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Comment s’organiser quand on est en voyage ?

Si vous avez un voyage d’affaires, mieux vaut anticiper. Plusieurs préalables sont à respecter si vous souhaitez que tout se passe bien pour vos équipes et pour vous. Zoom sur quelques petites choses à vérifier avant de vous rendre à l’étranger. 

Vérifiez que tous vos papiers sont en règle

Ce n’est pas parce que vous ne partez que quelques jours qu’il ne vous faut pas vérifier que vos papiers sont en règle. Certains pays comme les Etats-Unis par exemple demande des formalités particulières même pour quelques jours. Vous aurez par exemple besoin d’un Esta pour voyager là-bas. Les délais sont en général courts pour l’obtention mais quelques soucis peuvent retarder vos démarches. Ne vous y prenez pas à la dernière minute. Anticipez au maximum car un souci informatique peut vite vous bloquer en France par exemple. De la même manière, un petit coup de fil à votre banquier pour vérifier que toutes les options liées à votre carte bancaire sont bonnes n’est pas un luxe. Certains n’hésitent également pas à changer de carte bleue pour disposer des assurances notamment rapatriement. 

Pensez à l’essentiel

Quand vous arrivez sur place, anticipez certaines démarches ou questions notamment quand vous arrivez au desk. Demandez par exemple la manière de vous connecter au réseau wifi ou encore vérifiez que vous avez l’adapteur si le voltage du pays est différent. Vous devez rapidement pouvoir accéder à vos données si vous en avez besoin et si une urgence se présente. Vous n’êtes pas ainsi immobilisé à la dernière minute et prêt à gérer toutes les urgences qui viennent à vous sans avoir à rechercher à la dernière minute les éléments nécessaires. Le transformateur peut même être acheté en France par exemple. Si vous souhaitez rester connecté, vérifiez bien que l’hôtel où vous résidez à une connexion internet fiable ou à vous fournir le matériel nécessaire pour pouvoir y avoir accès. 

N’oubliez pas toutes vos affaires 

Alors oui c’est facile à dire mais guère aisé à faire. La première galère que vous pouvez rencontrer est l’absence, par exemple, de dentifrice, produits à lentilles ou encore de gel de rasage ou coton-tige. Vous pouvez, bien entendu, en général trouver tout ce matériel sur place mais vous risquez de perdre de temps inutilement. Il vous faudra bien vérifier si vous devez les mettre en soute pour ne pas vous retrouver souvent avec vos produits qui partent à la poubelle au moment du passage en douane et vous retrouver contraints à les acheter dès votre arrivée. Il en est de même pour d’autres objets donc avant de monter dans l’avion vérifiez bien ces éléments et n’hésitez pas à demander lors de l’embarquement si vous pouvez les garder dans votre bagage à mains. D’autres éléments comme le fait d’avoir vos costumes et chemises repassées sont essentiels. Consacrez quelques minutes pour tout mettre dans les rangements en arrivant. Cela vous évitera de le faire à la dernière minute ou quand vous rentrerez tard de votre journée de travail.

Déléguez si vous pouvez

Message d’absence automatique pour les emails, message vocal ou encore tout simplement le fait de donner vos différents mots de passe à vos équipes notamment si vous n’avez pas de connexion internet peut s’avérer une très bonne pratique. Avant de partir vérifiez donc que vous avez bien donné tous les accès et éventuellement créé des procédures. Ce n’est pas quand vous serez dans votre meeting que vous pourrez le faire. La règle reste toujours la même : anticipez un maximum. Vous pouvez également créer des systèmes d’urgence pour vous joindre même si cela peut s’avérer compliqué. 

Minimisez la fatigue

Si vous avez un trajet long notamment et pas les moyens d’aller un business classe, pensez à vous dotez d’un coussin pour votre tête. Essayez de minimiser au maximum tous les efforts physiques car le trajet est souvent long et épuisant. Prenez le temps de tout préparer pour la journée du lendemain et à tout ranger dès votre arrivée. Moins vous aurez de choses à préparer le lendemain mieux vous vous porterez. 

Imprimez tout ce dont vous avez besoin

Personne n’est à l’abri d’une panne de batterie alors autant avoir tous les éléments sur vous qui vous permettront d’aller jusqu’à votre hôtel ou au lieu de rendez-vous. Les imprimantes étant en général plus difficiles d’accès, autant avoir tous les documents utiles sous la main surtout si vous ne comptez pas rester accroché à une prise toute la journée. N’hésitez pas à tout condenser au maximum afin d’avoir le moins de papier possible. Hôtel, lieu de rendez-vous, numéro d’urgence, documents pour une conférence par exemple. Tout ce qui peut être utile doit être imprimé afin de pouvoir les consulter à tout moment et à bien vous faire comprendre notamment si vous ne parlez que peu la langue du pays dans lequel vous allez. Vous pouvez également préparer vos trajets à l’avance afin de connaître les distances. 

Apprenez quelques mots et évitez les malentendus 

Si vous n’avez jamais été doué dans les langues, rien ne vous empêche d’apprendre des termes basiques comme bonjour et merci ou encore je m’appelle XXX. Les résidents apprécient souvent que vous parliez au moins quelques mots basiques donc consacrez un peu de temps pour mémoriser quelques-uns. Aussi, vous devez apprendre ce que vous n’avez pas le droit de faire ou ce qui est jugé particulièrement comme impoli ou poli. Les japonais donnent par exemple leur carte de visites à deux mains, vous ne pouvez fumer en marchant dans certaines zones et les salutations ne sont pas les mêmes. Renseignez-vous pour ne pas finir hors la loi sans même le savoir. Ne comptez pas sur la compréhension des autres mais plutôt sur votre capacité à comprendre la culture des autres sans la juger. 

Gardez vos valises à l’œil

Que ce soit pour un voyage touristique ou non, la règle est la même dans tous les pays. Faites très attention à vos poches et à vos affaires. Gardez-les près de vous car vous pourriez très rapidement vous retrouver dans une situation difficile. Essayez de ne pas mettre tous vos œufs dans le même panier en cas de vol. N’oubliez pas de tout bien étiqueter pour ne pas vous tromper de valises à l’aéroport par exemple ou à faire en sorte qu’elle soit rapidement identifiable (ce qui n’empêche pas le contrôle).

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