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Savoir gérer son temps : les secrets

Véronique Garnodier a créé l’entreprise Charlott’, une entreprise qui rencontre un réel succès dans la lingerie et, plus récemment, le prêt-à-porter. L’entreprise vient de fêter ses 25 bougies et l’entrepreneure prône la capacité de voir grand, l’ouverture aux autres et surtout l’optimisme. Zoom sur sa gestion du temps

Quelles sont vos bonnes pratiques pour gagner du temps ?

La première chose est d’être organisé. Ce n’est pas nouveau de gérer mes priorités et surtout d’avoir une équipe qui me permet de déléguer un certain nombre de tâches. En règle générale, je travaille sur des espaces temps c’est-à-dire que j’ai plusieurs programmes qui sont superposés : à la semaine, au jour et au mois. Cela me donne l’opportunité de jongler en fonction des priorités et des blocages de dossiers. C’est une méthode que je pratique, que j’ai transmis aux équipes et qui fonctionne bien. Cela m’évite de tout mélanger car souvent on a tellement de choses à faire qu’on travaille tout le temps dans l’urgence et on perd pied. On finit par gérer uniquement les problèmes qui arrivent et on ne domine pas son temps. 

Concrètement cela donne quoi ?

Cela permet de travailler dans des espaces temps différents car je sais qu’il y a des tâches qui doivent être réalisées sur un mois donc je vais juste commencer à en poser les bases et me dire qu’il faut que je les suive régulièrement afin qu’elles soient effectuées dans le mois. Quand il y a un travail à la semaine, je vais demander de l’aide aux équipes et entrer dans la partie opérationnelle avec le matin le fait de donner des instructions et de faire le point le lendemain ou le surlendemain avec les équipes. Et quand c’est une tâche à la journée, si elle dure moins de 2 minutes, je la fais instantanément. Tout ce qui prend plus de temps, je le programme dans la journée en me laissant des marges de manœuvre pertinentes. Je me suis vite rendu compte que je n’avais pas laissé de marge de manœuvre et que je me laissais vite débordée. J’ai donc instauré des temps morts qui ne servent à rien mais qui sont toujours comblés pour gérer des problématiques que je rencontre ou des retards que j’ai pris. J’ajoute systématiquement 30 % de temps morts. 

Pourquoi est-ce si important ?

Si vous n’avez pas de temps libre, vous n’avez pas de liberté et vous ne pouvez pas vous rendre disponible pour les autres. Dans tous les métiers, la communication reste la clé d’une bonne organisation et d’un gain de temps. Si vous voulez que les gens adhèrent, il faut pouvoir parler avec eux et donc du temps. Je ne m’impose pas un horaire fixe. Si je n’ai pas pris de retard, je vais aller prendre un café, discuter, voir l’ambiance et raconter une blague à côté. 

Comment sont gérés vos trois espaces temps ?

Une partie est une to do list, l’autre est une partie qui est de la planification type Google ou agenda électronique, ce qui permet de le partager et de suivre de manière régulière. J’actualise tous les jours et j’ai un agenda électronique et un agenda papier. Je n’inscris pas la même chose dans les deux mais l’agenda papier me permet vraiment de visualiser ma journée. Dans ce dernier, je ne reporte que les actions que je dois effectuer dans la journée. 

Quelles sont vos bonnes pratiques ?

Je n’arrive pas spécialement plus tôt car je commence ma journée par du sport. Cela me permet de tourner en boucle, quand je pédale, sur les dossiers qui sont problématiques et je reviens sur des choses que j’ai faites, mal faites ou pas faites. Du coup, quand j’arrive au bureau tout est très clair dans les tâches à réaliser, ma journée est structurée et je range le bureau la veille. Je considère que le sport est une nécessité dans la vie de tous les jours pour être bien dans sa peau et cela a pour conséquence que rien ne vous pèse. Au final c’est essentiel d’y consacrer un peu de temps. Si je n’arrive pas à traiter une tâche dans la journée car elle s’étend par exemple sur une semaine, je le mets à ma droite. Je les décale pour les voir tous, je ne les entasse pas. 

Comment organisez-vous votre to do list ?

Alors c’est un point essentiel car j’ai mis longtemps avant de le mettre en place et cela personne ne le fait ou presque. Quand je prends ma to do List de la journée, il faut toujours commencer par le truc le plus pénible. On a tendance à faire toujours le contraire et je me fais violence pour y arriver. Après je me suis débarrassée du sujet et tout va vite et bien. Très souvent, on commence toujours par ce qui va bien, qui est facile à faire et agréable. Alors on barre, on barre et il reste toujours la chose pénible à faire en fin de journée. On se dit alors « j’ai presque tout fait » donc je peux la reporter au lendemain ». Au final, on ne la fera jamais sauf sous la torture (rires) !

Utilisez-vous des applications ?

Oui ce sont des applications mais internes qu’on a développées et je reçois un email de mon DAF, tous les matins à 8 heure 10 qui m’envoie sur une page, six chiffres qui sont les indicateurs clés. Cela peut être les recrutements, le chiffre d’affaires, la comparaison par rapport à l’année dernière ou encore par rapport au prévisionnel avec des cases vertes et roses. Cela me saute aux yeux tout de suite. Le service commercial le fait également.

Comment gérer vous vos emails ?

Quand je me lève, j’ai une séquence email ainsi que ma to do List de la journée, le temps que le café coule et alors que personne n’est levé dans la maison, je prends mon café et je les lis. Ceux que je peux traiter en moins de deux minutes, je les traite en même temps que je prends mon petit déjeuner. Il y a aussi ceux que je dois transférer au bon service. Ceux qui sont plus longs et qui demandent des réponses plus réfléchies, je vais les traiter en arrivant au bureau. Je vais commencer à réfléchir aux réponses pendant que je fais mon vélo. Je fais principalement des emails le matin et le soir quand je suis devant la télévision à partir de 20H, je vais faire un tri notamment par dossier et par thématique. Je ne suis pas tout le temps connecté. Sinon, vous commencez quelque chose, une autre chose arrive que vous traitez et ainsi de suite. Résultat : vous finissez par avoir tout traité et avec le premier dossier dans les mains. Pour le SMS, c’est différent c’est sûr. 

Est-ce que cela vous arrive de mettre votre téléphone en silencieux ?

Oui à chaque fois que je mange que ce soit seule ou avec quelqu’un ! C’est évident que je le mets souvent en silencieux notamment quand je suis sur un dossier par exemple. Sinon vous pouvez être tout le temps dérangé. Ceci dit, je fais quand même attention aux appels même si en général les gens ne m’appellent pas pour tout et n’importe quoi. Sinon, je ne suis pas une acharnée qui ne décrochera pas pour partir. Je prends du temps pour me reposer et partir en vacances par exemple. Cela me rend plus efficace par la suite. 

Est-ce que vous utilisez des emails type de réponse ?

Non je ne le fais pas mais à tort. Je pense que cela pourrait me faire gagner du temps, tout comme les réponses automatiques en cas d’absence. Surtout, dès que j’ai un temps mort quand je suis en vacances par exemple ou dans les transports, j’en profite pour me désabonner un maximum. Je prends le temps, peut-être une fois par mois pour le faire car sinon vous êtes submergé par la suite par les spams. 

Au niveau des réunions, est-ce que vous faites quelque chose de particulier ?

J’ai plusieurs types de réunion. J’ai la réunion zoom. J’ai organisé deux salles qui sont des salles dédiées à la communication réunion. Elles ne dépassent pas 45 minutes. Les séminaires sont un peu différents avec différents temps de détente. On ne fait pas de réunion debout mis à part lorsque l’on fait des animations de recrutement ou des stands de rue. Il y a un mange debout et on tourne autour dans ce genre de cas.

Est-ce que vous optimisez vos déplacements ?

Il est sûr que dès qu’il y a plus de 200 personnes, je me déplace. Je ne suis pas spécialement pour le télétravail car je trouve que c’est une source d’isolement. A un moment donné, cela peut affecter le moral et on peut perdre le fil et ne pas tout ressentir. Les gens peuvent perdre le sens de leur travail. Il faut pouvoir toucher la batterie émotionnelle pour rebooster. 

Est-ce que vous limitez le temps sur Facebook ?

Non je ne le fais pas car je me vois mal contrôler les équipes. Il faut aussi qu’ils se sentent bien au travail donc ils doivent prendre conscience par eux-mêmes des temps qu’ils peuvent utiliser pour se détendre et ceux pour travailler. Par contre, il y a des résultats à obtenir donc quand il y a un trop gros écart, il y a des conséquences logiques. 

Que pensez-vous du multitâches ?

Cela peut être intéressant sur des tâches qui ne demandent pas trop de stratégies ou de réflexion et qui n’engagent pas trop par la suite. Vous ne pouvez parfois pas faire autrement que de faire une seule tâche mais dans certains cas cela peut éviter la monotonie d’un travail. Le tout finalement c’est de finir. 

Vous parliez de transmission de méthodes à vos équipes ?

Quand je fais des séminaires et que je pars trois jours par exemple comme la semaine prochaine au bord de la mer. Je vais travailler justement sur les espaces temps et très peu sur la partie technique de notre métier. Je vais leur parler de qualité managériale, de savoir être ou donner du sens plus que de savoir-faire. Dans votre communication, vous devez aussi être simple, ludique et efficace. Si vous ne le faites pas les gens ne vous comprennent pas et vous n’emmenez pas tout le monde. Ludique car cela permet de bien mémoriser le message et efficace donc avoir un feed-back pour être sûre que le message est bien passé et qu’il sera bien retransmis. Je me répète souvent : simple, ludique et efficace. Pour gagner du temps, il faut toujours arriver souriant. Je ne l’ai pas dit au début de notre entretien mais le matin j’ai toujours une pensée positive en me disant que cela va être une belle journée. Après je suis plus efficace car quand vous avez une problématique, vous tournez en rond sur le « pourquoi » et c’est insupportable alors qu’il faut passer sur le « comment je m’en sors ? ».

Est-ce qu’il vous arrive de prendre des notes ?

Oui je note beaucoup car après du coup je peux reprendre. Je vais noter de manière synthétique un mot clé, un mot en particulier, une phrase. Ce n’est pas Balzac mais cela me permet de me remémorer et de dire à la personne : « rappelle-toi quand on s’est vu il y a un truc qui m’a sauté aux yeux par exemple le mot performance ». Sinon, au niveau des tâches qui arrivent, je les note sur mon téléphone car c’est l’objet que j’ai tout le temps sur moi. 

« Dans votre communication, vous devez aussi être simple, ludique et efficace. Si vous ne le faites pas les gens ne vous comprennent pas et vous n’emmenez pas tout le monde. Ludique car cela permet de bien mémoriser le message et efficace donc avoir un feed-back pour être sûre que le message est bien passé et qu’il sera bien retransmis. »

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