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Le secrétariat externalisé, est-ce une bonne idée ?

Le secrétariat externalisé est proposé d’une part par des entreprises dont c’est le cœur de métier et qui sélectionnent les secrétaires et leur font même souvent suivre une formation afin qu’ils soient opérationnels en toutes circonstances. Grâce au statut d’autoentrepreneur de multiples entreprises se sont insérées sur ce marché porteur.

Hommes et femmes de terrain, en tant que dirigeant seul ou d’une petite équipe, vous n’avez pas forcément toutes les compétences ou le temps suffisant pour vous occuper de la gestion courante de votre activité. Ainsi, nombre d’entre vous choisissent comme solution de confier certaines tâches à un prestataire extérieur : formalités comptables, démarches de recrutement, gestion de la paie… Mais avez-vous déjà pensé au secrétariat externalisé ? Aperçu de cette profession qui peut présenter de réels avantages pour les entrepreneurs.

Secrétariat externalisé kesako ?

Aujourd’hui, le secrétariat externalisé est une profession très répandue en France mais qui demande encore à acquérir une certaine notoriété.

Essentiellement développé dans le domaine de la permanence téléphonique et de la transcription de compte rendu, le secrétariat externalisé offre les mêmes services qu’une assistante classique : prise de rendez-vous, établissement et suivi des devis et factures, relance des impayés, rédaction de courriers, réalisation de bases de données, organisation d’évènements, création de plaquettes commerciales et autres supports de communication…

Ces services de secrétariat peuvent être proposés à des personnes installées en entreprises individuelles ou sous statut auto-entrepreneur qui possèdent plusieurs années d’expérience en tant que salariée. Celles-ci interviennent à distance ou sur le site de leurs clients, tout en respectant les règles de confidentialité inhérentes à leur profession.

Quels en sont les atouts pour le dirigeant ?

Les raisons pour lesquelles faire appel à un secrétariat externalisé sont les suivantes :

  • L’entrepreneur n’a pas les compétences ou le temps suffisant pour gérer certaines tâches du quotidien qui ne sont pas son cœur de métier ;
  • L’entrepreneur n’a pas les moyens financiers et/ou le volume de travail suffisants pour embaucher un collaborateur, ou ne souhaite tout simplement pas recruter et s’encombrer des démarches et formalités qui incombent à l’employeur de main-d’œuvre ;
  • L’entrepreneur doit faire face à un surcroît temporaire d’activité ou palier le remplacement d’un salarié absent.

Ainsi, les services de secrétariat externalisés permettent de répondre à ces besoins tout en offrant l’opportunité de diminuer ses coûts notamment. D’une part, le prestataire intervient à la demande du client, et notamment dans le cadre des urgences que peuvent rencontrer les entrepreneurs, avec son propre matériel informatique. D’autre part, le client évite par ce moyen toutes les formalités liées à l’embauche d’un salarié ou d’un intérimaire. 

Bien choisir son secrétariat externalisé

Si le secrétariat externalisé représente un intérêt certain pour les entrepreneurs, autant préciser cependant qu’il convient de bien choisir son prestataire et de faire appel à un professionnel compétent. En effet, le secteur n’étant pas réglementé comme pour de nombreux autres, n’importe quelle personne peut aujourd’hui proposer ce type de services sans en avoir la formation et l’expérience. Certaines personnes se lancent par exemple dans l’aventure sans réelles qualifications, afin de pour pouvoir se procurer un revenu. Pour choisir votre prestataire, il est conseillé de bien lire le devis qui vous est fourni ainsi que les conditions générales de vente. N’hésitez pas à rencontrer la personne avant tout engagement, vous pourrez ainsi mieux cerner sa personnalité.

Enfin, il convient de respecter certaines règles lorsqu’un entrepreneur s’appuie sur un secrétariat externalisé, notamment en termes de temps de travail, de directives et de lien de subordination, pour que le contrat de prestation de services ne soit pas considéré comme un contrat de travail déguisé.

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