L’entretien annuel, passage obligatoire à chaque fin d’année, est généralement perçu, tant par les salariés que par les patrons, comme un moment difficile à passer. Dans les très petites entreprises (TPE), compte tenu de la faible masse salariale, c’est le chef d’entreprise directement, qui organise l’entretien annuel d’évaluation de ses salariés. Cet exercice apparaît souvent comme une pure perte de temps par les dirigeants. Alors ce rendez-vous annuel est-il nécessaire ou non dans les TPE ? Comment optimiser cette obligation, pour valoriser l’entreprise et le salarié ? Quelques pistes.

La source de critiques positives et suggestions

Si l’on replace les choses dans leur contexte, l’entretien annuel d’évaluation est parfois la seule occasion pour les salariés de rencontrer leur patron et d’accaparer entièrement son attention. Si tel n’est généralement pas le cas dans les TPE, compte tenu de la taille de l’entreprise et que les échanges se font pratiquement tout le temps et de manière informelle, il n’en reste pas moins que l’entretien annuel est bien souvent le seul rendez-vous pour lequel on prend le temps de s’écouter, d’échanger, de discuter. 

Cette expérience, si elle est évidemment bénéfique pour le salarié, peut être riche d’enseignement pour l’entrepreneur, à condition de s’en donner les moyens. A l’occasion de l’entretien annuel, le dirigeant de TPE qui saura écouter ses salariés, pourra prendre connaissance des difficultés quotidiennes, des suggestions d’amélioration, des attentes, des besoins, des envies, etc. Des informations que le chef d’entreprise a bien du mal à entendre le reste de l’année, compte tenu de l’activité. Ces entretiens sont ainsi une occasion de trouver en équipe des pistes d’amélioration pour l’entreprise.

Un bilan pour l’avenir 

L’entretien annuel d’évaluation est bien évidemment l’occasion de faire le point sur l’année écoulée et sur la situation actuelle du collaborateur, et ce dans l’optique de fixer des objectifs et de définir les attentes de chacun. Mais il reste également un rendez-vous au cours duquel chacun évoque ses envies d’évolution, ses aspirations, ses perspectives d’avenir. A ce titre, il est un rendez-vous incontournable pour le chef d’entreprise, plus particulièrement dans les TPE. 

Il permet en effet au dirigeant de sortir de ses tâches opérationnelles et d’avoir une vision globale de l’avenir de sa masse salariale, en appréciant le plus précisément possible les attentes de chacun. Ainsi le chef d’entreprise qui aura su écouter attentivement ses salariés à l’occasion du bilan annuel d’évaluation pourra anticiper les départs à la retraite, les départs volontaires, les reconversions, les formations, les évolutions vers des échelons supérieurs, etc.

Des améliorations possibles 

Au-delà de l’obligation légale d’organiser un entretien annuel d’évaluation pour l’ensemble de ses salariés, le chef d’entreprise d’une TPE doit au préalable bien en saisir la portée et les bénéfices pour l’ensemble de l’entreprise, afin d’en tirer un maximum de bénéfices pour son activité. Il peut commencer par demander les difficultés rencontrées mais également les solutions possibles pour une amélioration de la performance. Contrairement à ce que l’on pense, les solutions ne viennent généralement pas de la tête de l’entreprise qui n’est pas forcément face aux situations qui peuvent gêner le travail des collaborateurs. Certaines tâches les ralentissent voire sont extrêmement chronophages et mériteraient, par exemple, qu’on les automatise afin qu’ils puissent se concentrer sur celles qui ont le plus de valeur ajoutée.

Aujourd’hui, il est possible grâce à des prestataires extérieurs de réunir toutes les compétences indispensables au fonctionnement de l’entreprise. Une société, une ONG, ou une entreprise, peu importe sa nature, requiert une composition minimale. Les différentes activités et tâches à réaliser doivent être octroyées à différentes personnes jouant chacune un rôle spécifique, tout en collaborant entre elles. De manière générale, certains postes sont indispensables, notamment car ils œuvrent d’une manière directe à la production des richesses et la création des valeurs. Quelles sont donc les fonctions-clés indispensables au sein d’une entreprise ?

La fonction de « Directeur »

Quoi que l’on dise, un corps sans tête n’en est pas un. Il faut bien à la tête d’une entreprise, une personne qui dirige l’ensemble des travaux, qui a une vue globale des activités, qui se soucie de façon permanente de l’avenir de l’entreprise et qui vérifie qu’elle va dans le bon sens. C’est certes le rôle du dirigeant mais plus l’entreprise se développe, plus son rôle devient incontournable. Ce poste est le premier dans une entreprise. Lors de la création d’une structure, il est obligatoire de nommer le gérant, donc le Directeur de la structure. Son cahier des charges et sa rémunération diffèrent selon le type, le secteur d’activité et la taille de la structure.

Les fonctions comptables (comptable, auditeur et commissaire aux comptes)

Ce poste émane tout d’abord d’une contrainte légale. A la création même de votre entreprise, il vous faut déposer un capital à la banque, et établir les fonds nécessaires au démarrage de votre activité. Toutes ces tâches sont à réaliser par une personne qui a au moins quelques bases en comptabilité. Par ailleurs, il suffit d’explorer correctement l’anatomie des différentes organisations de taille diverses, qu’elles soient publiques ou privées, pour comprendre aisément que la fonction comptable dans une entreprise reste indispensable. 

Toute entreprise doit tenir sa comptabilité et doit surtout dresser un bilan dans l’optique de certifier ses comptes. Si vous pouvez en externaliser une partie, vous devez pouvoir la contrôler. Ce sont des postes qui font appel à une certaine complexité législative. C’est dans ce cadre que bon nombre d’entreprises font appel à des consultants externes dont les 4 plus grandes entreprises au monde sont EY, Deloitte, PricewaterhouseCoopers et KPMG. Ces grosses écuries regorgent à elles seules de plus de 25 000 consultants. Des millions de structures s’offrent les services d’experts comptables et d’auditeurs en France.

Les fonctions liées au management des ressources humaines (gestionnaire de paie, gestionnaire des ressources humaine et chargé de la formation)

Il est de nos jours plus que rare de voir des entreprises sans un département réservé aux ressources humaines (RH). C’est en effet dans ce bloc que l’on gère le quotidien des employés et que l’on administre tout ce qui concerne leurs payes et leurs congés. C’est une fonction sensible car c’est à ce niveau que l’on traite les différents dossiers pour les embauches. Si au début, vous pouvez déléguer la partie paie et gérer vos ressources humaines vous-mêmes, vous allez vite voir qu’il s’agit d’une fonction chronophage. Les membres de ce département analysent les besoins en personnel de l’entreprise et sont chargés du recrutement de nouveaux agents, de leur formation en entreprise, de leur mobilité à l’interne et du suivi de leur évolution.

Chargé de la production et du développement

C’est une fonction clé d’une structure. Elle vise essentiellement à évaluer au quotidien les performances de l’entreprise et de proposer de nouveaux produits afin de faire grandir l’entreprise. Il s’agit également de contrôler que tout se passe bien en termes de production voire d’optimiser certains process. La partie développement est généralement dissociée de la partie production même si elles peuvent parfois être réunies. 

Commercial, Administrateur des ventes et responsable marketing

Pour créer de la valeur, une entreprise se doit de faire une bonne prospection, d’analyser les différents marchés et d’offrir aux différentes catégories de populations cibles les produits adéquats. Ces travaux concernant les produits et services d’une entreprise sont à la charge d’un responsable marketing qui s’associe généralement à un spécialiste dont la mission première est d’écouler de façon efficiente toute la production de la structure. Ce dernier n’est rien d’autre que l’administrateur des ventes. C’est également lui qui gère les services après-vente et travaille avec les autres départements de l’entreprise.

Chargé de la communication et des relations extérieures

Il s’agit souvent d’un poste qui tarde à venir dans les entreprises. Pourtant, il joue un rôle fondamental pour négocier des partenariats ou encore vous faire connaître. Il faut nécessairement faire appel à un bon chargé de communication pour mettre en place des actions qui vous permettent d’être visible et de la bonne manière. Ces types de cadres ont la maîtrise du verbe. Grâce à eux, une entreprise peut dégoter de très bons partenariats et d’excellents marchés !

Responsable informatique

De nos jours, c’est une fonction indispensable dans l’entreprise. Tout est numérique et tout se fait via les nouvelles technologies de l’information et de la communication. Pour installer, configurer, maintenir et optimiser de tels systèmes, la présence d’un technicien est primordiale. Si vous pouvez le réaliser vous-même au début voire faire appel à des prestataires qui peuvent vous délester de cette tâche, vous devez propager les bonnes pratiques pour éviter de multiplier les failles de sécurité qui tirent souvent leur origine dans des erreurs humaines.