Avoir une stratégie est indispensable mais celle- ci repose sur les tâches quotidiennes bien maîtrisées. Dans le contexte actuel de bouleversement de tous nos points de repères, le dirigeant a besoin de s’appuyer sur des fondations solides. S’adapter à cette évolution sans précédent n’est possible que grâce à une analyse précise de toutes les activités inhérentes à votre entreprise. Zoom sur toutes les facettes du quotidien d’une entreprise.

Mettez en place un reporting financier complet. 

Une des premières choses à mettre en place pour gérer une croissance forte est d’avoir une vision claire sur les futures entrées et sorties de votre entreprise. Il ne suffit pas d’avoir les chiffres du passé car vous devrez appréhender également l’avenir afin de vous assurer que votre trésorerie tiendra le choc et que vous pourrez valider des budgets indispensables au bien-fondé de votre entreprise. N’hésitez pas à instaurer des indicateurs nécessaires au bon suivi du développement de la société : niveau de rentabilité du projet, coût de la réalisation, bénéfices attendus …

Une bonne gestion des indicateurs vous permet de vous rassurer mais surtout de situer votre niveau de performance. La grande difficulté restera de choisir les indicateurs pertinents. Mais ne mettez pas en place toute une série de signes qui n’auraient aucune utilité car vous devez fixer votre attention sur les données essentielles. Actualisez-les régulièrement pour éviter un travail stérile. On estime souvent que réaliser un reporting financier mensuel ou bimensuel est nécessaire afin de souligner des faits nouveaux et fructueux.  

Prenez en compte l’avis de vos clients. 

S’il y a bien une chose qui est naturelle dans les entreprises du numérique, c’est de prendre en compte l’opinion du client afin d’améliorer sans cesse son service/produit et de donner un maximum de satisfaction à son client. Mais dans tous les autres cas, il est parfois tentant de se fier à sa vision du marché. Pourtant, le client devrait être une personne significative de votre processus de réflexion stratégique. Il ne doit pas être considéré comme un simple récepteur du produit ou du service. Aujourd’hui, les temps ont changé et le client participe souvent pleinement à la création des produits et services.

En le faisant participer aux améliorations, il deviendra un ambassadeur de votre marque. Outre le fait qu’il influence d’autres personnes autour de lui à utiliser le produit, il peut vous proposer des idées innovantes auxquelles vous n’auriez pas pensé. N’oubliez pas que le meilleur conseiller reste souvent celui qui l’utilise. Consommateur, il peut vous avertir d’une nouveauté qui pourrait venir concurrencer votre offre ou des difficultés d’utilisation de votre produit/service. Si vous avez des avis positifs, attendez-vous à recevoir également quelques critiques qui vous permettront d’améliorer votre produit et de le rendre indélogeable. Consacrez-leur du temps car ce sont autant d’idées en gestation qui vous permettront de faire grandir votre entreprise ! Et, on ne sait jamais, des idées complémentaires de développement pourraient vous être suggérées. Voyons ! Ne soyez pas aussi timide !  

Faites attention à votre BFR.

On ne le répétera jamais assez mais ô combien d’entreprises meurent chaque année, faute d’avoir pris en compte le besoin en fonds de roulement (BFR). Celui-ci est lié à la réalité que vous allez encaisser vos prestations souvent après avoir payé vos fournisseurs. Il vous faudra avoir la trésorerie nécessaire pour pallier ce décalage d’encaissements. Et ceci, sans compter les clients qui ne vous paieront jamais. Plus la société grandit vite, plus le BFR est susceptible d’augmenter. Gérer la croissance de son entreprise passe par la nécessité de gérer son développement afin d’acquérir vos clients à une vitesse supportable pour votre trésorerie. Alors ne soyez pas trop gourmand afin de ne pas vous retrouver face à un mur.

Ayez une vision claire sur votre marge.

Souvent la tentation est d’agir sur le prix pour pénétrer sur un marché afin d’avoir des clients. Il s’agit d’une erreur qui peut devenir fatale pour l’entreprise car que se passe-t-il si votre marge n’est pas suffisante ? Vous allez d’un côté surcharger vos équipes alors qu’il vous sera impossible de rentrer dans vos frais. N’oubliez pas d’inclure dans les charges celles qui, même indirectement, sont liées à l’activité. N’hésitez donc pas à augmenter votre marge en négociant avec vos fournisseurs ou en augmentant votre prix. Avoir moins de clients à forte marge vous rapporte tout autant voire plus qu’un plus grand nombre et une faible marge.

Ne décevez pas vos clients, surprenez-les.

Lorsque vous vous engagez envers votre client, tenez votre promesse. Si vous avez promis de revenir vers lui le lendemain concernant le prix, faites-le. Tenir parole doit être l’un des engagements de l’entrepreneur afin d’entretenir la confiance et témoigner de votre professionnalisme. Et ceci que l’on parle d’une facture, d’un devis, d’une livraison, d’un suivi, …

Il vous faudra répondre à ses attentes et si possible aller au-delà pour le surprendre de manière positive. Votre client voudrait son produit un vendredi mais peut attendre le lundi suivant ? Essayez tant que possible de lui fournir à la date espérée. Soyez sûr que votre client sera agréablement surpris de la bonne exécution et qu’il va garder en mémoire ce que vous avez fait pour lui. Vous pourrez gagner en crédibilité et déclencher un bouche à oreille favorable ! Certains entrepreneurs de peur de perdre leurs clients optimisent leurs possibilités : soyez professionnels et rigoureux avant tout.

Mettez en place des processus.

Une des erreurs courantes des entrepreneurs est de penser qu’il sera plus aisé de mettre en place des processus plus tard lorsque les données seront nécessaires. Pourtant lors des phases de croissance, il s’avère souvent plus compliqué de mobiliser des ressources pour les établir. Créez dès que possible des processus qui vous permettront de gérer l’augmentation de votre activité pour prendre les bons réflexes. Votre comptabilité fonctionne encore sous Excel ? N’hésitez pas à acquérir un logiciel qui vous permette de suivre plus facilement vos encours tant en termes de devis que de factures. Automatisez autant que possible l’ensemble de vos activités afin qu’elles deviennent le moins chronophage possible, surtout quand elles ont peu de valeur ajoutée et pourraient ne pas nécessiter une action humaine. En cas de forte augmentation de volume, vous pourriez ne plus pouvoir répondre à la demande. 

N’oubliez pas que le nerf de la guerre reste la vente !

Alors oui, s’il y a bien une erreur des entrepreneurs qui ne pardonne pas, c ’est celle de vouloir rester dans sa zone de confort : le produit. Le nerf de la guerre c’est la vente même si celle-ci porte en elle une partie anxiogène mais c’est elle qui offre également le plus de satisfaction aux dirigeants. La vente demeure l’un des métiers du quotidien des entrepreneurs. Le premier vendeur de l’entreprise reste souvent le chef d’entreprise que ce soit en accompagnant ses commerciaux sur les ventes chez les Grands Comptes ou encore en procédant lui-même à la prospection téléphonique de la clientèle.

N’oubliez pas qu’être un bon commercial n’est pas une chose innée et que de nombreuses techniques s’apprennent. C’est à force d’exercices et de travail que vous développerez les compétences qui vous permettront de devenir un bon vendeur. Vous devrez acquérir les techniques d’accroches, les silences à respecter, le rythme à manier. Si vous n’êtes pas du tout à l’aise sur ce point, gardez à l’esprit que vous proposez un produit/un service dont votre client a l’utilité. Si cela vous rebute encore, associez-vous avec quelqu’un qui le sera ou recrutez car un produit qui n’est pas vendu mais qui est parfait, ne fera pas développer votre entreprise. 

Remettez en cause même ce qui marche encore.

Ce n’est pas parce que votre produit/service est à la page aujourd’hui qu’il le restera. Remettez-le en cause constamment et essayez toujours de l’améliorer afin de satisfaire le client en permanence. L’entreprise demeure un écosystème soumis à une concurrence qui évolue et qui s’adapte aux nouvelles méthodes. Si votre produit entre dans un marché rapidement, sachez qu’il peut en sortir tout aussi vite et ce qui marche aujourd’hui ne fonctionnera pas forcément demain. Soyez critique envers votre produit afin de rechercher les améliorations de demain et d’apporter toujours plus de satisfaction. Même si c’est difficile, acceptez vos imperfections et cherchez toujours d’autres solutions qui pourraient venir remplacer la vôtre. Certains entrepreneurs n’ont pas hésité à aller jusqu’à modifier plusieurs fois l’ensemble de leur business model avant de trouver celui qui fonctionnait le mieux et de connaître le véritable succès. N’ayez peur de rien !

Séparez-vous des clients qui ne vous respectent pas.

Bien sûr, chaque client est important mais vouloir absolument tous les garder peut s’avérer néfaste pour l’entreprise. Tous les clients ne sont pas sources de profit (que vous le vouliez ou non) pour votre société. Grâce à votre expérience, vous identifierez ceux qui pourraient nuire à votre business : ceux qui ne paient pas ou très en retard, ceux pour qui votre produit ne sera jamais assez adéquats à leurs yeux ou encore ceux qui passeront leur temps à vous demander des choses impossibles.

Certains clients veulent toujours trouver matière à se plaindre et deviennent très chronophages pour vous. Il faudra parfois choisir de les perdre plutôt que de passer trop de temps à vous inquiéter ou tenter de résoudre leurs problèmes (qui ne cessent jamais) et apaiser le climat. C’est certes douloureux et les voir partir pour la concurrence n’est jamais plaisant mais soyez-en convaincu le temps gagné vous donnera la chance de vous consacrer à la recherche de nouveaux clients qui vous aideront à développer votre business. 

N’attendez pas forcément que votre produit soit parfait.

S’il y a bien une mauvaise tendance des entrepreneurs surtout quand il s’agit du premier produit/service, c’est de vouloir absolument qu’il soit parfait à sa sortie. Résultat ? Le lancement du produit est sans cesse retardé car même si votre produit vous paraît bien, vous aurez toujours un motif pour l’améliorer. Et il faut bien le constater, il y a toujours quelques détails à apporter, des finitions que vous seul voyez et qui n’apparaissent guère essentielles pour le consommateur. La vitesse de sortie des produits est aujourd’hui privilégiée et on considère qu’il vaut mieux un produit perfectible (et susceptible d’être amélioré par la suite) qu’un produit parfait mais inexistant. Si vous êtes toujours bloqué à l’idée de réaliser le produit parfait, pensez que l’objectif zéro défaut n’existe pas.

Certes la confrontation au marché reste un moment difficile où les premiers retours peuvent vous mettre mal à l’aise mais elle est essentielle si vous souhaitez pouvoir vous améliorer significativement. Ne prenez pas les critiques pour vous mais enrichissez-vous de ce qui vous semble le plus pertinent. Améliorez votre produit grâce à ces réflexions en vous basant sur la personne qui compte le plus pour votre entreprise : celui qui achète.

Prenez soin de la planète peut faire du bien… à votre portefeuille.

On se demande souvent, au premier abord, comment il est possible que le fait de s’intéresser à la planète puisse profiter à l’entreprise. La raison est simple : si vous faites économiser à la planète, il se peut que ses économies se répercutent sur vos fournisseurs. Commencez par évaluer ce qui vous coûte directement, vous constaterez alors qu’une grande partie de la consommation d’énergie, qui vous est souvent facturée quand les charges ne sont pas comprises, est engendrée lorsque les appareils électriques ne sont pas utilisés. Adopter avec vos collaborateurs des gestes simples s’avère aussi bien profitable pour vous que la planète.

Mettre en place des ampoules basse consommation réduit votre facture ou encore acquérir des multiprises avec interrupteur qui permettent de couper l’électricité de certains appareils le soir venu ou ne pas laisser les ordinateurs en veille. Chaque achat de prestation ou de service doit être également vérifié pour voir si une optimisation n’est pas possible car ce qui coûte moins cher à produire pour votre fournisseur s’avère souvent moins cher à acheter. Réaliser un diagnostic énergétique en entreprise se révèle par ailleurs une démarche profitable pour détecter les différents postes consommateurs d’énergie. 

Ne mettez pas tous les œufs dans le même panier.

Une tentation quand on est dirigeant d’entreprise reste de rechercher le « gros client » qui sera la source principale de notre trésorerie pendant des années ou encore de se fier à un fournisseur unique avec lequel tout se passe de façon idyllique. Les expériences sont légions en ce qui concerne les fournisseurs qui font faillite (voire qui décident de lancer leur propre produit sur votre marché) ou encore les clients qui arrêtent du jour au lendemain de collaborer avec une entreprise qui se retrouve sans activité.

Ne pas mettre tous les œufs dans le même panier constitue une bonne méthode pour éviter les mauvaises surprises et vous permet de réagir en cas de soucis. La diversification s’applique à de nombreux domaines : les clients qui vous permettent de diminuer le risque d’insolvabilité ou de rupture de contrat, les produits qui peuvent s’adresser à différents types de population, les fournisseurs qui vous évitent de vous retrouver piégé. La sagesse est l’élément clef du dirigeant.

Gérez en temps et en heure votre administratif.

Il s’agit d’une évidence qui pourrait être dans le top 1 de la perte de temps pour un entrepreneur. Si « retard de paiement » est une expression qui vous parle, demandez-vous pourquoi vous avez l’impression de crouler sous la paperasse administrative. La perte de temps engendrée par ce que vous n’avez pas pris le temps de mettre en place, peut devenir colossale. N’oubliez pas que vous ne pouvez pas échapper aux taches inhérentes à la fonction de dirigeant. Autant vous organiser et planifier vos missions pour éviter de vous faire relancer et perdre à nouveau du temps ! Chaque jour, prenez du temps pour ouvrir vos correspondances, qu’elles soient effectuées par e-mails ou courriers. Classez-les selon l’importance et l’urgence. Dégagez-vous une tranche horaire pour gérer de manière régulière l’administratif. Surtout, anticipez le calendrier des échéances liées à la taille de votre entreprise.