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Je souhaite organiser une réunion confidentielle : quelles solutions s’offrent à moi ?

Quelle que soit la
taille de votre entreprise, ses projets et son positionnement, elle peut être
la cible d’une action d’intelligence économique de la part de ses concurrents.
Il s’agit ni plus ni moins d’une action d’espionnage visant à se procurer des
informations sur ses produits, ses fournisseurs, ses clients, son financement
et ses intentions en matière d’alliance ou d’expansion. Attention, cette
pratique est en plein essor. Vos réunions d’affaires doivent donc rester
confidentielles et il est légitime de se poser la question sur leur lieu
d’organisation.

Aujourd’hui les
nouvelles technologies permettent de s’immiscer partout. Il est donc nécessaire
si l’on souhaite réaliser une réunion confidentielle de rechercher un lieu qui
vous assure la garantie de la confidentialité. Il est parfois utile de rappeler
aux collaborateurs qui sont conviés à une réunion confidentielle les risques
qu’ils encourent en cas de diffusion d’une idée ou de la réunion, de leur
rappeler aussi qu’ils ont signé une clause de non-concurrence. Certes au début
de la réunion l’ambiance risque de se tendre mais il vaut mieux prévenir que
guérir.

L’économie est une guerre !

Certaines sociétés offrent
leur service aux entreprises pour surveiller leurs concurrents. Les pratiques
utilisées peuvent être légales, avec la mise en place d’une veille
technologique des sources ouvertes (essentiellement le web) mais parfois, elles
peuvent être dignes des meilleurs romans d’espionnage. L’électronique rend
aisée la mise en place d’un système d’écoute à distance. La Direction Générale
de la Sécurité Intérieure (DGSI) estime que 3000 entreprises françaises, 71% de
PME, ont été ciblées ces 3 dernières années. Les secteurs particulièrement
innovants, offrant potentiellement une rupture technologique ou un changement
de modèle économique, restent les plus susceptibles d’être visés. Lorsque vous
organisez une rencontre importante avec vos associés ou futurs partenaires, il
convient donc de prendre des dispositions pour en assurer la confidentialité.
Sachez que vos locaux ne sont pas forcément les plus sûrs et peuvent faire
l’objet d’une surveillance plus ou moins régulière !

Où se réunir en toute confidentialité ?

L’organisation d’une
réunion à mi-chemin de l’implantation des deux parties concernées par cette
réunion confidentielle demeure une solution à la fois polie et qui vous permet
de choisir un lieu totalement imprévisible. De nombreuses structures offrent des
salles de réunion adaptées et sûres. Les hôtels et les aéroports proposent
également des bureaux et des salles de réunion. Si vous devez planifiez votre
réunion ou votre séminaire sur plusieurs jours, privilégiez les hôtels, mais
pour une rencontre de quelques heures rien n’est plus pratique que de trouver
une salle directement à la descente de votre avion ou de votre train.

Un cadre professionnel grâce aux centres d’affaires

Accueillir vos
partenaires dans une salle de réunion confortable, sécurisée, équipée en moyens
de communication et de projection vous assure les meilleures conditions
possibles de discussion et offre également une image sérieuse de votre
entreprise. Alternatifs aux hôtels, les centres d’affaires et espaces de
coworking proposent une grande qualité de services dans toute la France pour
vos réunions, conférences et formations. En outre, un petit café peut vous y
être servi, voire un bon repas. Généralement situés à proximité de pôles de
mobilité, ces locaux sont de plus facilement accessibles. Ne négligez pas
l’impact de ces prestations en matière d’organisation des rencontres
professionnelles. Elles sont la marque de l’attention que vous portez à vos
partenaires.

L’intelligence
économique n’est pas un concept abstrait. Sachez protéger votre entreprise.
Pour organiser des réunions confidentielles, choisissez une salle
professionnelle qui vous permettra de recevoir vos clients ou prestataires en
toute intimité, tout en leur fournissant les services adaptés à un contexte de
travail.

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