller exerce dans un centre d’appels téléphoniques disposé en plateau (espace de travail sans cloisons qui accueille plusieurs postes). 

L’emploi de téléconseiller peut se pratiquer dans différents domaines : banque, santé, tourisme, téléphonie, logistique, énergie… Les offres d’emploi de téléconseiller sont donc variées.

Quelles sont les missions d’un téléconseiller ?

Un téléconseiller répond aux clients et prospects d’une administration ou d’une entreprise qui appellent ou envoient des messages au service client. Son objectif est d’apporter des solutions et des conseils, principalement par téléphone, mais également au travers d’autres canaux de communication.

Ses missions sont multiples envers les appelants : informer, transférer les appels, fidéliser, rassurer, gérer les réclamations, traiter des commandes, mettre à jour en direct les profils clients et l’avancée de leur dossier sur le logiciel de l’entreprise… Son discours est affiché sur son écran de travail et s’adapte en fonction des demandes clients.

Quelles études et formations pour devenir téléconseiller ?

De plus en plus, les grandes entreprises favorisent la formation interne des téléconseillers. Elles leur proposent des missions plus riches et plus de possibilités d’accéder à un CDI.

En ce qui concerne le parcours académique “classique”, les entreprises privilégient généralement un niveau bac +2, mais il n’existe pas de diplôme spécifique pour devenir téléconseiller. Ainsi, il est préférable de suivre des études de commerce, de communication ou de marketing. Par exemple, un BEP vente action marchande puis un bac pro, un BTS négociation relation client, un BTS management des unités commerciales ou une licence pro dans la vente…

Pour devenir téléconseiller, il est aussi possible de suivre des formations continues. Elles s’adressent à tous les niveaux et tous les statuts (demandeur d’emploi, reconversion professionnelle, étudiant…). À vous de choisir la durée et l’objectif de cette formation, de quelques mois à un an, d’une formation à un logiciel de travail jusqu’à l’obtention d’une certification pour devenir téléconseiller.

Quelles compétences et qualités pour devenir téléconseiller ?

Un téléconseiller doit évidemment savoir mener une conversation téléphonique : bonne élocution, respect du timing, rythme verbal… Il doit également maîtriser la relation client, les outils de bureautique et le logiciel de travail de l’entreprise. Si pour son poste, il doit répondre aux appels, mais aussi par écrit, il doit avoir une parfaite rédaction. De plus, le téléconseiller doit avoir une parfaite connaissance du fonctionnement de l’entreprise, mais surtout de ses produits et services.

Pour être un bon téléconseiller, les soft skills sont aussi importants. En effet, il faut savoir être à l’écoute, positif, réactif, convaincant et persuasif. Mais réussir à rester diplomate en toute circonstance : malgré l’environnement souvent bruyant d’un plateau, les clients parfois désagréables et le stress des nombreux appels à gérer.

Quelles perspectives d’évolutions pour un téléconseiller ?

Pour un téléconseiller qui débute dans le milieu, l’évolution peut être rapide. En 2 ou 3 ans, en fonction de ses performances, il peut devenir superviseur, former les nouvelles recrues, encadrer une équipe d’une dizaine de téléconseillers…

Sur le long terme, il peut prétendre à l’emploi de chef de plateau. Un téléconseiller peut aussi décider de tenter sa chance dans des secteurs qu’il connaît comme la vente ou la communication.

Top 9 des meilleurs logiciels SIRH pour PME & ETI : Comparatif 2022

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L'équipe Dynamique Entrepreneuriale
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Le logiciel SIRH ou Système d’Information des Ressources Humaines est un outil indispensable à tout service RH d’une entreprise. Il permet en effet de piloter de nombreux processus et même de les automatiser ce qui permet de gagner à la fois en efficacité et en précision. Cela étant, il n’est pas toujours facile pour une entreprise de trouver le bon outil SIRH. Dès lors, faire un comparatif de logiciel SIRH peut être judicieux.

Qu’est-ce qu’un logiciel SIRH ?

Le logiciel SIRH ou logiciel GRH (logiciel de gestion RH) est un logiciel composé de plusieurs modules dédiés à automatiser des tâches spécifiques à des processus RH. Ces processus sont donc utilisés par les ressources humaines d’une entreprise pour la réalisation de tâches récurrentes. Les outils SIRH sont le plus souvent utilisés par les entreprises de grande et de moyenne taille, mais les TPE peuvent aussi tout à fait y trouver leur compte.

Il n’est donc par rare qu’une entreprise soit à la recherche du meilleur logiciel SIRH.

Comment fonctionne un logiciel SIRH ?

Une solution SIRH comporte donc plusieurs fonctionnalités à travers différents modules qui font bien entendu écho aux différentes missions à réaliser dans un service de ressources humaines. Les fonctions que l’on retrouve dans la majorité des logiciels SIRH sont à gérer :

  • Le temps et les activités
  • Les congés, les absences, le télétravail
  • Les plannings
  • Les notes de frais
  • Les contrats de travail
  • La paie et les prestations sociales (rémunérations, cotisations, convention collective…)
  • Le recrutement (entretien d’embauche, diffusion des offres d’emploi, suivi des candidatures, onboarding des nouvelles recrues…)
  • La gestion des talents (évaluation des performances, gestion des compétences, entretiens professionnels, formation…)
  • Etc.

C’est donc un très large champ de possibilités qu’offre le logiciel SIRH. Cet outil est une solution RH complète qui peut complètement changer le quotidien des professionnels des RH et offre de nombreux avantages.

Pourquoi utiliser un logiciel SIRH dans votre entreprise ? 

Si les entreprises plébiscitent autant le logiciel RH, c’est que son utilisation fait sens à de nombreux niveaux et que plusieurs avantages sont constatés.

Des processus automatisés

L’automatisation des processus est l’un des avantages majeurs d’un SIRH software. En effet, ce sont de nombreux processus sans valeur ajoutée qui sont à réaliser au quotidien. L’automatisation de ces tâches permet de se consacrer à celles qui ont une véritable valeur ajoutée pour l’entreprise et pour lesquelles une expertise humaine est nécessaire. Le gain de temps et d’efficacité est alors considérable pour l’ensemble du service.

Une gestion optimisée

Grâce à la création d’une base de données unique et facile d’accès aux personnes autorisés, la gestion du service RH s’en retrouve totalement transformée. On peut avoir une vision bien plus optimale des besoins de l’entreprise et donc anticiper d’autant plus ces derniers. La prise de décision est ainsi facilitée dans le même temps.

Plus d’échange avec les salariés

Le logiciel SIRH permet par ailleurs la mise à disposition d’un portail dédié aux salariés. Cela favorise les échanges entre ces derniers et le service RH et donc l’engagement, la responsabilité et la motivation pour évoluer au sein de l’entreprise.

Comparatif des meilleurs logiciels SIRH

Pour une entreprise, il est important d’opter pour le meilleur logiciel SIRH afin que ce dernier puisse s’intégrer facilement à la structure. La liste des logiciels SIRH est longue, mais avec un comparatif SIRH on peut voir se dégager certains favoris pour choisir le meilleur logiciel de ressources humaines pour son entreprise.

Factorial est le logiciel SIRH idéal pour les petites et moyennes entreprises qui voudraient automatiser certains processus RH. Ce sont déjà plus de 60 000 entreprises qui ont été séduites par cette solution qui propose notamment un suivi du temps de travail des salariés, la gestion des variables de paie, une plateforme intuitive, l’automatisation des outils RH, mais aussi des outils d’analyse pour faire évoluer les processus comme il se doit. Il s’agit d’une solution complète et très intuitive, donc facile à utiliser pour les collaborateurs.

2. Lucca

À partir de 30 collaborateurs et jusqu’aux plus grandes structures, on peut opter pour le logiciel SIRH Lucca. Il est notamment en mesure d’intégrer les solutions de paie les plus courantes ainsi que des outils de base comme Google Agenda, Slack, Zapier… Il automatise bien entendu les processus RH et dispose d’une interface disponible dans plusieurs langues.

3. Eurecia

Euceria est un logiciel RH plutôt pensé pour les PME. Il s’agit d’un outil compatible avec différentes solutions qui est par ailleurs évolutif. Il dispose notamment d’un outil de recrutement complet et d’une plateforme collaborative avec laquelle les données sont traitées en toute sécurité. L’administration du personnel et la qualité de vie au travail peuvent aussi être abordées avec ce logiciel SIRH. 

4. KiwiHR

KiwiRH est aussi une solution complète avec une interface agréable à utiliser. Il permet notamment une bonne gestion des processus de recrutement, un suivi des actions entreprises, et des solutions configurables en fonction des besoins. 

5. PeopleSpheres

Plutôt dédiée aux grands comptes, cette solution RH propose d’optimiser les processus RH à travers un environnement unifié et personnalisé. L’expérience utilisateur y est optimale et le logiciel s’adapte en fonction du nombre croissant de collaborateurs.

6. isiRH

Dès 10 collaborateurs, il est possible d’utiliser isiRH comme logiciel SIRH. Il dispose de nombreuses fonctionnalités que l’on peut choisir à la carte pour véritablement créer un logiciel sur mesure (gestion de matériel, de flotte de véhicules, gestion des achats, logistique…). Il peut donc être entièrement adapté et configuré, mais aussi évoluer en permanence selon l’évolution de l’entreprise. Le support est très réactif et on peut profiter d’une gestion multisite sans surcoût.

7. Personio

Personio propose une suite RH complète avec tous les outils dont une entreprise se doit de disposer. Personnalisé, en libre-service et sécurisé, il répond aux critères de nombreuses entreprises et en accompagne d’ailleurs plus de 5000 pour la gestion des processus RH quotidiens.

8. Nibelis

Le logiciel Nibelis propose de la gestion de paie, mais aussi toute une suite RH avec la gestion du temps et des absences, le portail collaboratif, le reporting RH, la gestion des emplois et des talents, le recrutement, la formation… Il propose par ailleurs 3 niveaux d’assistance afin de répondre avec précision aux besoins de l’entreprise.

9. PayFit

Destiné aux PME, PayFit est un logiciel SIRH complet avec une navigation agréable. Il dispose par ailleurs de sa propre application mobile ce qui permet une utilisation beaucoup plus pratique lors de déplacements par exemple. Il aide notamment à calculer les déclarations sociales, automatise les bulletins de paie et chaque collaborateur dispose de son espace personnel.

Il existe donc une multitude de possibilités en matière de logiciel SIRH et c’est généralement en comparant les différentes offres que l’on pourra trouver celle qui correspond le mieux à son besoin et à celui de son entreprise bien sûr.

Pourquoi installer un totem numérique dans son point de vente ?

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L'équipe Dynamique Entrepreneuriale
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Depuis la vague de la  coronavirus, force est de constater que la majorité des Français maîtrisent le numérique pour faire leur achat. Les modes de consommation ont évolué et si les magasins physiques n’ont pas disparu, le numérique prend petit-à-petit sa place dans leur enceinte. Il n’est plus rare de voir des totems numériques présents dans les points de vente. Zoom sur cette nouvelle pratique qui possède bien des avantages.

La possibilité de diffuser de l’information.

Si le totem numérique rencontre un tel succès c’est parce qu’il permet de s’informer facilement sur les produits proposés par le point de vente et qu’il demeure souvent interactif. Ils peuvent être paramétrés pour fournir des informations comme les caractéristiques techniques de certains produits. Il faut dire qu’avec le numérique les clients ont pris l’habitude d’avoir l’information à disposition et de pouvoir la consulter rapidement en quelques clics. Proposer un totem leur permet donc de s’informer sans avoir à fournir le moindre effort et sans immobiliser vos vendeurs/conseillers. De manière plus générale, certains points de vente n’hésitent pas à profiter de la « veille » du totem numérique pour diffuser un message promotionnel ou tout simplement le mettre aux couleurs de la marque.

Une force de vente supplémentaire

Ils possèdent l’avantage d’être tout le temps disponible et peuvent attirer le client vers le produit que vous souhaitez mettre en avant.  Ils sont tous le temps présents et n’ont pas besoin de temps de formation, ni de pauses, ni de repos. S’ils ne remplacent pas les vendeurs ou conseillers, ils peuvent largement alléger leurs tâches et sont d’une réelle aide quand vos forces de vente sont débordées. Une borne peut vous éviter qu’un client trouve l’attente trop longue et décide de partir. Ils offrent l’opportunité donc de vendre plus sans toutefois devoir augmenter votre force de vente, notamment si, comme pour beaucoup de commerces, vous subissez des pics d’affluence. Aussi, vos vendeurs peuvent passer plus de temps sur des produits qui ont une forte plus-value ou qui nécessitent davantage d’explications.

Un élargissement du catalogue

Mieux encore, ils permettent parfois d’élargir le catalogue produits avec des références qui ne sont parfois pas disponibles dans le magasin mais qui peuvent l’être dans les stocks ou encore d’autres points de ventes. Il suffit alors au client généralement de le commander sur la borne pour pouvoir le recevoir dans le magasin en question, directement chez lui ou dans un point relais suivant les pratiques du commerçant. Les totem peuvent également conseiller d’autres produits en rapport avec celui acheté et qui peuvent s’avérer utiles pour votre client, une bonne manière donc de faire des ventes additionnelles sans le moindre effort. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle certaines enseignes obligent les clients à passer par les bornes car ces ventes supplémentaires sont loin d’être négligeables.

Une habitude que certains apprécient

Il est clair que beaucoup ont pris l’habitude de s’informer par eux-mêmes et que certains clients rechignent à s’adresser aux vendeurs alors qu’ils iront volontiers s’informer sur les totems numériques. Ils sont particulièrement utiles lorsque les clients n’aiment ou n’osent pas s’adresser à un conseiller/vendeur, certains trouvant désagréable de s’adresser à lui. Ils peuvent ainsi s’informer, commander ou payer sans avoir à être en interaction avec un vendeur. Certains trouvent également la présence de vendeur parfois intrusive et préfèrent aller sur une borne ou encore préfèrent avoir le moins d’interactions possibles à cause de la covid, une pratique qui diminue leur chance d’être en contact avec le virus.

A noter qu’une autre pratique courante avec les totems interactifs est de présenter de nouveaux produits notamment ceux qui sont nouveaux ou qui ont une caractéristique particulière comme, par exemple, le fait d’être éco-responsable. La présence des totems donne la possibilité ainsi de distinguer les produits et de mettre en avant les nouveautés.

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