Le webinaire jusque-là utilisé dans le cadre de communication internationale avec les filiales ou pour les dirigeants est devenu le grand gagnant de la communication interne du confinement, des grèves et de leurs aléas.

Les grèves, les transports en panne

Le coronavirus et son confinement ont imposé sans crier gare le webinaire pour remplacer les petits déjeuners, les réunions d’informations, les réunions des équipes, les conférences, les séminaires de direction …Ceux-ci étaient devenus parfois des rituels contestés mais qui étaient liés aussi bien à une stratégie de communication interne qu’externe pour permettre à l’entreprise de se développer et de mobiliser les équipes. Nombre d’entreprises ont donc fait pour communiquer du webinaire une nouvelle habitude. Après plusieurs mois d’une utilisation intensive et sans réelle stratégie ou organisation, due au fait des circonstances imprévues, Il apparaît évident d’utiliser le webinaire à bon escient et avec modération pour éviter les overdoses. Il ne faut surtout pas provoquer le désintérêt des équipes et arriver ainsi à l’effet contraire. Il doit faire l’objet d’une réelle stratégie de communication

Le webinaire, un outil de communication interne et de cohésion de l’entreprise

Le confinement a séparé brusquement les collaborateurs de l’entreprise. Certains ont continué à travailler au sein de l’entreprise lorsque d’autres étaient en télétravail sans préparation aucune à ce nouveau fonctionnement qui a empiété leur vie familiale. Pour un certain nombre d’entre eux qui se plaignaient des rituels du lundi, des réunions qu’ils trouvaient chronophages et parfois dénuées d’intérêt, la réunionite allait être mise au placard et donc la nouvelle forme de communication, le webinaire leur paraissait une nouvelle manière de communiquer porteuse de sens. Cependant, bien sûr à condition de l’utiliser à bon escient et qu’elle s’adapte aux nouveaux enjeux et nouveaux besoins et qu’elle leur permette d’échanger efficacement.

Le webinaire, une opportunité dans un contexte de crise ?

Les managers, dans le cadre à la fois du présentiel et du télétravail, doivent communiquer avec leurs équipes régulièrement pour qu’elles restent impliquées et motivées pour permettre à l’entreprise de traverser la crise sans dommages collatéraux comme celui du découragement des collaborateurs. Cette crise est une opportunité pour les managers de remettre en cause leur mode de fonctionnement avec leurs équipes et bien sûr d’améliorer la fluidité de la communication et mettre en place des actions pertinentes pour continuer à motiver et garder le lien avec les collaborateurs qui travaillent de leur domicile.

Le webinaire, mais pour quel usage dans ce contexte de crise ?

Dans ce contexte de crise, le manager a pour rôle majeur d’informer : il transmet à ses équipes les décisions et objectifs de la direction, les consignes de prévention liées au contexte actuel, les priorités dans l’organisation du travail … A contrario, le manager devra transmettre à la direction entre autres les éventuelles difficultés qui peuvent être de toutes natures (logistique, cybersécurité, relationnelle…), les nécessités d’adapter l’organisation dans ce contexte particulier (les outils à fournir aux équipes) et les souhaits des équipes. Il s’agit de rassurer les salariés en diffusant des messages explicites sur le fonctionnement de l’entreprise et de transmettre les dernières obligations sur les normes de sécurité, gestes quotidiens, etc…

Le plus important dans ce contexte où l’on a une avalanche d’informations alarmistes est d’informer quotidiennement les équipes sur le télétravail, le chômage partiel et les arrêts de travail et pour les régions à nouveau confinées ne pas tomber dans un pessimisme délétère. Mais votre mission en tant que dirigeant est avant tout d’accompagner les managers et les salariés dans leur travail au quotidien, de remobiliser les équipes et de créer du lien entre les salariés qu’ils soient en présentiel, en télétravail, en visites commerciales ou confinés par différentes actions que vous allez mettre en place (jeux, journées thématiques, sport à distance, etc…). Ils ne doivent pas se sentir seuls face à cette crise et sentir qu’ils sont dans une entreprise bienveillante.

Des webinaires, sous quelle forme ?

Il est nécessaire de poser en amont les différentes réunions, rencontres pour mettre en place des webinaires. Les réunions au sein des entreprises avant la crise, il en existait une kyrielle associée à la stratégie de l’entreprise : événements, nouvelles procédures, transmission de l’information, échanges autour du produit, des stocks organisation des services dans ce contexte… Les réunions classiques comme la réunion du manager et de ses équipes pour le travail, le suivi d’un projet, la réunion avec les équipes pour des échanges humains. Mais aussi et, dans un contexte de crise, la réunion de l’ensemble de l’entreprise est essentielle : l’important c’est l’intérêt du contenu et l’objectif c’est de donner de l’espoir.

La direction de l’entreprise doit transmettre le plus rapidement possible tout changement de situation pour éviter que les fausses nouvelles envahissent les échanges. Beaucoup de séminaires en entreprise avaient pour objet un projet d’entreprise, la vision, la raison d’être, les valeurs… Ce sont des sujets clefs qu’il faut continuer de partager et autour desquels il faut pouvoir échanger.

Les webinaires permettent d’atteindre un plus grand nombre de collaborateurs et cela même plus facilement qu’en présentiel. Ils simplifient l’organisation de ces communications. De plus lorsque qu’un collaborateur est face à une vidéo sur son ordinateur, il se concentre davantage et il n’est pas distrait par les autres collaborateurs qui parfois par une attitude négative les influence. Il faut d’abord se servir des repères posés habituellement et savoir utiliser l’expérience des réunions mises en place avant la crise et en profiter pour y ajouter une valeur ajoutée. Il est même indispensable en amont récolter les questions afin de pouvoir répondre de la manière la plus explicite possible.

Mais surtout il faut se demander à quel rythme ?

Il y a une différence pour les équipes d’avoir en présentiel à portée de vue leurs chefs de services et de se retrouver sans le chef d’équipe ni des collègues pour leur poser des questions ou tout simplement pour échanger. Cette réalité ne doit être en aucun cas sous-estimée et elle est d’autant plus essentielle s’il s’agit de nouvelles personnes. Il faut donc choisir une juste mesure et demander aux collaborateurs leur choix et les raisons de leur choix, leurs idées afin d’ajuster la communication.

Évitez de créer une nouvelle forme de réunionite, créez une nouvelle synergie

Les cadres passaient 27 jours par an en réunion en 2018. Au nombre de jours étaient associée la qualité médiocre de la plupart des réunions qui entraînaient des pertes de temps considérables. Par ailleurs, ils représentaient un coût pour les entreprises. 49 % des cadres déclaraient éprouver des difficultés à exprimer leurs idées en réunion. 23 % déclaraient que certains monopolisaient la parole, 13 % ne sentaient pas légitimes et 11 % constataient que leurs avis n’étaient pas pris en compte. Il faudrait donc avec le webinaire optimiser les échanges. Alors inutile de reproduire ce qui était obsolète.

Manager par la confiance

La confiance ne s’improvise jamais. Elle se construit par un partage entre manager et collaborateurs sur les divers fonctionnements ( les horaires, les plages de contacts, les objectifs, la qualité du travail attendue, les délais etc. ), ainsi que par la qualité des échanges et de la recherche de solutions en cohésion. Sans aucune préparation le télétravail peut rencontrer un certain nombre d’écueils et pour se rassurer les managers peuvent multiplier les reporting pour vérifier que les salariés sont bien devant leur ordinateur en train d’effectuer des tâches pour l’entreprise. Il est nécessaire de mettre en place un management par objectifs en s’assurant de donner les moyens de « comment ».

Avec la distance, il est crucial de ne pas négliger l’impact du feed-back réciproque. Il convient de vérifier la clarté des messages, que chacun sait ce qu’on attend de lui. Valoriser la contribution de tous, au-delà des seuls résultats fait partie des missions essentielles des dirigeants pour fédérer les équipes et développer la motivation.