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La paie des premiers salariés en 10 questions

Jeune entrepreneur ? Vous voici face à de nouvelles obligations ! Vous allez devoir fournir chaque mois à vos salariés des bulletins de salaire conformes à la réglementation (droit du travail et convention collective) ou encore réaliser dans les délais les démarches administratives liées à l’embauche, à la maladie/aux accidents du travail, et aux départs.  Mais ce n’est pas tout puisque vous devez déclarer et payer en temps et en heure vos cotisations sociales ou encore tenir à jour un livre de paie… Beaucoup de questions vont se poser dès le premier jour ! Petite mise au point de ce qu’il faut savoir pour bien démarrer.

1/ Quelle est ma convention collective ?

Pour la trouver, rien de plus simple : c’est le code APE de votre entreprise, affecté lors du dépôt des statuts au Greffe, qui détermine la convention collective dont vos salariés dépendront. Il vous suffit donc de prendre votre K-Bis et de regarder.

2/ Le contrat de travail est-il obligatoire ?

Obligatoire, non : à partir du moment où un salarié remplit une fonction et est rémunéré pour cela, il y a contrat de fait, alors considéré comme un CDI. Fortement conseillé, oui ! Le contrat de travail va permettre de fixer à l’avance le cadre de la relation (fonction, horaires, règles en vigueur, obligations réciproques de discrétion, de loyauté, etc.), et de baliser les éventuels litiges.

3/ Mon salarié arrive, que faire ?

C’est simple, l’URSSAF doit avoir connaissance de votre nouvelle embauche 48h au plus tard avant l’arrivée du salarié. Cette déclaration est formalisée : c’est la « DPAE » (déclaration préalable à l’embauche). Elle inclut notamment le n° de sécurité sociale du salarié.

4/ Comment fonctionne la retraite, prévoyance et mutuelle ?

L’adhésion à l’une de ces caisses, qui sera votre organisme collecteur ARRCO-AGIRC, est obligatoire. Si votre convention collective ne prévoit pas d’organisme imposé, vous pouvez choisir vous-même dans la liste officielle. Vous devrez ensuite inscrire votre entreprise et vos salariés.

5/ Dois-je aussi souscrire à un contrat de prévoyance et à une mutuelle santé pour mes salariés ?

La prévoyance est un contrat d’assurance qui couvre le risque de décès ou d’invalidité du salarié. La mutuelle vient compléter les remboursements de la sécurité sociale sur les frais de santé. La prévoyance a été généralisée à l’ensemble des salariés en janvier 2014 : il est raisonnable d’en souscrire une rapidement. La mutuelle est un avantage apprécié des salariés et est devenu une obligation pour les employeurs du secteur privé. L’adhésion est en principe obligatoire même si la loi prévoit certains cas de dispense d’adhésion du salarié à la mutuelle d’entreprise.

6/ Je prends un stagiaire, combien va-t-il me coûter ?

Il ne vous coûtera que son net si vous êtes au minimum de la gratification horaire qui est égale au minimum à 3,90 € par heure de stage, correspondant à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale (soit 26 € x 0,15). Il faut tout de même intégrer aussi certains remboursements notamment de transport ou encore les avantages comme les tickets restaurant. Au-delà de ce montant horaire, les charges sociales s’appliqueront presque comme pour un salarié.

7/ Dois-je faire un bulletin de paie à mon stagiaire ?

En dessous du seuil d’exonération, ce n’est pas obligatoire, mais les stagiaires apprécient parfois. Au-dessus du seuil, il faudra calculer les charges, les reporter sur un bulletin et les déclarer aux organismes sociaux.

8/ Comment déclarer et payer les charges sociales ?

Pour les TPE, les charges sont déclarées trimestriellement. Le portail « NetEntreprise » permet la télédéclaration et le télérèglement. Le non-respect du calendrier fixé par l’URSSAF entraîne des pénalités.

9/ Qu’est-ce que la DADS ?

La déclaration annuelle des données sociales (DADS) est un document commun aux administrations fiscales et sociales. Y sont mentionnés la masse des traitements versés par l’entreprise, les effectifs employés et une liste nominative des salariés indiquant, pour chacun, le montant des rémunérations salariales perçues.

10/ Je suis « Jeune Entreprise Innovante ». Comment cela se traduit-il concrètement ?

Les JEI sont exonérées des cotisations patronales d’assurances sociales et d’allocations familiales pour leurs salariés touchant moins de 4,5 Smic. L’exonération est plafonnée à un cumul annuel ne devant pas excéder 5 fois le plafond annuel de la SS (185 160 euros pour 2013).

L’exonération est appliquée à titre provisionnel chaque mois civil de l’exercice en cours dans la limite de 249 salariés et mandataires sociaux. Les JEI ont le droit à cette exonération à taux plein jusqu’au dernier jour de la 3ème année suivant celle de la création de l’établissement, puis de manière dégressive jusqu’au dernier jour de la 7ème année. ll faut déclarer l’exonération sur les bordereaux récapitulatifs de cotisations (BRC).

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