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Comment choisir vos locaux professionnels ?

Vous souhaitez prendre vos propres bureaux. Si de nombreuses offres peuvent vous plaire, les critères demeurent souvent bien plus nombreux qu’on ne le pense avant de vous engager notamment si vous êtes dans le cadre d’un bail 3-6-9. Si vous ne savez pas très bien sur quelle base vous décider, cet article est fait pour vous.

Les critères à prendre en compte

L’implantation s’avère un des aspects essentiels à prendre en considération lors de la création d’entreprise ou lors de son développement. Il y a trois critères de base : le lieu d’implantation, la superficie et le prix. Le lieu d’implantation a un impact non seulement sur vos futurs recrutements ainsi que l’accès à certaines aides comme celles liées aux zones franches. La superficie n’est pas à négliger car en fonction de votre développement, vous pourriez vite vous retrouver à l’étroit ou à diriger des équipes éclatées en plusieurs lieux. Le prix est évidemment un des critères car vous n’allez pas mettre à mal votre entreprise, juste pour avoir de beaux locaux.

D’autres éléments restent à prendre en compte comme l’image que vous souhaitez dégager ou l’environnement (sécurité, accessibilité, commerce de proximité…). Ce dernier critère influera parfois fortement sur votre capacité à recruter certains profils ou tout simplement le bien-être au quotidien de vos collaborateurs même si le télétravail a largement remis en cause ce critère si vous le pratiquez.

Quel que soit le secteur d’activité dans lequel vous exercez, le choix de vos locaux professionnels induit des changements en termes d’organisation et d’infrastructure. Cette décision impacte vos salariés, vos recrutements, vos méthodes de travail (production, livraison, installation et suivi clientèle) et même votre relation avec vos clients.

Les bureaux temporaires et la domiciliation

Sans toutefois vous assurer d’avoir des bureaux, la domiciliation ou la location temporaire de bureaux représentent des solutions alternatives. La domiciliation consiste à posséder une adresse postale. Vos frais liés à la location s’en trouvent amoindris (à environ une centaine d’euros par mois voire moins). Vous pouvez choisir une adresse que vous estimez intéressante, professionnelle et même prestigieuse, conférant à votre entreprise une certaine légitimité. Autre avantage auquel on pense rarement : celui de ne pas devoir changer de siège social à chaque fois que vous déménagez et de devoir réaliser toutes les formalités qui vont avec.

La location temporaire de bureaux permet d’obtenir une flexibilité quant à la durée du contrat mais aussi des avantages comme des équipements à disposition dans des espaces de travail et, généralement, des accès à Internet. Plus chère que la location longue durée, elle s’avère adaptée si votre besoin est périodique ou si la taille de votre structure risque de changer rapidement.

Les pépinières, incubateurs ou accélérateurs pour certains profils

Les incubateurs ou accélérateurs sont, en général, destinés aux porteurs de projet. Il les aide à concrétiser leur projet et accélérer leur développement. Il intervient, très souvent, avant la création d’entreprise ou au début de l’entreprise. La durée « d’incubation » est souvent très courte puisque varie entre 2 et 6 mois. A la fin de cette période, vous devrez vous mettre en quête de locaux.

Les accélérateurs et pépinières vont généralement dans le prolongement. Ils agissent comme des structures qui accueillent, hébergent et accompagnent les entreprises pendant 2 ans environ. Ils permettent de bénéficier d’un ensemble de services tels que des bureaux, des conseils spécialisés, des moyens logistiques, d’un secrétariat et donne souvent accès à des financements potentiels etc. Ils possèdent des tarifs attractifs (souvent inférieurs au prix du marché) voire sont parfois « gratuits » puisque la rémunération peut être basée sur un pourcentage de la levée de fonds. La présence est en général limitée au maximum quatre ans et n’exige ni préavis ni caution.

L’entrée en pépinière, accélérateur ou incubateur fait l’objet d’une sélection à l’entrée et certains critères d’activité sont parfois exigés.

Le coworking : une solution moderne

Le coworking permet de n’avoir à avancer ni caution, ni, comme c’est souvent le cas, plusieurs mois de loyers. Dépenser de l’argent s’avère quasi impossible pour les entreprises en création. L’exigence de bilans n’est pas nécessaire pour y avoir accès, ce qui constitue une deuxième raison pour opter pour cette solution.

Le coworking s’adapte bien aux jeunes entreprises qui débutent mais également aux petites structures. Il peut devenir un véritable outil de (re)motivation pour vous et vos équipes : vous évoluez avec d’autres entrepreneurs dans un espace collaboratif. La plupart de ceux-ci est dotée de nombreux équipements (bureaux, salle de réunions, cuisine, espace détente,…) et la connexion Internet est fournie.

L’avantage majeur réside dans la flexibilité de la durée de location (journalière ou mensuelle) et dans l’attractivité des tarifs. Vous ne serez pas engagé dans la durée et pourrez facilement quitter l’espace de coworking en cas de difficulté de trésorerie. La cohabitation avec d’autres sociétés peut être appréciée (motivation, possibilité de faire des partenariats, échange possible avec d’autres entrepreneurs) comme détestée par ceux qui aiment s’isoler. Vous pouvez généralement changer de place, ce qui sera apprécié par certains pour sortir d’une routine.

La location : un engagement mais des réductions

Si vous décidez de louer des locaux, vous devrez, certes, payer votre loyer et les charges et vous serez engagé généralement dans un bail 3-6-9. Il arrive parfois que des locaux nécessitent une rénovation mais ils sont en général remis à neuf dans ce cas.

Si vous souhaitez opter pour la location, celle-ci demande en général une caution ou des mois de loyers en avance ainsi que l’acquisition nécessaire de matériel et de la connexion internet si vous en avez besoin. La location demande généralement de disposer de bilans.

Il existe plusieurs types de bail. Selon le Code du commerce, le bail commercial aussi appelé bail 3, 6, 9 (ans) permet de louer des locaux professionnels. On note également le bail précaire ou bail commercial dérogatoire. Ils engagent le locataire sur une courte durée, ils présentent des avantages en termes de flexibilité mais sont difficiles à trouver et peu sécurisants pour le locataire.

Achat ou location ?

Avant toute décision d’achat, sachez qu’il est assez rare d’acheter lors de la création, la trésorerie étant en général assez faible et ayant d’autres utilités. Dans le cas du développement, le coût de l’investissement et les questions fiscales doivent être analysés. Vous devez déterminer la capacité de votre entreprise à rembourser un prêt. Une méthode simple, afin d’évaluer celle-ci, consiste à réaliser une simulation de crédit immobilier par le biais d’Internet. Après avoir déterminé le montant de l’apport initial, estimez les contraintes et aménagements techniques nécessaires au démarrage de votre activité, le poids des travaux ainsi que le coût de la nouvelle implantation. La durée du prêt varie selon les taux imposés et les mensualités souhaitées. Votre demande est soumise à l’organisme qui peut l’accepter ou non. N’hésitez pas à mettre en concurrence plusieurs banques si vous êtes dans ce cas.

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