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Arrêtez de naviguer à vue !

La
réalisation du budget prévisionnel est un moment de réflexion essentiel dans la
vie d’une entreprise. S’il n’a pas de valeur strictement comptable, il est
pourtant indispensable à votre entreprise. Il sert de point d’appui pour
réaliser les prévisions, le pilotage et le contrôle de votre société.

Définissez clairement vos objectifs
et votre stratégie

Vous
l’aurez compris, le budget prévisionnel doit refléter la stratégie de votre
entreprise.
 Il ne faut pas se
contenter de fixer la progression globale du chiffre d’affaires souhaitée. Au
contraire, ce document devra fixer avec précision les objectifs de vente pour
chaque marché, chaque secteur d’activité, voire chaque produit. Pour déterminer
au plus près le volume d’activité tenez compte de votre situation en interne
(politique commerciale, variations saisonnières…) mais aussi de la conjoncture globale
et son environnement (fournisseurs, concurrents, administration fiscale…).
Dégagez de cette analyse de grands postes de dépenses et de recettes qui sont
indispensables à la vie de votre entreprise. Choisissez ceux que vous allez
renforcer et ceux pour lesquels vous pourrez investir le minimum. Si vous
lancez un nouveau service, vous allez par exemple certainement choisir de
renforcer le poste de publicité sur toute l’année.

Anticipez les évolutions

Il
est important de bien identifier les variables clés qui vont avoir une
influence sur les dépenses et recettes.
 Même si vous ne pouvez pas anticiper la totalité des coûts,
essayez toujours de coller au plus près de la réalité. Pour cela, fondez vos
estimations sur les dépenses et recettes des projets déjà réalisés ou des
produits phares de l’entreprise. Prenez également en compte les charges
courantes que vous êtes certain de payer tous les mois. Le plus simple est de
reprendre le budget réalisé au financement initial. N’oubliez pas non plus de
tenir compte des variables saisonnières. Le prévisionnel vous sert donc à
calculer votre besoin en fonds de roulement et, éventuellement, à chercher de
nouveaux postes de recettes pour l’alimenter. Il vous aide à planifier vos
actions commerciales ainsi que vos investissements et vous permet de savoir si
vous allez avoir les moyens de recruter des collaborateurs ou encore de
chercher un nouveau local.

Exploitez et ajustez votre
budget prévisionnel

Ça y
est, vous avez réalisé votre budget et vous vous apprêtez à le ranger dans le
premier tiroir venu !
 Ne commettez pas cette
erreur : comparez régulièrement les résultats par rapport à vos
estimations tout au long de l’année. Lorsque vous constatez des écarts,
analysez-en les causes afin de redresser rapidement le cap. Le budget est donc
utile toute l’année. D’ailleurs, il n’est pas figé : vous pouvez décider,
suite à un changement majeur, de modifier vos prévisions pour les mois à venir.
L’idée étant de ne jamais avancer à l’aveugle et, ainsi, d’éviter de se
retrouver dans une situation irréversible. Les logiciels de gestion en temps
réel vous seront ici d’un grand secours et vous feront gagner du temps. Ces
logiciels vous permettront de visualiser les écarts entre votre budget planifié
et celui qui sera réalisé dans les faits. Ces écarts sont automatiquement
calculés à partir des éléments comptables. Ils permettent de savoir si des
postes sont à recalculer. Le cas échéant n’attendez pas la fin de l’année pour
mettre en place une solution qui rééquilibre le budget : nouvelle stratégie
marketing pour augmenter les recettes, diminution des dépenses de
matériel… 

Communiquez le budget

N’oubliez
pas que le budget prévisionnel doit être partagé par tous les acteurs de
l’entreprise car ses prévisions sont à l’origine du plan d’action qu’ils auront
à suivre.
 Une mauvaise
compréhension des hypothèses du budget prévisionnel nuit à la bonne réalisation
des objectifs. En tant que dirigeant, assurez-vous que les collaborateurs
connaissent et comprennent vos objectifs. Utilisez une solution collaborative
de budget et rendez ainsi le budget accessible en ligne par vos équipes. Si
nécessaire, demandez aussi aux managers d’organiser une réunion afin de
partager les orientations qui ont été actées dans le budget.

Principales composantes du budget prévisionnel

• Le chiffre d’affaires
mensuel (produits et activités)
• Les taux de marge par produit ou activité
• Les charges de personnel
• Les charges fixes (loyers, honoraires, taxes…)
• Le seuil de rentabilité de l’entreprise
• Les estimations et prévisions des différents postes de charges
• Le calcul de l’écart entre le réalisé et le prévisionnel

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