Management

Préparer l’été dans son entreprise

L’été arrive à grands pas, synonyme de soleil et de vacances pour la plupart des gens dans l’hexagone, et demande de la part des entreprises une anticipation en amont. Les mois de juillet et août, très sollicités par les salariés pour partir en vacances, sont en général plus calmes dans certains secteurs, le rythme diminue mais il nécessite une organisation pour que cette période se déroule sans encombre mais aussi soit porteuse de renouveau.

Anticiper les congés des salariés

Dans la plupart des entreprises, l’été devient une période plus calme puisque les salariés partent en vacances et les clients aussi. A cette période de l’année, nombre d’entre eux prennent plusieurs semaines de congé, environ pour la plupart quatre semaines. Pour que l’entreprise continue de tourner, la pose de congés payés doit être envisagée assez tôt, quelques mois auparavant. Il s’agit alors de faire attention à la concordance des dates de chacun afin que l’entreprise puisse continuer à répondre aux fournisseurs et clients entre autres mais aussi pour que les salariés qui restent dans l’entreprise ne soient ni  submergés par le travail ni oisifs en raison de la fermeture des entreprises clientes.

Faire les relances avant le mois de juillet

Anticiper la période de vacances d’été consiste aussi à faire attention aux paiements des factures. En été, les entreprises sont peu actives en raison de l’absence des salariés. Avant que la période estivale commence, relancer les entreprises, vos clients, vos prospects afin qu’ils régularisent toutes les éventuelles factures. Afin de ne pas rencontrer de difficultés de trésorerie ou des dossiers en suspens, mieux vaut vous y affairez avant le début de l’été. Il arrive parfois que le paiement demande plusieurs signatures et donc vous prenez le risque qu’une des personnes soit absente et donc de ne percevoir le paiement qu’à leur retour des vacances ce qui peut mettre à mal votre trésorerie.

Préparer les mails automatiques

Comme chaque année et pour chaque départ en vacances, pensez à programmer votre boîte mail. Les mails automatiques permettent de prévenir votre interlocuteur de votre absence. Si vous partez, n’hésitez pas à rediriger vos mails vers votre associé ou vos proches collaborateurs. Ainsi les clients pourront obtenir une réponse à leurs questions et votre absence n’apparaîtra pas comme une attitude laxiste et dans le cas d’un dossier urgent à traiter, le client trouverait toujours un interlocuteur.

Bien qu’il puisse s’avérer tentant de mettre son numéro personnel, n’oubliez pas que partir en vacances consiste à vous ressourcer afin d’être plus performant à votre retour.

Envisager une possible fermeture de l’entreprise

Les années précédentes, vous avez gardé l’entreprise ouverte ce qui ne s’est pas avéré très utile et vous n’avez pas récolté les fruits escomptés de la présence des salariés. Il arrive que durant la période d’été, des entreprises ferment pendant un mois, généralement au mois d’août. Si leur fermeture impacte directement votre entreprise, fermer vos locaux peut se révéler judicieux. Prendre une telle décision demande une certaine anticipation car il faut que tous les dossiers en cours soient traités et que tout soit organisé pour que la rentrée se passe sans encombre.  

Gérer le classement administratif

Vous ne voyez peut-être pas l’utilité de fermer votre entreprise car votre activité même faible pendant l’été est rentable, profitez du rythme ralenti pour procéder au rangement de ce que vous avez laissé s’accumuler sur les bureaux, dans les tiroirs…. Durant l’année, il arrive que des tâches relativement chronophages soient mises de côté pour gagner du temps. Vous aurez enfin le temps de traiter certaines tâches administratives et de mettre de l’ordre dans vos dossiers afin de réaliser une rentrée sereine et performante.

Faire un bilan

Beaucoup d’entreprises suivent le rythme scolaire des vacances et particulièrement celles d’été. Pour vous préparer à ce que vous devez faire durant cette période en envisageant d’éventuels changements, profitez-en pour faire un bilan de votre activité. Vous pourrez alors organiser une nouvelle stratégie à la rentrée de septembre. Avant que vos salariés ne partent en vacances, réaliser une table ronde avec vos collaborateurs pour faire un retour sur l’année est une excellente initiative car l’analyse de celle-ci vous permettra de réfléchir et de trouver des idées qui deviendront votre atout. Il ne s’agit pas d’évoquer seulement les défauts et les qualités de réaliser un brainstorming qui peut vous permettre de mettre en place une organisation optimale.

Revoir son environnement de travail

L’absence des salariés peut constituer une véritable occasion pour vos locaux. Si vous comptez réaliser des travaux ou changer votre mobilier, il s’agit du bon moment. Les travaux ne dérangeront pas vos salariés et comme l’activité tourne généralement au ralenti vous pourrez prendre du temps pour aménager l’environnement de travail pour répondre au bien-être de vos salariés. Repenser ses locaux en été peut permettre de repartir du bon pied en septembre !

Embaucher un employé pour l’été

Le rythme intense de l’année vous oblige parfois à être mobilisé sur plusieurs postes à la fois, ce qui vous empêche de vous occuper du classement. Il s’avère assez courant pour les grandes entreprises de recruter un emploi saisonnier. Il s’occupe de classer, et de gérer une mission pouvant avoir un impact positif sur votre activité durant l’année. Que ce soit pour un ou deux mois, il s’agit d’un atout pour vous aider dans les tâches parfois ingrates mais combien utiles !

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