Gestion

6 étapes pour réussir la gestion de projet

La gestion de projet comporte en principe six étapes. La plupart des projets commencent et se déroulent selon des processus identiques même si ceux -ci peuvent notamment changer en fonction de l’origine du projet ou encore de la taille de l’équipe qui y sera affectée.

Réaliser un état des lieux

Il s’agit d’effectuer avant tout un état des lieux avant de lancer le projet. Il est indispensable de cerner le contexte dans lequel le projet est lancé et ses enjeux. Il est évident que vous ne traiterez pas forcément de la façon similaire un projet qui a pour but de compléter par exemple une offre existante ou un projet qui arrive dans un univers vierge.
L’objectif général du projet est de déterminer les gains espérés sur le projet et de savoir rapidement si le projet apparaît comme faisable ainsi que d’appréhender les objectifs SMART pour sa réalisation. Selon la nature du projet et son envergure, vous pourrez déterminer vos besoins car rien ne sert de faire appel à des compétences qui s’avéreraient inutiles et de vouloir absolument réunir sans raison justifiée chaque métier de l’entreprise. Ainsi, un spécialiste de la communication externe peut se révéler inutile pour un projet qui n’aura pour vocation que d’améliorer la performance d’un outil interne.

Déterminer les ressources

Tout projet nécessite des ressources. La grande difficulté reste de bien diagnostiquer en amont celles dont vous aurez besoin avant que le projet démarre sachant qu’il est courant de rencontrer des difficultés que l’on n’avait pas prévues.
Analyser les ressources reste une étape clé car si toutes les compétences sont présentes dans l’entreprise cela n’implique pas qu’elles seront forcément disponibles pour le projet. L’absence de certaines compétences est susceptible de bloquer le projet voire de retarder fortement son déroulé. Cette étape de vérification des ressources est donc essentielle. Dans tous les cas, le responsable de projet doit s’assurer que chaque membre de l’équipe connaisse sa fonction ainsi que celles des autres membres pour instaurer une communication fluide.

Planifier l’ensemble des tâches

Si certains managers planifient en amont l’ensemble des tâches avant de rencontrer leurs équipes, force est de constater que les associer représente en amont une bonne pratique. Chacun étant expert de son métier, il pourra contribuer à fixer au mieux le planning et à s’assurer de la faisabilité d’une tâche dans le temps donné ou encore déterminer où du temps peut être gagné même s’il peut s’avérer judicieux de garder certaines marges de sécurité.
Quel que soit le projet, la date limite de livraison doit être connue. Une fois l’ensemble des tâches connues et vérifiées avec chaque partie prenante, vous serez alors en mesure de fixer des objectifs intermédiaires que vous pouvez décliner en sous-objectifs afin de donner un meilleur rythme au déroulement du projet. Il est en général courant de réaliser un planning, où chaque date majeure est indiquée, et de le communiquer à tous les membres du groupe.

Mettre en place les moyens pour communiquer

La réussite d’un projet dépend souvent de la bonne circulation de l’information au sein de l’équipe. Une bonne pratique consiste souvent à réunir l’équipe projet dans un même lieu, notamment si elle n’est que sur un projet ou à des dates régulières si les personnes sont en télétravail. C’est la raison pour laquelle la circulation de l’information va être la pierre angulaire de la réussite du projet. Que l’on parle de retards ou de contraintes particulières, tous les membres doivent avoir la possibilité de communiquer facilement entre eux et de pouvoir être force de propositions.
Toutes les informations utiles à chaque membre doivent être facilement accessibles pour éviter toute surprise. Si certains chefs de projet aiment centraliser l’ensemble des informations et les redispatcher par la suite, anticiper de ne pas être toujours disponible reste une évidence. A défaut, le projet pourrait s’en retrouver paralysé. Par exemple, la documentation doit être facilement accessible à chaque membre de l’équipe.
Le partage de connaissances représente également un atout afin que chacun puisse monter en compétences pour la réussite du projet ou du moins se faire une vision plus précise du travail de chacun. Des plateformes collaboratives existent si vous souhaitez y faire appel. Il est nécessaire également de sensibiliser chacun au fait que tout le monde n’étant pas du même métier, il faudra parfois travailler sur sa communication personnelle pour la rendre compréhensible à tous.

Mettre en place un suivi

Si la planification est fondamentale, la capacité à suivre l’avancée de chaque membre de l’équipe s’avère primordiale. Elle peut d’abord permettre à chacun de s’organiser et de prendre en compte une contrainte inopinée dans l’avancée du projet. N’hésitez pas à rendre facilement explicites les problèmes rencontrés pour que chaque membre de l’équipe puisse les visualiser, aider à leur résolution et en retirer une expérience pour les projets futurs.

Savoir résoudre les problèmes

L’avantage du mode projet est sa forme collaborative. Si dans les anciennes entités, la résolution de problème est généralement dédiée à la hiérarchie, le mode projet vous permet de trouver des solutions avec des profils variés disposant de différentes expertises et de vous donner des solutions auxquelles vous n’auriez même pas pu penser. Les problèmes prennent de nombreux aspects : un retard fournisseur, une nouvelle demande du client… et peuvent également surgir au sein de l’équipe : certains peuvent vite avoir à du mal à communiquer avec d’autres, l’absence d’un collaborateur peut vite mettre votre organisation à mal et les relations devenir délétères. Il vous faudra bien encadrer vos équipes pour éviter des débordements qui sont susceptibles de rapidement saborder votre projet. 

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