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Les deux manières de déléguer

Si on peut penser qu’il n’existe qu’une manière de déléguer et que finalement il ne s’agit que de la réalisation d’une tâche par une autre personne, il existe en réalité deux manières bien distinctes de procéder à celle-ci et qui n’entraînent pas du tout les mêmes conséquences en termes de management ou de future réalisation. Dans un cas, votre salarié en aura désormais la responsabilité tandis que dans le deuxième cas vous la gardez.

Dans les faits, on peut difficilement établir la distinction entre les deux car, au final, ce n’est plus vous qui la réalisez. Cependant, déléguer vraiment une tâche s’avère plus difficile que l’on ne pense et vous demandera des actions différentes. Des avantages non négligeables existent mais dépendent de votre capacité à faire confiance. 

La délégation simple : l’exécution

La plupart des personnes qui délèguent une tâche en délègue en réalité seulement l’exécution. Dans le fait cela est simple, il s’agit de demander à une personne d’exécuter la tâche et de contrôler sa bonne exécution. Il est en général question de créer des fiches de procédure dans le meilleur des cas afin que la personne n’ait pas besoin de vous, et au début tout au moins, et de rester à sa disposition au cas où elles rencontrent des difficultés. Le destinataire de la délégation fait alors appel à vous pour que vous vérifiiez que les tâches sont d’abord bien exécutées et vous transmet les éventuelles difficultés rencontrées. Vous ne réalisez plus alors la tâche et vous passez seulement du temps à en contrôler la bonne exécution. Vous gagnez du temps et c’est bien l’origine de votre délégation. 

La délégation poussée : la responsabilisation

A l’inverse, il existe une autre forme de délégation. La personne ne se contente pas de réaliser l’exécution de la tâche mais en prend l’entière responsabilité. Elle est alors impliquée et pourra éventuellement transférer la tâche par la suite en assurant le contrôle. Les apports de la délégation réelle sont non négligeables : déjà vous pourrez bénéficier d’une meilleure manière d’effectuer les tâches que la vôtre, ce qui n’est pas une petite avancée car il se peut que le destinataire soit plus compétent que vous et qu’il ait des connaissances que vous n’avez pas. Vous avez mis en place une base mais celui-ci peut disposer d’une formation ou d’une expérience lui permettant de l’améliorer voire de la remettre en cause. Autre avantage : il peut devenir force de proposition et prendre le temps de progresser sur le domaine, ce dont vous n’aviez probablement pas le temps (car autrement vous n’auriez pas transmis la tâche). Enfin et peut-être surtout, il va réellement assumer sa responsabilité et ne fera probablement plus appel à vous car il sera amené à prendre des décisions ce qu’il ne pourrait pas faire si vous en gardiez le contrôle. Résultat, vous allez gagner réellement du temps et peut être permettre à l’entreprise de progresser sur le pan délégué. Aussi, vous ne devenez plus « nécessaire » et la réalisation de la tâche voire son lancement ne dépendra plus de vous, ce qui peut vous permettre d’investir votre temps ailleurs, où il sera bien plus utile… 

La difficulté de réellement déléguer

La plus grande difficulté entre les deux manières de faire réside dans le fait que dans un cas vous devez faire confiance et dans l’autre vous allez être dans le contrôle. Si la confiance n’exclut pas le contrôle dans les deux cas, les avantages du second type de délégation sont non négligeables. Si vous prenez du recul, vous verrez que finalement la véritable délégation demeure une question de bon sens : vous ne pourrez contrôler le travail de tout le monde, tout le temps, si l’entreprise grandit. Et ce n’est pas le jour où vous aurez 50 personnes à diriger que vous pourrez organiser la délégation. Il vous faut donc la transmettre au fur et à mesure et mettre en place vos indicateurs de suivi pour qu’elle celle-ci puisse s’opérer. Dans tous les cas, cela reste votre choix.

Les conditions nécessaires à la vraie délégation

Si vous souhaitez déléguer effectivement une tâche, il faut d’abord prendre en compte que vous devrez contextualiser la tâche afin de faire comprendre pourquoi il y a un intérêt à la réaliser. Si parfois le bon sens pourrait amener votre salarié à la trouver, il s’agit de le motiver et de lui montrer l’impact de cette tâche sur l’entreprise.

Une fois cette contextualisation établie, vous devez fixer des objectifs qui ne représentent pas que la simple exécution de la tâche. La tâche peut avoir un impact par exemple sur le nombre de prospects, sur les délais de fabrication ou encore de nombre de visiteurs sur votre site. Le délégataire doit donc s’approprier ces objectifs et les valider que ce soit en termes d’ambition, dans le temps, … Bref toutes les caractéristiques des objectifs SMART.

Ensuite, il faut prendre en compte que la personne n’aura pas la même manière de procéder que vous. Si au début, vous pouvez créer des procédures et en assurer le suivi, il s’agit vite d’accepter que les formes et la manière de traiter la tâche diffèrent de la vôtre. Si votre salarié reste dans la crainte de mal faire, vous risquez vite d’avoir raté le plus important : son esprit d’initiative et les améliorations qu’il peut apporter. Il s’agit qu’il améliore vos process, votre façon de faire voire les complète dans le but de remplir l’objectif. Il doit donc s’approprier réellement la tâche. 

Pour que cela puisse se transformer, au-delà de le laisser libre de traiter la tâche comme il le souhaite, vous devez lui en donner les moyens et notamment ceux de contrôler la performance des tâches exécutées. Si dans un premier temps, vous pouvez assurer le contrôle et le suivi, rien ne vous empêche de lui laisser également cette possibilité. Il s’agit qu’il s’approprie véritablement la tâche. Si vous pouvez garder le contrôle des objectifs et en fixer de nouveaux, il faudra qu’il les accepte et il risque fort de devenir plus performant que vous et de vous dire s’ils sont réalisables ou non. 

Dans tous les cas, il devrait de moins en moins faire appel à vous et vos rencontres ne devraient que servir à proposer de nouveaux moyens pour atteindre vos nouveaux objectifs voire à la mise en place de nouveaux projets permettant d’arriver aux résultats escomptés. 

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