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Comment s’organiser avant les vacances ?

Vous vous apprêtez à partir en vacances et vous voulez que, cette fois-ci, elle ne soit pas interrompue par des coups de fils de vos collaborateurs qui vous appellent en désespoir de cause. Voici quelques éléments d’organisation qui vous permettront de réussir vos vacances.

1/ La mise en place de procédure

Pour passer de bonnes vacances, n’hésitez pas à consulter l’ensemble de vos collaborateurs pour cerner leurs différentes tâches. Faites une liste et demandez à chacun de créer des procédures. Vérifiez qu’elles sont compréhensibles par le premier venu. Ces procédures vous permettront de combler à une absence de dernière minute ou un départ d’un de vos collaborateurs. Elles vous permettront également de déterminer qui est responsable et pour quelle tâche. Vous pourrez ainsi déléguer ces tâches aux bonnes personnes. Vous pouvez commencer dès aujourd’hui afin de voir les éventuels cas que vous n’auriez pas anticipés. Une bonne occasion pour faire que votre entreprise ne soit plus dépendante de vous. 

Faites également une procédure pour vos tâches afin de former vos collaborateurs et à leur transmettre le savoir-faire nécessaire. Vous pourrez ainsi vous demander comment faire en sorte que le circuit ne passe plus par vous. 

2/ La sensibilisation de chacun

Pour qu’on ne vous appelle pour n’importe quelle raison, vous devez sensibiliser vos collaborateurs. N’hésitez pas à leur dire dans quel cas ils doivent vous appeler en reprenant la liste de tâches et en vous demandant dans quel cas ils peuvent agir à votre place. Il ne s’agit d’être dérangé que dans ce que vous seul pouvez gérer. Ne sautez pas sur la moindre occasion pour interrompre vos vacances. Vous avez peut-être pris l’habitude de tout gérer mais cette fois-ci, il va falloir apprendre à déléguer et c’est l’occasion.

3/ Connectez-vous à des heures précises à votre boite email

Vos collaborateurs doivent être informés des heures où vous allez vous connecter et que vous ne le serez qu’à ce moment-là. Ils pourront ainsi préparer un résumé de la journée. Il ne s’agit pas d’être sans cesse en train de rafraîchir votre boite email pour regarder si vous avez une demande ou non. Il n’y a que peu de choses qui nécessitent votre présence immédiate et donc fixez au maximum un rendez-vous le matin et un le soir si nécessaire. Créez également un message automatique de réponse afin que les personnes sachent comment vous contacter en cas d’urgence absolue ou mieux les personnes qui peuvent gérer la situation. N’hésitez pas à créer plusieurs boites emails afin de distinguer de manière précise ceux qui s’adressent à vous. 

4/ Achetez-vous une ligne professionnelle.

Pour vraiment partir en vacances vous pouvez distinguer vos deux numéros et ainsi choisir les heures où vous allumez votre téléphone professionnel sans nuire à votre vie personnelle. De la même manière que pour votre boite email vous pouvez aussi indiquer dans votre messagerie comment vous contacter en cas ou d’urgence ou comment contacter votre remplaçant. Ne donnez ce numéro qu’à quelques personnes clés ou clients. 

5/ Bouclez tout ce qui doit l’être

Cela peut paraître évident mais il vous faut déterminer les dossiers que vous devez boucler et les autres qui nécessitent votre intervention. Informez les personnes que vous ne traiterez la tâche qu’à votre retour. Ils sauront ainsi que vous n’êtes pas disponible. Cela vous prendra peut-être quelques heures mais au moins vous ne serez pas dérangé par des choses qui ne sont pas urgentes. Cela vous permettra également de voir si votre collaborateur, client ou fournisseur estime que la tâche est urgente et de traiter la situation avant votre départ. 

6/ Bien organiser vos propres vacances

Pour passer de bonnes vacances, rien de mieux que de les avoir organisés. Faites une liste en notant tout ce qui pourrait vous être utile en vacances. Vous pourrez ainsi petit à petit récupérer ce qui peut vous être utile sans avoir à courir après à la dernière minute.  

Notez également ce qui est professionnel afin de vérifier que vous disposez de l’ensemble des accès à distance. Vous pourrez ainsi traiter toutes les situations sans être physiquement présent. Pensez de la même manière à faire installer des logiciels de communication à distance, vous pourrez ainsi dialoguer sans rencontrer des difficultés. Peu de choses nécessitent votre présence réellement physique. 

7/ Demandez un récapitulatif par email

N’hésitez pas à demander à vos collaborateurs de vous envoyer un email chaque matin ou soir afin de faire un récapitulatif commercial ou encore des problèmes qu’ils ont rencontrés. Vous n’aurez pas ainsi à avoir en tête les différentes situations et à penser au travail pendant votre journée. Il vous suffira de traiter ce qui doit l’être au moment venu. Vous pouvez ainsi déterminer quand vous souhaitez réaliser chaque tâche sans nuire à vos vacances de manière trop importante. De plus cette technique vous fait réaliser de véritables tableaux de bord et pourrait devenir la base de vos indicateurs.

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