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Quelques astuces pour optimiser l’utilisation de l’e-mail au quotidien

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Quelques astuces pour optimiser l'utilisation de l'e-mail au quotidien

Au sein de toute entreprise, l’utilisation de l’e-mail occupe une importance capitale au quotidien. Il n’est pas toujours simple de savoir comment tirer le meilleur parti de ce mode de communication. Cependant, certaines méthodes permettent d’en améliorer l’usage. Quelles sont les astuces simples et concrètes à appliquer pour optimiser l’utilisation de l’e-mail dans son entreprise ?

Les chiffres de l’utilisation de l’e-mail

Statista donne une prévision sur le nombre d’e-mails envoyés et reçus par jour dans le monde et donne une prévision pour le développement ultérieur de 2021 à 2025. Environ 319,6 milliards d’e-mails étaient envoyés et reçus chaque jour en 2021. Ce chiffre devrait dépasser 376,4 milliards en 2025.

L’e-mail professionnel

L’e-mail professionnel ne cesse de gagner du terrain dans le monde de l’entreprise, aussi bien en France qu’à l’étranger. On considère aujourd’hui que ce sont 100 milliards d’e-mails qui sont envoyés chaque jour dans le monde pour des motifs professionnels, ce chiffre devant encore augmenter d’au moins 5 % durant les cinq ans à venir. Il s’agit de l’outil le plus fréquemment utilisé dans les sociétés privées. Selon des études récentes, l’e-mail représenterait 78 % des échanges avec la clientèle, mais également 76 % des échanges entre collaborateurs d’une même entreprise. Faciliter l’exploitation des e-mails devient donc une nécessité.

Conseil 1 : Évitez de TOUT traiter

Pensez à utiliser des titres explicites et des messages clairs et synthétiques. Évitez aussi de répondre à tous les e-mails : un message dont on est destinataire demande en général une réponse, alors qu’une copie a seulement valeur d’information. Enfin, demander à vos collaborateurs un résumé des e-mails longs et importants permet de mieux appréhender la nature des différents échanges.

Conseil 2 : Organisez-vous, classez et archivez

Prévoyez des plages horaires dans votre emploi du temps pour la consultation des e-mails, en appliquant une action à chacun : réponse, suppression, marquage pour un traitement ultérieur ou envoi d’une copie à un collaborateur. Il est important de prendre l’habitude de trier ses e-mails dans des dossiers de classement. Une organisation structurée permet de retrouver rapidement ses e-mails, sans perte de temps inutile. Gardez-vous également de vouloir les imprimer de manière systématique : il s’agit d’un réflexe inutile le plus souvent qui nuira à votre productivité… et à la planète ! Enfin, il est bon de procéder à un archivage régulier de ses e-mails. Cela permet de conserver à sa messagerie une taille acceptable favorisant les recherches et la sauvegarde vous protège de toute perte impromptue due à un vol ou un virus informatique par exemple.

Conseil 3 : Ne recourez pas systématiquement à l’usage de l’e-mail

Si l’e-mail occupe une part importante des échanges dans l’entreprise, il se doit d’être utilisé avec une certaine mesure. Dans le cadre de conversations urgentes ou simples, on délaissera l’e-mail au profit de moyens de communication plus directs, tel le téléphone ou la messagerie instantanée. Pour des sujets qui réclament débat et concertation, rien ne vaut la réunion physique des membres de votre équipe : pouvoir échanger de vive voix avec ses collaborateurs permet de clarifier des positions et de faire évoluer les idées. De la même manière, il n’est jamais bon de chercher à résoudre des conflits par e-mail… Lors de vos envois, quelques mesures simples sont à prendre en compte : toujours se relire, ne pas précipiter ses réponses, vérifier les pièces jointes et ne pas ajouter trop de destinataires à sa liste d’envoi.

Conseil 4 : Programmez des réponses automatiques

Pendant vos réunions par exemple, programmez un message automatique d’absence. Informez vos clients ou toute personne désirant vous joindre leur permet de vous rappeler au moment qu’ils choisiront.

10 règles d’or pour se rendre visible sur les réseaux sociaux

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10 règles d'or pour se rendre visible sur les réseaux sociaux

Pour promouvoir votre nouvelle activité, votre nouveau produit ou travailler votre image, les réseaux sociaux représentent une solution efficace. Mais comment les rendre encore plus performants en jouant sur votre visibilité ?

Les  médias sociaux sont en évolution permanente et vous vous demandez comment  réaliser une communication réussie qui vous apporte des opportunités. Voici 10 règles d’or à suivre.

Soyez présents 

Votre présence sur les réseaux sociaux reste indissociable d’une vie professionnelle réussie. À savoir, les plus courants sont Facebook, Twitter, LinkedIn, Tik Tok, Instagram et Google+. Il faut tout de même mener une réflexion sur le contenu afin qu’il soit pertinent et adapté.

Soignez l’image de votre marque

Il ne suffit pas uniquement de s’inscrire, tenez toujours à jour votre profil afin qu’il reflète bien votre identité et image de marque. Qui dit soigner sa marque, dit soigner son e-réputation et son identité numérique. Maîtriser son e-réputation est souvent difficile, mais continuer à véhiculer une bonne image de soi sur les réseaux sociaux garantit un bon écho sur le web.

Ciblez vos « amis »

Comme toute forme de publicité, les réseaux sociaux facilitent la création d’un carnet d’adresses à travers des recherches par mot-clé. Avec eux, trouver des groupes qui traitent de votre thématique ou des influenceurs devient plus facile. Les rassembler dans votre cercle constitue un avantage et reste une bonne tactique pour monter en puissance sur les réseaux sociaux.

Demandez des recommandations

Demander une recommandation venant d’un client satisfait est une excellente pratique . Les réseaux sociaux offrent cette possibilité-là et représentent une opportunité à saisir pour rester influent. De même, si vous êtes satisfait d’un service d’un de vos fournisseurs, faites-le savoir sur ses réseaux. Cela jouera également en votre faveur.

Soyez dynamique

Publiez une actualité et rajoutez-y quelques avis, participez à un hub, créez un évènement et invitez votre entourage à y participer… Non seulement, vous animerez votre page, mais vous créerez à coup sûr du « buzz » autour de vous, favorable pour augmenter votre visibilité.

Utilisez des mots-clés

Pour chacune de vos publications, choisissez un ou quelques mots-clés pertinents. Un hashtag permet, lors d’une recherche, de trouver rapidement des personnes parlant du même sujet. Son utilisation vous mettra en relation avec ces personnes.

Humanisez votre présence

Être actif sur les réseaux sociaux est une chose, mais savoir cibler les informations à diffuser en est une autre. La présence sur ces réseaux est chronophage et demande de la patience, à l’instar du réseau physique. Triez les informations à partager de manière à viser vos cibles, et surtout parlez de ce qu’elles attendent de vous.

Soyez réactif

Une question qui se pose, des commentaires qui pourraient vous concerner, un message à votre intention ou des avis défavorables sur votre entreprise ? Réagissez dans la minute qui suit la publication. Vous gagnerez ainsi en présence, mais aussi en visibilité.

Gérez votre temps

Consacrez chaque jour un petit créneau pour « écouter » les autres. Cela peut se manifester par l’envoi d’un message privé, ou par un petit commentaire sur leur page, ou un partage de leur publication. Montrez-leur que vous êtes attentif à leur égard.

Choisissez le bon moment

Prenez le temps d’analyser les heures où les visites sont nombreuses (par le nombre de publications par exemple) et choisissez ce moment-là pour poster vos articles et commentaires. Cela ne sert à rien de communiquer tard le soir ou tôt le matin ! Privilégiez plutôt le milieu de la matinée.

keyrus.com

La mise en place de l’innovation participative

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L’innovation participative spontanée est devenue une pratique qui s’est largement implantée dans les entreprises notamment grâce à l’essor du numérique mais aussi à la volonté des entreprises de créer des liens conviviaux. Mais comment la mettre en place et faciliter la prise de contact et déposer une idée facilement ?

Comment la mettre en place dans son entreprise ?

Pour commencer vous devez faire un état des lieux, un bilan afin de bien cerner l’écosystème. Si vous êtes le dirigeant, vous n’aurez pas à convaincre mais dans le cas inverse vous devez faire en sorte que le dirigeant vous en fasse la commande et comprenne ses tenants et aboutissants. Avant tout, il s’agit d’en déterminer l’intérêt même si celui-ci vous paraît évident car sans appui de la direction, l’implémentation rencontrera souvent des difficultés qui pourraient fragiliser sa réalisation.

La seconde étape consiste à savoir avec qui vous allez travailler que l’on parle de ceux qui vont émettre les idées ou encore des personnes qui vont participer à son organisation. Vous devrez trouver des « moutons à cinq pattes » avec des profils qui veulent à la fois prendre des risques, s’informer sur les outils, avoir la capacité de fédérer, peuvent faire de la veille… L’innovation participative demande une certaine agilité d’esprit et l’instaurer n’est donc pas si aisée notamment quand la structure se révèle assez imposante. Une fois l’équipe constituée, vous devez vous intéresser à la localisation où va éclore le projet car c’est le lieu qui regroupe les outils et où sera dispensée la formation nécessaire à son installation. Il s’agira par la suite de trouver les relais territoriaux si votre entreprise est disséminée sur tout le territoire.

Dans tous les cas, la mise en place de l’innovation participative demande la création d’un dispositif d’animation et d’accompagnement car, à défaut, les idées risquent vite de ne plus être émises ou de se perdre. Bien entendu, pour qu’elle prenne vie si vous n’êtes pas dans une petite structure, les supports seront essentiels pour en expliquer la démarche.

Des débuts qui peuvent être simples

Il existe aujourd’hui de nombreux outils qui permettent de recueillir facilement les idées et notamment ceux du numérique. Vous pouvez aussi commencer simplement par une boîte à idées et inciter chacun à participer à la démarche. La grande difficulté sera de faire participer les salariés à celle-ci et une pratique simple consiste à organiser des réunions afin d’analyser avec vos équipes les idées fournies.

Certaines entreprises n’hésitent pas à réunir l’ensemble des collaborateurs chaque semaine afin de dépouiller les idées reçues. L’utilisation d’un outil demeure à privilégier pour ne freiner les plus timides et l’anonymat est souvent de mise. Pour les grands groupes, le déploiement peut se révéler plus ardu car ils doivent structurer et formaliser un groupe projet et développer une organisation souple. Les petites entreprises ont l’avantage de n’avoir pas un besoin de formalisation aussi fort. D’ailleurs, l’enjeu d’agilité est prioritaire pour les grands groupes alors que pour les plus petites, l’enjeu est de structurer la démarche.

Un enjeu d’élargissement des acteurs

Si l’innovation participative est relativement facile à mettre en œuvre en interne, l’enjeu actuel est de fédérer les acteurs. On pourrait résumer ainsi l’évolution des dernières années concernant l’innovation participative : en 1990, l’apparition des boîtes à idées puis en 2000 des outils de gestion avec une version en 2010 nteractive. Aujourd’hui l’enjeu est donc de dépasser l’interne afin d’être de plus en plus dans la co-innovation c’est-à-dire l’entreprise au sens large. L’autre enjeu réside dans le management qui doit développer des compétences différentes de celles d’autrefois avec une pensée critique, un management de l’idée et des personnes, de l’ouverture d’esprit et donc une capacité d’écoute. Il faudra prendre en considération le fait d’avoir des acteurs capables de fédérer des communautés qui ne sont pas forcément internes.

Autre enjeu : celui d’inculquer et de transmettre une culture d’entreprise différente avec la volonté affichée de promouvoir la prise de risque et l’erreur, et ceci sans conséquence voire d’entraîner une valorisation. Il s’agit de bien faire intégrer que c’est la contribution qui est plus importante que le résultat, ce qui peut s’avérer difficile dans un monde où ne jure plus que par le ROI. En ce sens, la reconnaissance joue un rôle primordial même si un simple « merci » peut parfois galvaniser les foules. Dans l’idéal, il reste que cette capacité à participer doit faire partie des critères retenus par les DRH.

Faire de l’innovation participative de manière moderne

L’innovation participative n’est plus aussi rigide qu’à ses débuts. On lui prête d’ailleurs deux critères : l’agilité et l’habilité. L’agilité se fait au travers des moyens et méthodes pour prendre en compte les idées. Les process trop formalisés nuisent à l’émission d’idées mais également à l’engouement pour un projet. De l’autre côté l’habilité se traduit par un enjeu principal : celui d’innover de manière utile et efficace.

Il s’avère nécessaire souvent d’arbitrer entre du long terme et du court terme alors que l’innovation participative est souvent conçue comme une manière de gagner du temps notamment dans le cadre d’un process d’amélioration continue. L’arbitrage du temps joue un rôle primordial dans la mise en place de l’innovation participative. Au sein des grands groupes, l’enjeu est de prendre en compte l’innovation participative comme une valeur ajoutée. En effet, les objectifs de productivité prennent le pas sur des activités qui paraissent secondaires dans un premier temps. Pourtant, de nombreux projets ont donné d’excellents résultats et sont des moteurs pour innover. Il y a un combat entre les urgences et les projets qui nécessitent d’avoir l’appui des managers mais aussi des équipes qui voient un de leur collaborateur s’investir dans un projet qui n’apporte pas un avantage au service.

La mise en place de récompenses

Les récompenses font partie intégrante de l’innovation participative. Il existe plusieurs manières de l’exprimer. Bien entendu, vous pouvez traduire cette reconnaissance par un simple remerciement. Il faut cependant souvent aller plus loin et vous devrez instaurer une reconnaissance au travers d’autres éléments comme une remise de prix voire des événements externes, la participation à des déjeuners avec les dirigeants ou tout simplement une prime !

La prise en compte par l’équipe RH demeure essentielle et l’innovation participative doit s’intégrer en général aux objectifs. Il est là question d’une reconnaissance formelle de la démarche qui contribue à sa bonne installation. De la même manière, la maîtrise des outils de la créativité doit être valorisée ainsi que les compétences qui y sont liées. On pensera notamment à la capacité à manager de manière bienveillante, à l’esprit critique, à la conduite de projet et … la créativité toujours. 

Ces patrons autodidactes qui ont réussi sans diplôme

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Ces patrons autodidactes qui ont réussi sans diplôme

Créer sa boîte, réussir et devenir un patron à succès tel est le rêve de tout jeune entrepreneur. La société française mise pour la réussite sur l’obtention des diplômes et oublie que les réussites entrepreneuriales ne sont pas toujours dues à l’acquisition des diplômes.

Dans quelles catégories d’entreprises ?

Ces autodidactes se retrouvent dans toutes les catégories d’entreprises y compris les plus prestigieuses. Le Lyon Place Financière et Harvard Business School club de France à l’Hôtel de Ville de Lyon, ont remis le 30ème trophée annuel des « victoires des Autodidactes ». Depuis 1989 ce prix honore un patron autodidacte pour son parcours et sa contribution à l’entreprenariat français. Son palmarès est éloquent et peut parfois surprendre ! Plus de 250 lauréats primés depuis 1989, dans les salons prestigieux de la Présidence du Sénat, dans les salons de la Présidence de l’Assemblée nationale ou du ministère de l’Économie et des Finances, contribuent à la notoriété de ce Prix.

Les lauréats de cette année

 Le jury a sélectionné après de longues discussions 3 lauréats parmi 26 dossiers reçus cette année. Le prix coup de cœur a été remporté par Yves Hecker, fondateur et dirigeant des Burgers de Papa, l’enseigne de restauration de burgers premium (45 établissements en France, 30 millions d’euros de chiffre d’affaires). Le prix de la RSE a été remporté par Bruno Chataignon PDG de Pic Bois Gravures basée dans l’Ain (10 millions d’euros de CA, 80 collaborateurs) et spécialisée dans la signalétique et les mobiliers de loisirs. Le prix régional des autodidactes a quant à lui été remporté par Innocente Marchante, PDG de la société Marchante (36 millions d’euros de CA, 55 collaborateurs) située à Montmélian et spécialisée dans la conception de machines spéciales pour la fabrication de films bi-étirés.

Pas de diplôme mais l’amour du métier et l’irrésistible envie de réussir !

De Alain Afflelou, l’opticien le plus célèbre de France, à Philippe Ginestet, président fondateur de GIFI, en passant par Xavier Niel, vice-président d’Iliad, maison mère de Free, la France compte une myriade de grands entrepreneurs non diplômés. Ils apportent la preuve concrète que le diplôme n’est pas un préalable absolu à la réussite. Le lauréat primé en 2015, Philippe Ginestet, président-Fondateur du Groupe GIFI, aujourd’hui à la tête de 4800 salariés et de 423 magasins en France et à l’étranger rappelait lors d’une interview accordée aux échos en décembre dernier l’importance du goût de l’effort, de l’amour de la vente, du contact avec le client et par-dessus tout de l’envie de réussir. Un constat appuyé par une étude de 2010 de l’INSEE qui relevait que seuls 39,9% des hommes et 51% des femmes entrepreneurs ont un diplôme supérieur au baccalauréat.

Ils ont percé malgré l’obsession française du diplôme !

La France se distingue néanmoins par une véritable obsession du diplôme. Le bac est sacralisé autant par les parents d’élèves que les recruteurs. Stéphane Couchaure, consultant en management et auteur des « Secrets d’autodidactes » (Eyrolles, septembre 2012) constate que l’absence de bac ferme de nombreuses portes alors qu’il n’est pas vraiment indispensable professionnellement. Cette obsession du diplôme est typiquement française. L’Amérique privilégie, elle, le modèle du self-made-man. Seuls 10% des patrons américains ont un diplôme universitaire ! Une statistique qui fait vivre le rêve américain et qui incite outre-Atlantique de nombreux jeunes à se jeter dans l’aventure entrepreneuriale avec pour seul bagage celui de leur confiance en eux-mêmes.

Internet a favorisé l’émergence d’une génération autodidacte

La numérisation de la société a permis l’émergence d’entrepreneurs du digital. Ces hommes et femmes se sont alors formés sur le tas, il n’existait aucune école spécialisée, et ils ont forgé l’e-économie que l’on connaît aujourd’hui. Xavier Niel, dirigeant historique du Groupe Iliad et donc de Free, est emblématique de cette génération. Dès 1983, à l’âge de 17 ans, il pressent le potentiel du Minitel et devient, grâce à cet outil, millionnaire à 24 ans. Alexandre Dreyfus, fonde à 18 ans, sans bac, sa propre société de création de sites Internet, Médiartis, qui sera rachetée par Publicis en 1998. Pionnier de la Net économie, Alexandre Dreyfus a compris au bon moment que l’avenir se jouait sur la toile et pas forcément sur les bancs du lycée!

Si ces exemples ne doivent pas décourager tous ceux qui ambitionnent d’intégrer les grandes écoles, ils démontrent que le diplôme n’est pas le passage incontournable ni une fin en soi. Les qualités personnelles, la force de travail et la passion sont des moteurs autrement plus puissants !

La pépinière : un hébergement et un outil de croissance

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La pépinière : un hébergement et un outil de croissance

La pépinière d’entreprises est un outil de croissance économique qui participe au développement des territoires à travers l’accompagnement à la création d’entreprise.

Au-delà d’être une structure d’accueil et d’hébergement et donc de proposer des locaux, elle accompagne le porteur de projet et le jeune entrepreneur dans un environnement favorable à la réussite de votre entreprise.

Les pépinières sont en général tournées vers l’accueil d’entreprises technologiques ou numériques même si certaines pépinières ont une orientation généraliste.

Le contrat qui lie le créateur d’entreprise à la pépinière d’entreprises est un contrat de bail précaire, appelé aussi la convention d’occupation précaire. La fin de ce contrat est généralement fixée sur un niveau de maturation de l’entreprise. Celui-ci lui permet de sortir de la pépinière ou événement qui ne peut être précisé à l’avance. Parfois, une durée maximale est précisée (24 mois par exemple).

Les projets ou entreprises concernés

Les conditions sont propres à chaque pépinière. Différents stades sont concernés :

  • Les projets en phase de développement : de la détection à la validation d’idées. Les projets acceptés sont alors souvent innovants technologiquement,
  • Les projets plus développés : le plan d’affaires ou le financement est en cours de réalisation,
  • Les projets avant l’immatriculation de l’entreprise. L’entrepreneur recherche souvent des locaux
  • Les jeunes chefs d’entreprise : l’entreprise vient d’être créée.

Les moyens mis à disposition

  • Des locaux adaptés à surface modulable avec des ateliers, locaux mixtes et espaces de stockage. Ils sont en général moins chers que ceux du marché. Ils sont parfois meublés.
  • Des locaux partagés : salles de réunion, espaces détente communs, cuisine…
  • Des équipements partagés : photocopieurs, télécopieurs, relieurs…
  • Des services partagés : accueil téléphonique, messagerie personnalisée, réception, distribution et envoi de courriers,
  • Un espace documentation.
  • Un accompagnement par une orientation, par un accompagnateur dédié, par des formations collectives et des conférences sur des thèmes variés.
  • Un réseau de partenaires connectés à la vie de l’entreprise (banques, experts, laboratoires, universités, entreprises…) .

A noter : certaines pépinières sont certifiées NF services « Activité des pépinières d’entreprises »

Comment l’intégrer ?

L’intégration passe par un accord du comité d’agrément. Il est composé d’experts, de spécialistes de la création d’entreprises et de chefs d’entreprises. Le pitch bien préparé permet d’intégrer la pépinière. Plusieurs points sont jugés :

  • la qualité du plan d’affaires,
  • l’équilibre financier,
  • la pertinence du projet,
  • l’analyse du marché,
  • d’autres critères suivant le type de pépinière (technologique, innovante,…)

L’Association Elan (réseau national des dirigeants de pépinières d’entreprises)

est une association loi de 1901, qui a pour vocation de rassembler les 300 pépinières et incubateurs d’entreprises du territoire national, lesquels regroupent environ 8000 startups (jeunes entreprises en croissance) dont les pépinières et incubateurs assurent le recrutement, l’hébergement, l’animation et l’accompagnement. Les pépinières et l’association Elan existent depuis plus de 25 ans (1989) et ont été à la source du développement de l’entreprenariat en France dont elles sont le principal acteur.

• www.pepinieres-elan.fr

Liste non exhaustive de pépinières

En Ile de France

  • Pôle Finance Innovation : 28 Place de la Bourse, 75002 Paris
  • Creatis : 3bis Rue Papin, 75003 Paris
  • Le Village by CA : 55 rue La Boétie, 75008 Paris
  • La pépinière d’entreprises de Paris République : 18, rue Yves Toudic, 75010 Paris
  • Pépinière 27 : 27–28 rue du Chemin-Vert, 75011 Paris
  • La Pépinière 27 accueille tout projet innovant
  • La pépinière Paris Pionnières : 26 rue du Chemin-Vert, 75011 Paris
  • Paris Cyber Village : 101–103 boulevard MacDonald, 204 rue de Crimée, 75019 Paris
  • La pépinière d’entreprises de Paris Soleillet : 4, rue Soleillet, 75020 Paris
  • La pépinière d’entreprises Paris innovation Réunion : 80 rue des Haies, 75020 Paris
  • La pépinière d’entreprises Quai des Entrepreneurs : 60, route principale du port, 92230 Gennevilliers
  • La pépinière de La Courneuve : 1 Centre Commercial La Tour, 93120 La Courneuve
  • Villejuif Bio Park : 1 mail du professeur Georges-Mathé, 94800 Villejuif
  • Les Ateliers Locatifs de Gonesse : ZAC des tulipes Sud, rue de la Ferme Saint-Simon, 95500 Gonesse
  • Les ateliers locatifs de Saint-Gratien : 32 Boulevard Pasteur, 95210 Saint-Gratien
  • Pépinière Villejuif Biopark : Hôtel d’activité de Cancer Campus
  • Zac des Barmonts : 94800 Villejuif
  • Pépinière du Val de bièvre à Cachan – La Fabrique : 11/13 avenue de la division Leclerc – 94230 Cachan
  • Le Centre d’Activités d’Arromanches à Saint-Maur des Fossés : 27, avenue du Port au Fouarre – 94100 Saint-Maur-des-Fossés
  • Le Centre d’Innovations Technologiques et d’Entreprises, le CITEC à Créteil – EUROPARC : 1, allée des Rochers – 94000 Créteil
  • Espace Descartes à Limeil-Brévannes : 22 avenue Descartes – 94450 Limeil-Brévannes

En province

  • Grand Réseau néo Aquitain des Pépinières d’Entreprises (GRAPE)
  • Réseau PEP’IN BFC (Bourgogne-Franche-Comté)
  • RésO Incubateurs Pépinières + (Occitanie)
  • Pépinières réseau Ouest (Pays-de-la-Loire)
  • Réseau RPRA (Auvergne-Rhône-Alpes)
  • REPERES – Réseau des pépinières de la Région Sud
  • Pépinières d’entreprise Grand-Est

En cas de burn-out, puis-je abandonner mon entreprise du jour au lendemain ?

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En cas de burn-out

Personne, pas même les entrepreneurs ne sont pas à l’abri d’un burn-out. Si dans le cas d’un salarié des protections lui permettent de dépasser les obstacles financiers, pour l’entrepreneur les retombées se situent aussi bien pour lui-même que pour l’entreprise. Celles-ci peuvent remettre en cause la pérennité de l’entreprise. Face à cette situation, des solutions pour garantir la survie de l’entreprise existent et permettent de la sauvegarder.

Comment cesser l’activité de l’entreprise ?

Il est possible de déclarer une cessation d’entreprise obligatoirement dans un délai de 30 jours après la fin effective de l’activité de celle-ci, par exemple en cas de départ du patron. Mais en cas de volonté de reprendre son activité, l’entrepreneur devra recréer une nouvelle société, ce qui peut lui être préjudiciable. Cette solution ne doit être choisie que dans le cas où le chef d’entreprise est sûr de ne pas vouloir reprendre son activité avant quelques années.

Mettre son entreprise en sommeil

La mise en sommeil  ou la cessation temporaire de l’activité d’une entreprise permet de stopper pendant un certain laps de temps, l’activité de la société sans pour autant procéder à sa dissolution. Le but étant ici de reprendre dans un délai plus ou moins long une activité normale. La cessation peut ainsi atteindre une durée maximale d’un an laissant, au chef d’entreprise victime de burn-out, le temps de se reconstruire. C’est au représentant légal de l’entreprise qu’incombe la décision de mettre en sommeil l’entreprise, après validation par l’ensemble des associés en assemblée générale.

La déclaration de cessation temporaire d’activité interviendra dans un délai maximal d’un mois après ladite assemblée, auprès du Centre de Formalités des Entreprises. Il est également important que la cessation d’activité soit publiée au BODACC ( bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) pour être opposable aux tiers. Cette procédure, si elle permet au chef d’entreprise de prendre du recul, nécessite cependant des formalités et des délais, mais elle a l’avantage de permettre à l’entrepreneur de quitter rapidement son entreprise. Elle permet également une reprise facilitée de l’activité dans un délai de deux ans suivant la cessation temporaire.

Les retombées incontournables

Selon que le chef d’entreprise choisisse une cessation d’activité ou une mise en sommeil, les conséquences sont différentes. En cas de cessation, l’entreprise n’a plus d’activité, elle cesse d’exister, et le chef d’entreprise devra s’acquitter des paiements dus jusqu’au dernier jour de l’activité. Cependant en cas de présence de salariés dans l’entreprise, ces derniers seront licenciés, avec les conséquences humaines qui s’imposent. En cas de mise en sommeil, l’entreprise continue son existence sans pour autant avoir d’activité commerciale, mais l’ensemble des cotisations, y compris salariales restent dues.

La cessation de paiements

La cessation volontaire d’activité concerne les entreprises qui ne sont pas en cessation de paiements. En fait, la cessation de paiements est la situation où la trésorerie dont l’entreprise dispose n’est plus suffisante pour régler ses dettes. Dans ce cas, l’entreprise doit effectuer une déclaration de cessation des paiements, appelée dépôt de bilan, auprès du tribunal de commerce ou du tribunal. La cessation des paiements déclenche l’ouverture d’une procédure de conciliation, de redressement ou de liquidation judiciaire.

Attention ! Ne pas oublier les démarches fiscales et sociales

Les micro-entrepreneurs, les entreprises individuelles et les sociétés doivent effectuer des démarches fiscales et sociales sont également nécessaires pour clôturer l’activité.

  • Si vous relevez d’un régime réel (normal ou simplifié), vous devez souscrire en ligne, dans les 60 jours suivant la date de cessation, une dernière déclaration de résultats.
     
  • Si vous relevez du régime des micro-entreprises, vous devez uniquement déposer dans le même délai une déclaration de revenus n° 2042-C PRO sur laquelle vous inscrivez le chiffre d’affaires réalisé du 01 janvier jusqu’à la date de cessation.
    Les résultats correspondants font l’objet d’une imposition immédiate à l’impôt sur le revenu.
    Cette imposition a cependant un caractère provisoire. Elle vient en déduction du montant de l’impôt sur le revenu établi au titre de l’ensemble de l’année de cessation.

Brainstorming : et si on prenait l’avis des équipes ?

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Pour prendre de bonnes décisions pour 2023, il peut être plus que judicieux de consulter vos équipes. Il pourrait être pertinent de structurer une démarche ou de mettre en place un brainstorming pour recueillir des informations précieuses qui pourraient vous permettre de définir vos orientations à venir.

L’organisation d’une réunion de brainstorming, sur des sujets ouverts, ne doit pas être le fruit du hasard. Le champ de la réunion peut porter sur les possibilités d’amélioration, les outils, les difficultés rencontrées, les coûts, les nouveaux services… Vous avez l’embarras du choix ! Cependant, quelques préalables sont à respecter si vous souhaitez que tout se passe bien.

La définition d’une date précise

Pour commencer, choisissez une date le plus en amont possible car il faut laisser le temps à vos futurs participants de réfléchir au thème de la réunion. Dans l’idéal, les participants doivent avoir préparé la réunion pour être force de propositions. Vous devez, bien entendu, choisir une date qui ne nuit pas à leur productivité ou qui leur permet d’être totalement « présents » lors de la réunion. Il ne s’agit pas de faire de la présence. Positionnez la plutôt le matin que dans une période où les esprits sont fatigués par une longue journée de travail comme en fin de journée.

La préparation essentielle de la réunion

Comme toutes les réunions, il est nécessaire de bien la préparer pour qu’elle soit non seulement efficace mais aussi productive. Le matériel doit bien entendu être au rendez-vous et notamment celui lié à la créativité comme les tableaux blancs, les post-its, les feutres, les aimants, … Les réunions créatives impliquent souvent un matériel très spécifique surtout en raison du fait que vous allez probablement noter toutes les idées, les regrouper et les analyser avec les participants.

Le fonctionnement de la réunion

Avant de commencer votre réunion, il est important d’en fixer et communiquer les règles afin qu’elle ne devienne pas un vaste brouhaha ou encore que la créativité ne soit pas brimée. Laisez du temps aux participants au début pour écrire leurs idées par exemple. Vous pouvez alors opter pour l’inscription par chacun sur un post-it que vous collerez sur le mur par exemple ou pour une prise de notes regroupant toutes les idées et que vous effectuerez.

Il est absolument indispensable de ne pas freiner la créativité en donnant votre opinion immédiatement (ou les participants) et de laisser fuser celles-ci sans votre intervention. Il s’agit d’ailleurs souvent d’une des règles de la réunion. Une fois les idées émises, regroupez-les par nature.

La sélection des idées

Vous pouvez ensuite traiter chaque idée en laissant chacun donner les avantages et les inconvénients. Il ne s’agit pas de déterminer tout de suite celle que vous choisirez ou non mais bien d’avoir l’opinion de chaque collaborateur. Pour chaque réflexion ou idée émise, n’hésitez pas à en faire l’éloge afin que chacun se sente respecté. Faites très attention à ne pas faire de critique blessante. Vous devez faire en sorte que vos collaborateurs se sentent libres de s’exprimer et de vous donner leur opinion même si vous n’y adhérez pas. Des divergences peuvent apparaître mais peuvent être une source de réflexion par l’ensemble du groupe. Le but est donc d’arriver à rester dans une réunion constructive.

Le compte rendu à ne pas oublier

Une fois la réunion terminée, n’oubliez pas de faire un compte rendu car vous n’aurez peut-être pas réussi à résoudre tous les problèmes et certains d’entre eux peuvent nécessiter une nouvelle réflexion. Ce n’est pas parce qu’une objection immédiate a été formulée qu’elle est définitive. Certains pourraient même trouver une solution permettant de résoudre un obstacle par rapport à une difficulté rencontrée par exemple. Ceci est d’autant plus vrai si tout le monde n’a pas participé et que vous souhaitez avoir d’autres avis ou propositions. 

Doit-on être transparent sur tout vis-à-vis des équipes ?

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Doit-on être transparent sur tout vis-à-vis des équipes ?

La transparence est sans cesse réclamée de toutes parts afin de se sécuriser dans ce monde où il est facile de devenir corrompu. Elle se révèle être l’une des questions principales aujourd’hui dans nos sociétés. La transparence des gouvernements du monde entier vis-à-vis de la population, la transparence des entreprises vis-à-vis de leurs employés … Toutes ces questions se posent et permettent de mettre en lumière certains problèmes qui nécessitent une véritable réflexion. C’est exactement le cas, de façon un peu plus précise et dans un cadre qui touche directement la vie des entreprises, en ce qui concerne la transparence des managers par rapport à leurs équipes.

Est-il nécessaire d’opter pour une transparence totale dans le cadre de la gestion courante d’une entreprise ? Faut-il transmettre toutes les informations pour que les équipes soient au courant de tout ? Ou alors, la transparence n’est-elle pas un obstacle qui peut empêcher l’entreprise de fonctionner dans le bon sens ?

La transparence en entreprise ?

Dans un premier temps, il est nécessaire de bien comprendre ce dont nous parlons dès lors que nous évoquons la transparence dans le monde de l’entreprise, dans le cadre d’une relation entre un manager et ses collaborateurs directs. Dans ce cadre bien précis, la transparence passe par une transmission de toutes les informations qui gravitent autour du groupe formé par le manager et ses équipiers. Informations concernant les clients, informations concernant les contrats actuels et les contrats potentiels, informations concernant les objectifs à atteindre, les échecs et les réussites du groupe. Tout cela entre dans le cadre d’une transparence totale.

De prime abord, force est de constater que la transparence en entreprise ne présente pas nécessairement de mauvais côtés. Il semblerait évident que cela soit une obligation dans toutes les entreprises afin que managers et collaborateurs puissent avancer dans la même direction avec la même somme d’informations. Mais c’est en y regardant de plus près que l’on se rend compte que le bât blesse …

Transparent, jusqu’où ?

La transparence est loin d’être l’Eden qu’il est possible d’imaginer. Dans les entreprises où la transparence est de mise, la moindre information non transmise peut vite faire virer l’activité de l’entreprise toute entière au cauchemar, la faute à ceux qui se sentent lésés de ne pas avoir obtenu les informations en question, et ce à juste titre. Clairement, il est important de comprendre qu’une transparence totale est parfaitement impossible, et que s’engager dans cette voie c’est prendre des risques bien plus supérieurs que ceux encourus le cas échéant. Les managers se doivent de prendre leur responsabilité, de ne transmettre les informations qui sont utiles au bon déroulement des activités et à la bonne réalisation des tâches de la part de leurs collaborateurs. Ces derniers ne doivent pas nécessairement tout savoir sur ce qui peut se tramer en arrière-plan, que cela les concerne ou non.

Un savant dosage

Un savant dosage est la source de la cohésion des équipes entre transmission de l’information et rétention de ce que les collaborateurs ne doivent pas ou n’ont aucun intérêt à savoir. Mais aussi la volonté manifeste de la part des managers de ne transmettre que ce qui peut être utile au bon avancement des tâches de l’entreprise et à la bonne réalisation des objectifs est primordial pour travailler en toute sérénité. Sans prôner la transparence totale, ces quelques solutions évoquées là suffisent à comprendre que, non, il n’est pas nécessaire d’être transparent sur tout vis-à-vis des équipes mais qu’il reste important de partager les informations que chacun doit avoir en sa possession pour réaliser ses objectifs propres en toute quiétude.

Comment gérer un salarié difficile ?

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Comment gérer un salarié difficile ?

Travailler avec un salarié difficile est une situation à laquelle tout dirigeant ou manager est confronté au quotidien. Ce type d’employé peut simuler et faire croire que tout va bien ou direct, colérique, agressif, violent et insupportable. Il remet souvent en question l’autorité. Son attitude affecte les relations interpersonnelles. Alors, quelles stratégies adopter pour le gérer efficacement ?

« Si vous prenez soin de vos employés, ils prendront soin de votre entreprise »

Richard Branson

Recherchez la cause ou les causes de son comportement

En tant que supérieur hiérarchique, vous ne devez pas éviter un employé difficile. Essayez plutôt d’identifier la cause ou les causes de son comportement. Vous devez déterminer s’il s’agit d’une situation contextuelle ou d’un problème récurrent ancré dans sa personnalité. Le changement de comportement peut provenir d’une situation temporaire, par exemple les problèmes familiaux ou le stress au travail.

Identifiez les domaines dans lesquels l’employé pose problème

Un employé difficile peut provoquer de la démotivation, des conflits, de la frustration et la confusion entre collaborateurs. Il peut donc être un véritable cauchemar pour ses collègues. Dans certains cas, il reste silencieux et joue à la victime dans toutes les situations. Ne vous concentrez pas uniquement sur ses actions négatives, mais élargissez votre perception des raisons pour lesquelles il est considéré comme un employé difficile. Découvrez ses réflexes naturels et identifiez le contexte dans lequel il ressort son caractère difficile. Pour y arriver, il suffit d’observer les comportements et les résultats de l’employé concerné sur une longue période.

Rencontrez le salarié difficile et dialoguez avec empathie

Après avoir recherché les causes et le contexte, convoquez l’employé à une réunion au cours de laquelle vous serez assisté par un conseiller ou un responsable des ressources humaines. Cependant, Avant cette réunion, il est important de faire un dossier complet de faits concrets et de résultats tangibles. Évitez de mettre les ouï-dire et les perceptions personnelles dans ce dossier. Restez neutre et pratiquez la rétroaction constructive.

Voici les étapes à suivre pour réussir une rétroaction constructive :

• Détendez l’atmosphère en utilisant « je » pour échanger avec lui
• Présentation des résultats tangibles et des faits observés
• Recensez les réactions de l’employé par rapport aux résultats et faits
• Rappelez-lui les impacts de son comportement sur ses collaborateurs
• Notez ses réactions
• Sélectionnez deux à trois comportements à améliorer à court terme
• Demandez-lui de proposer des solutions et d’établir un plan d’action. Selon la gravité du problème, vous pouvez opter pour une formation par un professionnel ou un coaching par un gestionnaire. Pour une mise en œuvre efficace du plan d’action, la rigueur est de mise.

Assistez l’employé tout au long de la mise en œuvre du plan d’action

L’implication de l’employeur ou du supérieur hiérarchique dans la recherche de solutions ne s’arrête pas seulement à la première rencontre. En effet, il est recommandé de suivre l’employé dans l’application du plan d’action, de le rencontrer régulièrement et d’évaluer rigoureusement ses apprentissages.

S’il récidive, sanctionnez-le

Si malgré le coaching et la formation, l’employé présente des traits de personnalité qui ont des répercussions sur l’ambiance de travail et qui occasionnent des conflits au sein de l’entreprise, vous devez appliquer les mesures disciplinaires qui s’y imposent (avertissement, avis verbal, avis écrit, suspension et congédiement.) Évitez de prendre des décisions précipitées, car elles peuvent avoir des impacts négatifs sur le climat de travail, l’organisation du travail et le leadership.

La gestion d’un salarié difficile est une tâche complexe. Il ne faut surtout pas éviter d’intervenir pour corriger ce comportement, car les conséquences peuvent être lourdes pour l’entreprise. Enfin, pour réussir à changer un employé difficile, vous devez être rigoureux, courageux et persévérant.

« Venir ensemble est un commencement; rester ensemble est un progrès; travailler ensemble est un succès »

Henry Ford

Le crowdfunding, bien ou mal ?

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Avant le crowdfunding les moyens pour trouver des finances étaient fort limités. Celui-ci a ouvert la porte à de multiples opportunités et a permis d’éviter à de nombreux porteurs de projet le refus presque systématique des banques qui d’ailleurs ont en conséquence, elles aussi, changé leur comportement.

Le « crowdfunding » ou « financement participatif » est un concept qui a le vent en poupe. Cette méthode de financement ne cesse de faire parler d’elle. Toutefois, elle présente certains inconvénients auxquels il vaut mieux se préparer avant d’opter pour ce type de financement.

Les avantages du crowdfunding

Le crowdfunding constitue un excellent moyen alternatif de lever de l’argent. Les grands et classiques pourvoyeurs de fonds tels que les Business Angels regroupés en général autour d’associations ou d’un fonds d’investissement restent relativement peu nombreux. La démocratisation de ce type de financement permet de « donner au peuple » le pouvoir d’investir et s’adresse au plus grand nombre. L’investisseur reste impliqué puisqu’il choisit le projet qui l’a séduit (comme pour les autres méthodes de financement). 

Plus d’intermédiaires ?

Avec le crowdfunding, aucun intermédiaire ne se met entre l’investisseur et le porteur de projet, si ce n’est bien sûr, le site internet de financement participatif. Il constitue un véritable test marché puisque ce sont en général les clients qui vont devenir les premiers financeurs. Grâce à la forte interactivité avec les internautes, le retour de ces derniers permet de récolter des informations primordiales concernant l’objet de leur intérêt : cela constitue une bonne étude de marché pour un projet actuel ou futur. Si un projet fonctionne, la visibilité du porteur de projet augmente et avec elle, sa réputation. La croissance peut être accélérée et peut dépasser le simple fait d’avoir récolté un montant. Enfin, les versements des internautes sont, en général, sécurisés.

Les inconvénients du crowdfunding

Relativement récent, il faut être prudent avec ce type de financement car le cadre juridique est encore flou et indéterminé. Certains internautes peuvent demeurer récalcitrants à investir dans un projet présenté sur Internet car nul n’est à l’abri des arnaques potentielles vis-à-vis du public. L’utilisation de ce type de procédé entraine une divulgation de son idée. Et le porteur de projet, quant à lui, n’est pas à l’abri d’une duplication de son concept : la propriété intellectuelle ne protège pas les idées.

Mais ce n’est pas de l’argent gratuit !

 Il ne faut pas oublier que tout se paie, même le fait de demander de l’argent lorsqu’on en a pas : le lancement et le soutien d’un projet engendre des coûts (au moins humain) et nécessite certaines compétences pour le mener à bien que vous ne possédez peut être pas. Pour récolter l’argent nécessaire à l’élaboration de votre projet, il va falloir vous montrer vendeur et mettre votre orgueil de côté (sans pour autant ramper…) car il faut que votre projet séduise l’internaute. Pour finir, un projet qui ne fonctionne pas peut gravement entacher la réputation du porteur ou sa crédibilité. Par conséquent, avant de lancer votre projet sur le marché du financement participatif, mesurez tous les paramètres sans oublier le facteur « hasard »… Un homme averti en vaut deux !

Voir le comparatif de crowdfunding pour bien choisir votre plateforme de financement.

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