Management

Pour ou contre les « bureaux libres » ?

La mode des « free desk » ou des bureaux libres a envahi les entreprises en même temps que le travail à distance. Si cette pratique est mise en avant par de nombreuses entreprises, elle suscite cependant parfois du scepticisme chez certains entrepreneurs. Zoom sur les avantages et inconvénients de cette pratique.

Les avantages de la technique

Le premier atout de la mode du free desk qui vient à l’esprit reste évidemment relatif à l’occupation de l’espace. La plupart de vos équipes ne viennent peut-être pas en entreprise tout le temps. Attribuer un espace pour des personnes qui ne sont pas présentes peut vite représenter une source de coût non négligeable. C’est le cas par exemple des commerciaux qui sont parfois souvent sur le terrain ou de personnes qui passent leur temps en télétravail. Les bureaux libres permettent d’abord souvent d’optimiser les coûts à ce niveau.

Quand on pense bureaux libres, on pense aussi à la capacité à changer d’environnement de travail et à rompre avec les habitudes qui peuvent vite vous démotiver. Pouvoir changer de lieu, vous permet ainsi de changer d’air et de ne pas rester enfermé dans un bureau. Vous avez l’impression de rompre la routine ce qui peut vite s’avérer un plus dans votre travail et dans celui de vos équipes. Vous pouvez même créer différentes ambiances suivant les parties de votre bureau.

Les bureaux libres permettent également de partager les coûts en termes de matériel. Ainsi, vous pouvez avoir des parties du bureau qui peuvent être dédiés à certaines activités et d’autres à diverses tâches. Plutôt que de d’attribuer une machine à un service, le coût s’en retrouve naturellement mutualisé et vous pouvez ainsi éviter des dépenses inutiles et mettre à disposition de l’ensemble des équipes une machine pour laquelle il n’aurait plus besoin de solliciter les autres services.

La capacité à adapter votre ambiance à ses tâches représente également un plus. Si vous avez un travail qui demande une concentration accrue, il peut être avantageux de pouvoir vous placer dans un endroit calme afin que votre concentration ne soit pas perturbée par votre environnement. 

Vos collaborateurs peuvent aussi choisir de se positionner dans un endroit qui leur ressemble et leur plaît. Le fait d’attribuer un bureau ne permet pas de prendre en compte l’humeur de votre salarié ni sa personnalité. Il peut tout simplement se sentir mieux dans un endroit que dans un autre. 

Le décloisonnement des services représente une des raisons pour laquelle vous souhaitez mettre les bureaux libres en place. Vos différents services se rencontrent et peuvent ainsi se connaître, ce qui fluidifie souvent les échanges et vous évitent de vous retrouver avec d’un côté les commerciaux et de l’autre la comptabilité. Cette manière de fonctionner peut également être utile notamment si vous avez des groupes projets qui se forment ou qu’une collaboration n’est que temporaire. 

Les inconvénients de la méthode

Si les bureaux libres ont de nombreux avantages, ils n’emportent pas l’adhésion de tout le monde et pour de nombreuses raisons. 

D’abord, il est courant que les salariés éprouvent une certaine gêne à ne pas avoir « leur place ». Ils peuvent sentir un manque de considération et que vous ne leur avez pas attribué un espace à eux. Il est souvent agréable de constater que l’on a son endroit et d’avoir sa place quand on arrive sur le lieu de travail. Si la routine peut tuer, des changements permanents peuvent perturber vos salariés. On n’y pense peu mais le fait que certains prennent soin de leur espace de travail alors que d’autres moins peut rapidement représenter une source de tension. Si vous avez votre espace, vous savez que rien ne viendra perturber votre bien-être mais une petite tâche de café sur votre bureau peut vite s’avérer conflictuelle ou être source d’inconfort.

L’organisation de son travail peut également se révéler un frein à la productivité puisque certains métiers nécessitent un accès permanent à des dossiers ou encore à des outils. Inutile de vous dire que si vous cherchez une agrafeuse ou un dossier pendant une demie heure car vous ne savez pas où ils sont, vous pouvez rapidement perdre du temps. Il reste parfois agréable d’avoir son organisation à soi et de savoir que tout est en place quand vous arrivez.

La mise en place peut s’avérer aussi compliquée. Tous les services n’ont pas forcément les mêmes besoins et vous pouvez rapidement vous retrouver à des difficultés d’organisation ou d’accès à certaines ressources. Il ne s’agit pas de la seule difficulté car il faudra vous assurer que suivant l’endroit, il n’y aura pas par exemple des problèmes de connexion ou une perte de temps à trouver par exemple les mots de passe du wifi local.

L’échange avec les équipes peut également devenir plus difficile. S’il est facile de trouver quelqu’un dans un service précis, cela peut se révéler une autre paire de manche quand celui-ci est constamment à des places différentes et que vous vous amusez à jouer à cache-cache. Ceci peut être d’autant plus compliqué si vous ne connaissez pas la personne que vous recherchez.

L’impact de n’être pas sûr d’avoir une place n’est pas aussi à négliger. Si tous vos salariés viennent en même temps, certains peuvent se dire qu’ils n’auront peut-être pas de bureau le lundi car tout le monde se rend sur le lieu de travail ce jour-là. L’appréhension à se retrouver dans cette situation est donc à prendre en compte notamment si vous décidez d’une grande réunion où vous demandez à vos équipes de toutes venir en même temps. 

Une étude menée par L’Ifop et Lavazza sur le bonheur et bien-être au travail auprès des cadres français, confirmait que le cadre de travail à son importance. En effet, près de six cadres sur dix considèrent que leur entreprise se préoccupe du bien-être de ses collaborateurs (57%). Des actions en faveur du bien-être des salariés encore assez disparates dans les entreprises françaises : le télétravail apparaissant comme la mesure la plus développée (55%). Les cadres plébiscitent trois types de services comme contribuant à l’épanouissement des salariés : le télétravail : 83% (48% « beaucoup »), les attentions quotidiennes (café à disposition, panier de fruits, etc.) : 83% (44% « beaucoup »), la présence d’équipements ou d’espaces dédiés au bien-être (salle de repos, salle de sport, etc.) : 83% (42% « Beaucoup »)

Si certaines entreprises optent pour le free desk, il est devenu courant de trouver un juste milieu puisque certaines entreprises n’hésitent pas à affecter des bureaux « personnels » tout en créant divers espaces pour permettre aux salariés de changer d’ambiance tout au long de la journée. Entre avantages et inconvénients, à vous de trancher !

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