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7 Conseils pour faire une bonne réunion

Les réunions s’incrustent dans le quotidien d’une entreprise. Il existe
diverses raisons pour lesquelles elles peuvent être mises en place. Votre
challenge, les rendre productives et captivantes ! Voici 7 conseils pour faire
une bonne réunion.

Prévenir à l’avance

La réunion occupe une grande place au sein dans l’entreprise. Il demeure
nécessaire de prévenir à l’avance et non le jour-même afin que chacun puisse y
assister. Quelle utilité peut-on lui trouver si personne n’est disponible à ce
moment ou si tout le monde est dans l’urgence ? Aucune ! Donner la date avant
permet de bien organiser celle-ci et de prendre le temps nécessaire. N’attendez
pas le dernier moment !

Décrire l’objet de la réunion

Avant de commencer quoi que ce soit, il peut s’avérer utile de fournir le ou
les objectifs de la réunion à chaque participant. Un ordre du jour reste
recommandé pour réaliser une réunion efficace. Pourquoi ? Savoir à l’avance les
thèmes qui vont être abordés permet d’y réfléchir en amont. Un plan des thèmes
abordé facilite grandement la compréhension de ce dernier surtout si les sujets
sont multiples ou complexes ! Préparez-le une fois l’objectif bien déterminé
pour le rendre le plus efficace possible.

Inviter les bonnes personnes

Le but d’une réunion reste d’aborder des thèmes spécifiques qui nécessitent la
présence des acteurs qui y contribuent ou d’informer le groupe de l’avancée de
points les concernant. Il arrive d’inviter des personnes qui ne jouent aucun
rôle dedans et qui ne sont pas concernés par les échanges qui vont se dérouler.
A l’inverse, vous pouvez oublier de convier des
personnes qui s’avèrent touchées par le sujet. Pour que la réunion ne serve pas
à rien, les salariés visés doivent répondre à l’appel. Prévoyez une liste au
préalable pour rester efficace et vous assurer de la légitimité de chaque
participant. Ne faites également pas des réunions pour faire des réunions ! La réunionite vous guette…

Prévoir de quoi manger

Vous avez du mal à rester connecté à la réalité lorsque la faim vous envahit ?
Vous ne pensez plus qu’à vous nourrir ? Pas de problème ! Prévoyez de petits
encas pour éviter la dispersion ! Si elle ne se déroule pas dans un créneau
horaire de repas, pas besoin de prévoir de quoi ravitailler un régiment !
Préparez uniquement le nécessaire pour satisfaire une petite faim. Un côté plus
agréable ressortira de cette dernière. On ne peut pas se concentrer le ventre
vide !

La rendre vivante

Imaginez une réunion où la personne en charge de l’animer reste assis tout le
long. Le temps parait long non ? Que ce soit vous ou un manager qui vous
occupiez de cette partie, restez en mouvement et faites preuve de dynamisme
pour maintenir éveillés les participants. La réunion peut parfaitement
s’effectuer debout pour être la plus efficace
possible. Elle ne doit pas être synonyme d’ennui. La rendre vivante demeure la
clé du succès pour ne pas perdre l’attention des personnes et la rendre agréable.
Il n’y a rien de mieux qu’une bonne animation pour réaliser une réunion de
qualité. En parallèle, l’orientation des sujets et la distribution de la parole
reviennent à l’organisateur. L’auditoire est à vous !

Utiliser des schémas visuels

Pour participer à l’amélioration de la réunion, les supports visuels restent
prisés ! L’emploi de ces derniers apporte des avantages à votre présentation.
Si vous souhaitez faire passer des chiffres à votre équipe par exemple, vous
allez les donner comme tel ? Bien sûr que non ! Vous les présenterez avec un
schéma ou un graphique sans trop charger vos slides. Les participants
retiendront et recevront mieux le message ainsi que les données que vous voulez
faire passer. L’exposition de ces derniers sera d’autant plus agréable
visuellement ! Vos réunions deviennent plus plaisantes et plus parlantes avec
des images concrètes.

Faire un retour

A la fin de la réunion, il reste utile de fournir un
compte-rendu des points majeurs abordés ainsi que les changements qui vont se
mettre en place. Nommez une personne dès le début de la réunion qui devra
prendre en note les informations nécessaires avant de commencer. Elle enverra
le tout à chaque participant. Tout le monde restera informé même ceux qui n’ont
pas pu s’y rendre. Un bon compte rendu résume aussi bien les points positifs et
négatifs. N’hésitez pas à prendre des avis sur la réunion, mais également sur
la clarté du compte-rendu. Vous pouvez envoyer un mail ou demander directement
aux participants afin de connaître leur sentiment sur la réunion et mettre en
place des améliorations selon leurs retours. S’ils ne trouvent rien à redire,
parfait ! Votre réunion demeure une vraie réussite ! 

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