L’organisation d’un séminaire nécessite une bonne préparation. Quelle que soit la nature de la rencontre professionnelle, plusieurs critères sont à prendre en compte. Stratégie de communication, sélection du lieu, thématique, objectifs… Retour sur toutes les informations pratiques pour réussir son séminaire.

Connaître les objectifs et les participants pour son séminaire

Avant de vous pencher sur les questions pratiques, il vous faut identifier les principaux objectifs du séminaire. Il peut s’agir de veiller à l’intégration de nouveaux collaborateurs, de fédérer l’esprit d’équipe de votre personnel ou même de célébrer une réussite particulière dans l’entreprise. Pensez à définir le profil des participants. S’agit-il des cadres dirigeants, des managers, des employés ? Il est aussi possible de préparer des rencontres au bénéfice des clients et prospects. Dans tous les cas de figure, déterminez le nombre de participants, ainsi que le concours d’éventuels intervenants.

Bien choisir le format et la thématique de son séminaire

Avant de se lancer, il est tout aussi important de bien connaître les différents types de séminaires. Chaque format répond à des besoins spécifiques et prévoit des activités dissemblables. Afin de choisir celui qui s’accorde à vos attentes, servez-vous des précédentes informations évoquées. À savoir : les objectifs et le profil des intervenants. Une démarche essentielle pour vous orienter vers un séminaire d’entreprise, un séminaire de motivation ou encore un séminaire de management. Il vous faut aussi définir une thématique telle que des activités en pleine nature, des compétitions ludiques ou des séances de sport collectif.

Anticiper les coûts grâce à une ligne budgétaire précise

L’organisation de votre séminaire passe aussi par votre ligne budgétaire. Là encore, cette dernière tient compte du nombre de participants, du format et des activités associées. D’autres critères d’estimation sont également à prévoir. Parmi ceux-ci, on retrouve : 

• Les frais de restauration et de déplacement ;
• La réservation d’un local ou d’un site sur une période ciblée ;
• Les actions de communication et de promotion de l’évènement ;
• Les solutions d’hébergement…

Faites preuve d’exhaustivité pour anticiper le coût global de votre séminaire. Pensez aussi à détailler tous les postes de dépense afin de justifier de vos actions, des sommes engagées. Par la suite, cela évite d’éventuelles erreurs d’appréciation, ainsi que les frais imprévus.

Le lieu du séminaire : un choix essentiel dans sa réussite

La préparation de votre séminaire se poursuit avec la sélection du lieu. Bien que ces deux aspects soient étroitement liés, celui-ci n’est pas à confondre avec le format de l’évènement. Vous avez la possibilité d’opter pour un cadre proche de votre entreprise. Il peut aussi se situer dans un autre département ou une région différente. Par exemple, un séminaire en Provence.

Tout dépend de votre budget. Pour des thématiques spécifiques, privilégiez des lieux adaptés. Tournez-vous alors vers des prestataires qui facilitent la mise en place et le bon déroulement de votre séminaire. Informez-vous aussi sur les attractions touristiques, les solutions d’hébergement et de restauration à proximité.

La date du séminaire : un choix important

Réussir votre séminaire passe aussi par une participation optimale de la part des intervenants et séminaristes. Par conséquent, le choix calendaire demeure primordial. Dans l’idéal, il vous faut éviter les jours fériés, les week-ends, ainsi que la période des vacances scolaires. Il est recommandé d’arrêter une date relativement éloignée. D’une part, cela permet d’affiner votre organisation avec moins de pression. D’autre part, les frais de réservation sont moins élevés et les possibilités d’annulation gagnent en flexibilité. Cette période de latence sert aussi à bien communiquer autour de l’évènement.

Élaborer une stratégie de communication adaptée au séminaire

Au même titre que pour d’autres activités professionnelles, la communication demeure primordiale dans la préparation d’un séminaire. En l’absence d’échanges, votre évènement n’aura pas l’impact escompté. Exploitez les moyens internes à votre société. Lancez une campagne de mailing où les courriels comportent toutes les informations pratiques :

• Dates et lieu du séminaire ;
• Thématiques et activités ;
• Modalités dédiées au transport, à l’hébergement et à la restauration ;
• Le nombre de personnes attendues…

N’oubliez pas de prévoir un accusé de réception et de demander la confirmation de participation aux destinataires.

Parfaire la préparation du séminaire avec des supports de suivi et de contrôle

Afin de simplifier l’organisation de votre séminaire, préparez également un rétroplanning. Celui-ci constitue un support à votre usage. Il comprend toutes les missions et tâches à réaliser dans des délais impartis. Par exemple, les échéances de réservation, les activités secondaires en cas de problèmes ou la période de lancement pour la communication.

Prévoyez aussi une feuille de route pour les participants. Cela évite les erreurs et les retards lors du premier jour. À son terme, il est conseillé de proposer un questionnaire de satisfaction. Cela vous permet d’avoir leur retour sur expérience. Vous êtes ainsi en mesure de déterminer les qualités du séminaire et, éventuellement, les points à améliorer. Une démarche essentielle pour la préparation d’autres évènements professionnels similaires.