La mode des « free desk » ou des bureaux libres a envahi les entreprises en même temps que le travail à distance. Si cette pratique est mise en avant par de nombreuses entreprises, elle suscite cependant parfois du scepticisme chez certains entrepreneurs. Zoom sur les avantages et inconvénients de cette pratique.

Les avantages de la technique

Le free desk

Le premier atout de la mode du free desk qui vient à l’esprit reste évidemment relatif à l’occupation de l’espace. La plupart de vos équipes ne viennent peut-être pas en entreprise tout le temps. Attribuer un espace pour des personnes qui ne sont pas présentes peut vite représenter une source de coût non négligeable. C’est le cas par exemple des commerciaux qui sont parfois souvent sur le terrain ou de personnes qui passent leur temps en télétravail. Les bureaux libres permettent d’abord souvent d’optimiser les coûts à ce niveau.

Quand on pense bureaux libres, on pense aussi à la capacité à changer d’environnement de travail et à rompre avec les habitudes qui peuvent vite vous démotiver. Pouvoir changer de lieu, vous permet ainsi de changer d’air et de ne pas rester enfermé dans un bureau. Vous avez l’impression de rompre la routine ce qui peut vite s’avérer un plus dans votre travail et dans celui de vos équipes. Vous pouvez même créer différentes ambiances suivant les parties de votre bureau.

Partager les coûts

Les bureaux libres permettent également de partager les coûts en termes de matériel. Ainsi, vous pouvez avoir des parties du bureau qui peuvent être dédiés à certaines activités et d’autres à diverses tâches. Plutôt que de d’attribuer une machine à un service, le coût s’en retrouve naturellement mutualisé et vous pouvez ainsi éviter des dépenses inutiles et mettre à disposition de l’ensemble des équipes une machine pour laquelle il n’aurait plus besoin de solliciter les autres services.

La capacité à adapter votre ambiance à ses tâches représente également un plus. Si vous avez un travail qui demande une concentration accrue, il peut être avantageux de pouvoir vous placer dans un endroit calme afin que votre concentration ne soit pas perturbée par votre environnement. 

Vos collaborateurs peuvent aussi choisir de se positionner dans un endroit qui leur ressemble et leur plaît. Le fait d’attribuer un bureau ne permet pas de prendre en compte l’humeur de votre salarié ni sa personnalité. Il peut tout simplement se sentir mieux dans un endroit que dans un autre. 

Le décloisonnement des services représente une des raisons pour laquelle vous souhaitez mettre les bureaux libres en place. Vos différents services se rencontrent et peuvent ainsi se connaître, ce qui fluidifie souvent les échanges et vous évitent de vous retrouver avec d’un côté les commerciaux et de l’autre la comptabilité. Cette manière de fonctionner peut également être utile notamment si vous avez des groupes projets qui se forment ou qu’une collaboration n’est que temporaire. 

Les inconvénients de la méthode

Si les bureaux libres ont de nombreux avantages, ils n’emportent pas l’adhésion de tout le monde et pour de nombreuses raisons. 

Ne pas avoir sa place ?

D’abord, il est courant que les salariés éprouvent une certaine gêne à ne pas avoir « leur place ». Ils peuvent sentir un manque de considération et que vous ne leur avez pas attribué un espace à eux. Il est souvent agréable de constater que l’on a son endroit et d’avoir sa place quand on arrive sur le lieu de travail. Si la routine peut tuer, des changements permanents peuvent perturber vos salariés. On n’y pense peu mais le fait que certains prennent soin de leur espace de travail alors que d’autres moins peut rapidement représenter une source de tension. Si vous avez votre espace, vous savez que rien ne viendra perturber votre bien-être mais une petite tâche de café sur votre bureau peut vite s’avérer conflictuelle ou être source d’inconfort.

L’organisation du travail

L’organisation de son travail peut également se révéler un frein à la productivité puisque certains métiers nécessitent un accès permanent à des dossiers ou encore à des outils. Inutile de vous dire que si vous cherchez une agrafeuse ou un dossier pendant une demie heure car vous ne savez pas où ils sont, vous pouvez rapidement perdre du temps. Il reste parfois agréable d’avoir son organisation à soi et de savoir que tout est en place quand vous arrivez.

La mise en place peut s’avérer aussi compliquée. Tous les services n’ont pas forcément les mêmes besoins et vous pouvez rapidement vous retrouver à des difficultés d’organisation ou d’accès à certaines ressources. Il ne s’agit pas de la seule difficulté car il faudra vous assurer que suivant l’endroit, il n’y aura pas par exemple des problèmes de connexion ou une perte de temps à trouver par exemple les mots de passe du wifi local.

Des échanges fructueux

L’échange avec les équipes peut également devenir plus difficile. S’il est facile de trouver quelqu’un dans un service précis, cela peut se révéler une autre paire de manche quand celui-ci est constamment à des places différentes et que vous vous amusez à jouer à cache-cache. Ceci peut être d’autant plus compliqué si vous ne connaissez pas la personne que vous recherchez.

L’impact de n’être pas sûr d’avoir une place n’est pas aussi à négliger. Si tous vos salariés viennent en même temps, certains peuvent se dire qu’ils n’auront peut-être pas de bureau le lundi car tout le monde se rend sur le lieu de travail ce jour-là. L’appréhension à se retrouver dans cette situation est donc à prendre en compte notamment si vous décidez d’une grande réunion où vous demandez à vos équipes de toutes venir en même temps. 

Une étude significative

Une étude menée par L’Ifop et Lavazza sur le bonheur et bien-être au travail auprès des cadres français, confirmait que le cadre de travail à son importance. En effet, près de six cadres sur dix considèrent que leur entreprise se préoccupe du bien-être de ses collaborateurs (57%). Des actions en faveur du bien-être des salariés encore assez disparates dans les entreprises françaises : le télétravail apparaissant comme la mesure la plus développée (55%). Les cadres plébiscitent trois types de services comme contribuant à l’épanouissement des salariés : le télétravail : 83% (48% « beaucoup »), les attentions quotidiennes (café à disposition, panier de fruits, etc.) : 83% (44% « beaucoup »), la présence d’équipements ou d’espaces dédiés au bien-être (salle de repos, salle de sport, etc.) : 83% (42% « Beaucoup »)

Si certaines entreprises optent pour le free desk, il est devenu courant de trouver un juste milieu puisque certaines entreprises n’hésitent pas à affecter des bureaux « personnels » tout en créant divers espaces pour permettre aux salariés de changer d’ambiance tout au long de la journée. Entre avantages et inconvénients, à vous de trancher !

Si vous souhaitez que la motivation décolle dans votre entreprise, l’un des fondamentaux reste de témoigner de la reconnaissance à ceux qui s’impliquent. Notamment à ceux qui vous donnent des idées innovantes. Zoom sur ces petits plus qui changent tout.

Le rôle fondamental des RH

Les responsables des ressources humaines jouent un rôle primordial dans le succès dans la motivation. Leur rôle ne se limite pas à éditer des fiches de paie. Quels sont les fondamentaux de cette fonction délicate ?

Il faut d’abord marquer la reconnaissance de l’entreprise envers les contributeurs et les managers de proximité pour entretenir la motivation ainsi que sensibiliser ou former à leur rôle les managers de proximité et ce que leur fonction induit dans le soutien des équipes.

Pour cela, il faut mettre en place des critères d’évaluation. Ceux-ci devront prendre en considération la participation ou l’implication comme le fait, par exemple, de promouvoir l’innovation ou la contribution. De la même manière des critères comme le fait de prendre en compte l’engagement peuvent être des critères pour les promotions. Il s’agit de traduire une reconnaissance professionnelle des salariés à niveau, tout comme peut l’être l’accès à des formations. La former à la cohésion des équipes n’est également pas à négliger en termes de RH.

En ce qui concerne le recrutement, les soft skills liés à la créativité ou à la cohésion d’équipe peuvent être de véritables critères de recrutement. Dès l’embauche, l’implication doit être présentée aux nouveaux salariés afin qu’ils souhaitent être au cœur de la démarche.

La communication interne comme vecteur

La création d’une documentation sur l’implication au travers de démarche comme celle de l’innovation participative est fortement recommandée. Elle doit être intégrée dans la majorité des documents, notamment tous ceux qui présentent l’organisation. Il faut penser à l’insérer par exemple dans le rapport annuel ou encore la plaquette de présentation. Pour bien la mettre en avant, il est possible de créer des rubriques spécifiques afin de la valoriser notamment en termes de résultats. Elle peut ainsi être présente sur l’Intranet ou encore les journaux internes. Mais aussi créer des remises de trophées ou de récompenses pour les meilleures innovations et profiter de toutes les occasions pour la citer.

… Et par la communication externe

Transmettez vos meilleurs exemples d’implication à l’externe afin de mettre en valeur les talents de votre entreprise et pour tout simplement le fait que vous êtes désormais devenu une entreprise innovante. Le bien-être de vos salariés ou l’intrapreneuriat peut être un vecteur de communication pour votre entreprise. Il n’est donc pas à négliger, surtout si vous souhaitez devenir plus attractif. Vous pouvez mettre en avant cette ouverture d’esprit pour attirer de nouveaux talents ou comme un avantage concurrentiel.

Le management évolue au fil du temps avec l’arrivée des nouvelles générations au sein de l’entreprise, qui impliquent, désormais, plus de souplesse et de responsabilisation. Mais, d’un autre côté, le manque quasi-total d’autorité peut vite être perçu comme une faille et nuire à votre crédibilité. Doit-on être autoritaire avec ses salariés ? Trouver le juste milieu entre souplesse et fermeté ne serait-il pas la solution ? Explications.

Une génération qui prône le changement

L’arrivée de la génération Y sur le marché a quelque peu bousculé le management traditionnel, en le poussant à plus de souplesse : managers et dirigeants doivent s’adapter et, forcément, leur vision de l’autorité face aux salariés est repensée. « Face à un travail en mutation, les priorités évoluent, avec 79 % des jeunes qui déclaraient avoir une conception du travail différente de leurs parents. Des priorités qui se retrouvent parmi les valeurs que les jeunes souhaitent valoriser au travail : la qualité (45%), l’écoute (43%) ou la reconnaissance (39 %) bien plus que l’autorité (4%), la fidélité (14 %) ou l’effort (20 %). Un état d’esprit qui se retrouve dans de nombreuses start-up », comme l’estimait une étude menée par Viavoice auprès de jeunes âgés de 18 à 30 ans. 

Mais ces nouvelles recrues méritent-elles un traitement différent ? Adapter sa vision de l’autorité, est-ce vraiment bénéfique ? Pour leur permettre de s’intégrer au mieux dans leur nouvelle entreprise et d’y rester sur le long terme, faire preuve d’une certaine souplesse peut s’avérer profitable. Le risque de cette adaptation reste, néanmoins, d’atténuer votre niveau de crédibilité face à vos salariés. Allier fermeté et souplesse représente donc un bon compromis pour lequel les managers doivent opter. 

Se débarrasser de la mauvaise autorité

Certains doivent toutefois, en premier lieu, se débarrasser de leur « mauvaise autorité », qui pourrait rapidement leur jouer des tours. Par habitude ou par agacement, il est logique d’entretenir quelques manies comme le fait de crier sur les autres pour les réprimander ou de pointer leurs erreurs, et appliquer ces habitudes dans la façon de manager leurs salariés : une erreur monumentale ! 

Vos collaborateurs n’ont pas besoin de ce type d’autorité, qui, à force, créera du ressentiment envers vous, une mauvaise vision de l’entreprise et une envie de plus en plus forte de quitter leur poste. Une pratique à éviter absolument si vous souhaitez préserver votre équipe. Vous n’occupez ni le rôle de parent, ni celui de maître d’école. Donner constamment des ordres à vos employés ne les fera pas avancer plus rapidement ou de façon plus efficace. Commencez à travailler votre façon de vous exprimer et pensez à garder votre calme lorsqu’une situation prend de l’ampleur pour ne pas déferler votre stress sur vos salariés : un travail qui se construit au fil du temps.

Construire son autorité au fil des jours

Inutile de penser acquérir la « bonne autorité » du jour au lendemain. Cette dernière se construit au fil des jours et à travers plusieurs méthodes : 

1/ Ayez confiance en vous

Vous représentez l’image de votre entreprise mais le seul titre de dirigeant ne suffit pas à inspirer le respect et la confiance. Montrez que vous êtes sûr de vos décisions et de vos demandes en montrant l’exemple dans vos propres missions, ce qui entraînera vos collaborateurs à vous suivre, presque naturellement. Ne passez pas votre temps à donner des directives mais plutôt à développer le potentiel de votre équipe à ses côtés afin qu’elle ne vous place pas dans la case « donneur d’ordres ».

2/ Prenez le temps de poser les objectifs

Une réunion bien organisée représente un excellent moyen de fixer les objectifs de chacun, de répondre aux potentielles craintes de vos collaborateurs et d’envisager des améliorations pour vos projets. Des bases bien posées, claires et concises permettent d’éviter les erreurs et surtout, de ne pas avoir constamment besoin de donner des ordres. Vos salariés savent, au préalable, ce que vous attendez d’eux. Il n’est donc pas nécessaire de leur rabâcher toute la journée. N’oubliez, cependant, pas de recadrer ceux qui ne respectent pas les consignes lorsque cela s’avère nécessaire.

3/ Prônez l’écoute et l’empathie

Des mots qui ne sont pas forcément des antonymes de l’autorité, bien au contraire, ils renforceront votre crédibilité à travers votre bienveillance. En vous mettant à la place de vos salariés, vous comprendrez mieux leur position et leurs difficultés, et vous pourrez adapter votre management en fonction de ces dernières. Rappelez-vous également que chaque salarié est différent, en fonction de son âge, de son parcours professionnel et personnel ou encore de son poste. Adaptez votre façon de communiquer à chacun d’eux afin d’accompagner leurs travaux de manière efficace.

4/ Maîtrisez votre corps

Notre gestuelle renvoie fortement les messages de nos pensées et notre interlocuteur à vite tendance à l’interpréter. Les gestes de vos mains sont significatifs. N’hésitez donc pas à les utiliser pour faire passer vos idées ! À l’inverse, n’en faites pas en étant énervé, au risque que cela soit assimilé à de l’agressivité. Travaillez également le ton de votre voix. Posez-la de manière calme et posée, tout en étant ferme dans vos décisions. Parler fort ou d’un ton agressif ne véhiculera pas mieux vos décisions et aura tendance à créer des tensions avec vos interlocuteurs.