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Le télétravail pour réduire vos coûts tout en gagnant en efficacité !

Les Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication nous offrent de nombreuses possibilités pour réduire les coûts. L’un des principaux postes de dépense des TPE et PME réside dans la location de locaux. Il existe une solution pour les réduire voir les annuler : le télétravail.

Le coût d’un loyer s’avère souvent pénalisant et peu rentable pour une jeune entreprise. Bien que souvent considéré comme « logique », le télétravail représente une alternative à cette dépense. Ce procédé se révèle optimal pour les activités ne nécessitant ni de stock ni d’accueil du public. Il peut également revêtir un intérêt pour les autres structures en ne supprimant pas, mais en limitant la surface nécessaire.

Le télétravail présente de nombreux avantages

Le plus important vient probablement des économies qu’il engendre. En ce sens, la seule annulation du poste « loyer » vous fera gagner plus de 5 000 € par an pour une TPE. Vous pouvez alors domicilier votre entreprise à votre résidence personnelle voire prendre une domiciliation pour une centaine d’euros en moyenne. Le télétravail annule aussi d’autres coûts comme l’électricité ainsi que dans certains cas des coûts liés à la fourniture de matériel ou encore de consommable.

Votre entreprise peut y gagner également en efficacité. En effet, les études montrent que les télétravailleurs sont en général plus productifs (22%) que les autres salariés. Cela s’explique, entre autres, par une diminution des interruptions intempestives ou encore au fait qu’ils ne subissent pas le stress et la perte de temps liée au transport. Ce type d’organisation responsabilise aussi en général puisque le management devient généralement par objectifs et le salarié peut optimiser son temps de vie personnel, travail et de loisirs. Quant aux cadres, ils pourront enfin se sentir dispensés de faire de la « présence ».

Une vigilance à garder avec le télétravail

La mise en place du télétravail nécessite néanmoins de se montrer vigilant à certains égards. Il convient de s’initier aux dispositions législatives qui encadrent désormais le télétravail. En ce sens, vous devrez, entre autres :

  • prévoir ce mode de fonctionnement dans le contrat de travail ;
  • prendre à votre charge les frais matériels induits pour le télétravailleur. Cela comprend également une part du loyer. Elle sera calculée au prorata de la surface utilisée pour l’activité professionnelle. Sachant qu’un bureau occupe généralement moins de 3m², vous resterez largement bénéficiaire d’un point de vue financier ;
  • prévoir une indemnité que vous déterminerez « pour l’immixtion » dans le domaine privé.

La phase la plus importante dans le recours au télétravail tient dans le recrutement. Il faut qu’en cas de besoin vous puissiez interagir aussi facilement avec votre salarié que s’il était dans vos locaux. Le respect des plages horaires prédéfinies et l’utilisation des outils de NTIC devront être scrupuleusement respectés car les débordements sont faciles. En termes de profils, une des principales qualités que votre salarié doit avoir est la rigueur.

Il vous faudra également vous intéresser à la faculté pour la personne de soutenir le télétravail. Un sentiment d’isolement peut en effet apparaître. Par exemple, si certains candidats pensent pouvoir travailler en télétravail, ils peuvent avec la pratique sur le long terme préférer le contact physique. 

D’un point de vue technique

Afin d’optimiser et de pérenniser le télétravail, le recours à des outils et méthodes s’avérera précieux. D’un point de vue technique, le recours aux différents systèmes de visio-conférence en ligne tels Skype ou Gmail vous offriront davantage de confort, surtout à plusieurs, que le recours au téléphone. Une connexion internet disposant d’un bon débit chez chacun des salariés favorisera vos échanges.

L’utilisation d’outils de travail collaboratifs deviendra rapidement indispensable plutôt que le recours systématique aux courriels. Ils vous permettront par exemple de travailler à plusieurs sur un même document, de partager vos emplois du temps, d’échanger sur des forums internes… En la matière, on peut citer le gratuit Google Drive ou Microsoft Sharepoint que vous trouverez à tarifs réduits en Cloud Computing.

Enfin, afin de conserver des synergies, une bonne ambiance, une communication optimale et la motivation de chacun, l’organisation régulière de réunions physiques est primordiale. Rappelons que la part de l’attitude corporelle représente plus de 50 % de la communication.

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