Pour assurer l’accroissement de la dématérialisation des échanges, les entreprises vont devoir se procurer des solutions de signature électronique. Quelques éléments pour en savoir un peu plus…
La crise sanitaire a mis en exergue que signer à distance est indispensable pour continuer à réaliser les actes administratifs ou commerciaux, et permettre à l’entreprise de fonctionner en raison des différents confinements..
Selon une enquête sur l’évolution des usages de la signature électronique en France, réalisée en janvier 2021 par YouGov pour Universign, 26 % des entreprises ont adopté une solution de signature électronique depuis le début de la crise sanitaire. Parmi elles, 49 % l’ont utilisée pour parapher des document réalisés dans le cadre de ventes et 41 % pour des documents liés aux ressources humaines. Cependant, pour les petites entreprises, il existe encore des progrès à faire 41% sont des PME, 53 % des ETI, et seulement 25 % des TPE.
La dématérialisation croissante des documents permet aujourd’hui aux entreprises d’accélérer et d’optimiser les échanges d’informations qu’elles ont avec les administrations, les banques ou d’autres entreprises. Parmi les possibilités d’échanges à distance ouverts désormais aux entreprises, on peut citer la réalisation d’une déclaration sociale ou fiscale, la réponse à un appel d’offres ou encore le pilotage de ses opérations bancaires. Les échanges interentreprises vont se transformer en raison de la dématérialisation : envoi de factures électroniques, signature des contrats pour la mise en place d’un mandat de prélèvement …
Quelle est sa valeur juridique ?
Selon l’article 1366 du Code civil : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
La signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite en France comme dans le reste de l’Union européenne, depuis l’année 2000. Toutefois, ainsi que le précise le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique seule la signature électronique qualifiée est l’équivalent d’une signature manuscrite. Dans le cadre de la commande publique, une signature électronique avancée répond à ces conditions.
Standard européen depuis le 1er juillet 2016, l’eIDAS a fourni un cadre légal et pratique à son utilisation et a également harmonisé les règles régissant les signatures à l’échelle de toute l’Union européenne.
Ce règlement européen définit trois niveaux de sécurité : standard, avancé et qualifié. Les niveaux » avancé » et » qualifié « , qui font intervenir un tiers de confiance (le prestataire de la solution de signature électronique), sont les plus recommandés pour les entreprises. Ils sont parfaitement fiables devant les tribunaux, parce qu’ils garantissent l’identité des signataires d’un document, tout en respectant la Règlementation Européenne sur la Protection des Données (RGPD).
Source France num Le portail de la transformation numérique des entreprises
Mettez-vous aux normes européennes ! Sécurisation du processus
Pour leur validité, ces applications à distance nécessitent d’authentifier la signature de votre entreprise. Il faut également garantir l’intégrité de l’acte signé. Il est donc nécessaire pour l’entreprise de disposer d’un certificat et d’une application numérique dédiée à la signature électronique. Apposer une signature engage le signataire. Aussi, les certificats de signature électroniques sont-ils nominatifs et délivrés à une seule personne physique dûment identifiée (comme une carte bancaire). L’entreprise doit prévoir et se procurer un certificat par personne habilitée à signer au nom de la société. Le titulaire d’un certificat qui signe un document est ainsi personnellement engag. Il est donc seul à pouvoir l’utiliser. Les règles à respecter pour ces processus d’authentification et de signature sont définies par les pouvoirs publics dans le Référentiel Général de Sécurité (RGS).
La profession bancaire a adopté ce RGS. Il nécessite des degrés de sécurisation différents selon le type d’opération, caractérisés par une, deux ou trois étoiles. Le RGS 1 est par exemple celui utilisé dans la mise en œuvre de la télé-déclaration des impôts pour les particuliers. Le RGS 2 exige entre autres que le certificat soit remis à l’utilisateur sur un support physique (clé USB sécurisée). C’est le standard actuel demandé pour les échanges entre les entreprises et les administrations
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un processus qui garantit l’intégrité d’un document électronique et d’authentifier l’auteur, comme pour la signature manuscrite d’un document papier. Elle a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Elle se différencie de la signature écrite par le fait qu’elle n’est pas visuelle, mais correspond à une suite de caractères.
Quel type de signature électronique utiliser ?
Le choix du niveau de signature, tel que défini par l’eIDAS, dépend de l’usage, et de l’enjeu du document à signer. En cas de litige, plus votre signature aura un niveau de fiabilité fort, plus il sera difficile de contester la validité de l’acte signé et les engagements qu’il contient. Selon les cas on choisira le niveau de sécurité adapté.
Quelques solutions numériques pour signer numériquement
Oodrive sign (précédemment Sell&Sign)
Docusign
LiveConsent
Yousign
Eversign
UniverSign,
Docage,
Connective,
SignRequest,