La réunion doit toujours avoir du sens, elles ne sont pas là pour avoir le qualificatif de chronophages et laisser aux équipes un sentiment de perte de temps. Les réunions s’incrustent dans le quotidien d’une entreprise, qu’elle soit en présentiel, à distance ou en mode hybride. Il existe diverses raisons pour lesquelles elles peuvent être mises en place. Votre challenge, les rendre productives et captivantes ! Voici 10 conseils pour faire une bonne réunion.
Prévenir à l’avance les participants et connaître leur planning
La réunion occupe une grande place au sein de l’entreprise. Il demeure nécessaire de prévenir à l’avance et non le jour-même afin que chacun puisse y assister et organiser son emploi du temps, notamment avec les jours de télétravail. Quelle utilité peut-on lui trouver si personne n’est disponible à ce moment ou si tout me monde est dans l’urgence ? Aucune ! Donner la date avant (via un agenda partagé) permet de bien organiser celle-ci et de prendre le temps nécessaire. N’attendez pas le dernier moment !
Décrire l’objectif de la réunion
Avant de commencer quoi que ce soit, il peut s’avérer utile de fournir le ou les objectifs de la réunion à chaque participant. Un ordre du jour reste recommandé pour réaliser une réunion efficace. Pourquoi ? Savoir à l’avance les thèmes qui vont être abordés permet d’y réfléchir en amont. Un plan des thèmes abordés facilite grandement la compréhension de ce dernier, surtout si les sujets sont multiples ou complexes ! Préparez-le une fois l’objectif bien déterminé pour le rendre le plus efficace possible.
Inviter les bonnes personnes légitimes
Le but d’une réunion reste d’aborder des thèmes spécifiques qui nécessitent la présence des acteurs qui y contribuent ou d’informer le groupe de l’avancée de points les concernant. Il arrive d’inviter des personnes qui ne jouent aucun rôle dedans et qui ne sont pas concernées par les échanges qui vont se dérouler.
À l’inverse, vous pouvez oublier de convier des personnes qui s’avèrent touchées par le sujet. Pour que la réunion ne serve pas à rien, les salariés visés doivent répondre à l’appel. Prévoyez une liste au préalable pour rester efficace et vous assurer de la légitimité de chaque participant. Ne faites pas des réunions pour faire des réunions ! La réunionite vous guette…
Définir un créneau court et maîtriser le temps
Rien de pire qu’une réunion qui déborde indéfiniment. Privilégiez des formats plus courts (25 ou 45 minutes au lieu des traditionnelles sessions de 30 ou 60 minutes) pour laisser aux participants un temps de respiration entre deux échanges. Désignez un gestionnaire du temps (timekeeper) au début du temps imparti afin de respecter le planning fixé et garder un rythme soutenu.
Rendre la réunion conviviale
Vous avez du mal à rester connecté à la réalité lorsque la faim vous envahit ? Vous ne pensez plus qu’à vous nourrir ? Pas de problème ! Prévoyez de petits encas pour éviter la dispersion ! Si elle ne se déroule pas dans un créneau horaire de repas, pas besoin de prévoir de quoi ravitailler un régiment !
Préparez uniquement le nécessaire pour satisfaire une petite faim. Un côté plus agréable ressortira de cette dernière. On ne peut pas se concentrer le ventre vide ! Pour les réunions à distance, accordez un court temps d’échange informel en début de session pour préserver la convivialité du groupe.
La rendre vivante et interactive
Imaginez une réunion où la personne chargée de l’animer reste assise tout le long. Le temps parait long, non ? Que ce soit vous ou un manager qui vous occupiez de cette partie, restez en mouvement et faites preuve de dynamisme pour maintenir éveillés les participants. La réunion peut parfaitement s’effectuer debout (stand-up meeting) ou s’appuyer sur des outils de sondage et de vote en direct pour être la plus efficace possible. Elle ne doit pas être synonyme d’ennui. La rendre vivante demeure la clé du succès pour ne pas perdre l’attention des personnes et la rendre agréable.
Il n’y a rien de mieux qu’une bonne animation pour réaliser une réunion de qualité. En parallèle, l’orientation des sujets et la distribution équitable de la parole reviennent à l’organisateur. L’auditoire est à vous !
Utiliser des schémas visuels et des outils collaboratifs
Pour participer à l’amélioration de la réunion, les supports visuels restent prisés ! L’emploi de ces derniers apporte des avantages à votre présentation, qu’il s’agisse d’un écran partagé, d’un tableau blanc collaboratif ou de slides épurées.
Si vous souhaitez faire passer des chiffres à votre équipe par exemple, vous allez les donner comme tel ? Bien sûr que non ! Vous les présenterez avec un schéma ou un graphique sans trop charger vos supports. Les participants retiendront et recevront mieux le message ainsi que les données que vous voulez faire passer. L’exposition de ces derniers sera d’autant plus agréable visuellement ! Vos réunions deviennent plus plaisantes et plus parlantes avec des images concrètes.
Fixer les règles d’attention (déconnexion ciblée)
Pour garantir la pleine présence de chacun, mettez en place des règles claires de déconnexion. Demandez aux participants de mettre de côté leurs téléphones portables et de fermer leurs onglets ou messageries électroniques pendant les échanges. Moins de distractions numériques garantit des discussions plus fluides, des décisions prises plus rapidement et une écoute véritablement active.
Intégrer l’équité pour le format hybride
Si certains participants sont en présentiel et d’autres à distance, veillez à ne pas créer de « réunion à deux vitesses ». Assurez-vous d’un équipement audio et vidéo de qualité pour que tout le monde entende et soit entendu de manière fluide. Sollicitez régulièrement les collaborateurs à distance pour que chacun ait le même poids dans les prises de décision.
Faire un compte rendu performant et axé sur l’action
À la fin de la réunion, il reste utile de fournir un compte rendu des points majeurs abordés ainsi que les changements qui vont se mettre en place. Vous pouvez nommer une personne dès le début de la réunion pour la prise de notes ou vous appuyer sur des outils d’assistance automatisée. Le récapitulatif sera envoyé à chaque participant : tout le monde restera informé, même ceux qui n’ont pas pu s’y rendre.
Un bon compte rendu résume aussi bien les points positifs et négatifs et définit clairement un tableau d’actions (qui fait quoi, pour quand). N’hésitez pas à prendre des avis sur la réunion, mais également sur la clarté du compte rendu. Vous pouvez envoyer un message ou demander directement aux participants afin de connaître leur sentiment sur la réunion et mettre en place des améliorations selon leurs retours. S’ils ne trouvent rien à redire, parfait ! Votre réunion demeure une vraie réussite !