S’il y a bien un enseignement que l’on peut tirer des crises actuelles, c’est que l’imprévu peut toujours survenir. Même si une situation n’est jamais arrivée, cela ne l’empêche pas de se produire. Alors avez-vous, vous aussi, prévu toutes les situations et comment les résoudre ? Zoom sur les situations qui sont les plus courantes dans les entreprises et qu’il pourrait être utile de devancer pour éviter de vous retrouver dans une impasse.
Vous avez travaillé tard dans la nuit et même depuis plusieurs jours mais le nez dans le guidon, vous avez omis de sauvegarder votre travail avant de l’éteindre. Et on ne sait pas pourquoi, le lendemain, votre PC ne veut plus s’allumer !!! Vous courez chez le réparateur pour qu’il vous aide à sortir de cette situation et là il vous annonce que votre disque dur a rendu l’âme et que vous avez peu de chance de retrouver vos données. Panique à bord… Ah, si j’avais pris le temps de sauvegarder !
Un client qui ne paye pas à l’heure ou pas du tout
Il s’agit d’une situation courante. Si le client est souvent de bonne foi et fait en sorte de vous payer dans les mois ou les années à venir, il se peut qu’il se retrouve dans l’incapacité de le faire immédiatement. Il s’agit certes parfois de stratégie d’entreprise qui conserve le cash et ne paie jamais à l’heure. Il vous faut l’imaginer pour ne pas être pris au dépourvu. Ce n’est pas parce que vous avez stipulé paiement à 60 jours sur votre facture que tout le monde le fera.
Vous pouvez commencer par rôder votre process pour que cela se produise le moins possible et faire en sorte que les relances s’effectuent en temps et en heure. Mais parfois, il ne vous sera pas possible tout de même de recevoir votre paiement en temps imparti. Il faudra donc prévoir des trous de trésorerie ou encore pouvoir subvenir à une absence de paiement en cherchant les solutions qui existent pour combler le délai même si votre rentabilité générale vous suffit le plus souvent.
Une livraison qui n’arrive jamais
Cela arrive rarement mais parfois certaines choses que vous commandez ne parviennent pas à destination. Être sans arrêt en flux tendu reste une bonne pratique. Cependant, elle génère dans ce genre de cas l’interruption de votre chaîne de production. Ceci s’avère vrai aussi dans la production de produits mais également de services. Il vous faut donc envisager d’éventuels retards de livraison, voire une absence en préparant des stocks (ce qui aurait été bien dans le cas des masques) surtout quand une rupture potentielle de la chaîne d’approvisionnement total survient et que vous pouvez rencontrer des difficultés à vous approvisionner (notamment en cas de pandémie, me direz-vous). A noter que le stockage coûte cher et la possibilité de repérer des alternatives en amont que vous pourrez rapidement activer en cas d’arrêt représente par exemple une excellente stratégie.
Un bad buzz qui vous frappe
Même les entreprises les plus expérimentées en buzz sont susceptibles de subir un bad buzz. La moindre erreur peut vous être fatale à l’heure ou les réseaux sociaux réagissent à vitesse grand V. Même si vous n’êtes pas directement responsable du bad buzz, il se peut que vous y soyez impliqué bien malgré vous. Le Slip Français a par exemple subi le bad buzz parce que des salariés, en dehors de leur temps de travail, se sont amusés à faire n’importe quoi.
Sans revenir sur le fond de l’histoire, cela montre que vous devez anticiper un éventuel bad buzz notamment en mettant en place une cellule de crise qui vous permet de réagir à ce genre d’évènements et ceci, TRES rapidement. Il vous faut envisager différents scenarios et pouvoir répondre immédiatement afin de désamorcer le problème avec les mots justes. Le moindre impair coûte parfois très cher. Marquer avec vigueur votre désapprobation par rapport à certains comportements envers votre enseigne afin de ne pas cautionner les agissements de quelques-uns s’avère essentiel.
Un raté dans une commande
Personne n’est parfait et vous ou votre entreprise n’êtes pas à l’abri de rater quelque chose. Qu’on parle de délai de livraison, d’erreur dans l’envoi, d’une réception en mauvais état ou encore d’une non-conformité du produit par rapport à la commande, toutes ces situations vous arriveront sûrement et vous devrez faire face à l’insatisfaction du client. Le nombre de cas où cela survient est considérable et beaucoup d’imprévus ne vous viendront même pas à l’idée si vous y réfléchissez. Bien sûr, avec l’expérience, vous allez vite identifier les cas les plus fréquents. N’hésitez pas à faire des réunions de brainstorming pour savoir tout ce qui pourrait se passer et comment y répondre pour transformer l’insatisfaction client … en compréhension voire satisfaction dans le meilleur des cas. Vous devez avoir une structure de mesure claire qui vous permet de rectifier sans perdre un instant n’importe quelle situation.
Un problème dans l’équipe
Qu’on parle de maladie ou encore de grève, il vous faut penser que toutes vos équipes ne seront pas opérationnelles tout le temps. Plus vous serez en flux tendu et au jour le jour, plus vous ferez prendre de risques à votre entreprise. De nombreux évènements sont à même de paralyser votre entreprise comme les deux premiers, certes, mais tout simplement un incendie dans vos locaux par exemple. Pour ce faire vous devez avoir envisagé toutes les réactions pour y répondre en un laps de temps record. Avez-vous par exemple un système de sauvegarde de données automatiques ? Avez-vous anticipé qu’un de vos collaborateurs puisse s’absenter de manière inattendue pendant quelque temps ? Comment comptez-vous gérer la situation dans les différents cas et quelles sont vos alternatives en dehors de la cessation d’activité ?
Même si cela prend du temps à mettre en place vous devez considérer en amont tous les problèmes qui peuvent atteindre l’équipe, y compris à vous ! Vous n’êtes pas à l’abri d’attraper le nouveau coronavirus et de finir en réanimation ainsi que vos collaborateurs. Pensez à prendre dans la mesure du possible un maximum d’avance ou encore de vous assurer par exemple contre la perte d’exploitation.
Une dépense inattendue
Il s’agit d’un phénomène courant quand on est chef d’entreprise. Malgré toutes les habitudes et situations qui semblent se répéter, il existe toujours des dépenses inattendues qui se présentent. Tout simplement il arrive même qu’elles soient liées au fait de tenter de nouvelles choses pour essayer de trouver des opportunités. Les dépenses inattendues en font partie et avoir prévu en amont un trou de trésorerie pour pouvoir faire un investissement ou payer la dépense oubliée représente une bonne pratique. N’hésitez pas à faire le point avec votre banquier en amont ou à vous renseigner sur les différentes solutions qui existent afin par exemple de créer un compte client même si vous n’en avez pas forcément besoin ou à connaître les pièces nécessaires pour constituer le dossier et les réunir dans l’éventualité où vous deviez le faire.
Vous l’aurez compris, les imprévus surgissent de partout et de nulle part et il vous faudra anticiper pour pouvoir réagir avec efficacité à la plupart d’entre eux. N’hésitez pas à réunir vos équipes et à demander à chacun les difficultés qui pourraient éventuellement surgir et nuire à son activité. Une simple panne de pc engendre parfois un arrêt de l’activité et avoir pensé aux solutions en amont n’est que rarement un luxe.
