GérerL'intégration du salariéLe B.A. BA des RHManagementManagement

Savoir réagir face à l’arrivée d’un nouveau salarié

Vous avez passé beaucoup de temps pour recruter la perle et vous l’avez enfin trouvée. L’accueil de votre nouveau salarié est crucial pour qu’il ne parte pas en courant. Focus sur un accueil irréprochable.

Ses collaborateurs, tu lui présenteras

Dans l’idéal n’hésitez pas à faire participer vos collaborateurs au recrutement afin que la personne s’intègre plus facilement au sein de l’équipe. Laissez vos salariés qui vont travailler avec lui le soin de donner leur aval au recrutement représente une forme de cooptation qui entraîne souvent une meilleure intégration. Ils n’auront ainsi pas l’impression que vous leur imposez un nouveau venu mais bien qu’ils ont contribué au choix. A défaut, c’est à vous ou à votre management de faire le lien entre vos salariés et le nouveau recruté. Pour cela soyez simple et chaleureux afin de mettre tout le monde à l’aise. Cette arrivée peut-être l’occasion d’organiser un pot de bienvenue qui permettra au nouveau salarié de faire connaissance avec ses collègues dans une atmosphère détendue.

Une présentation de l’entreprise, tu lui feras

Même si votre entreprise est une multinationale mondialement connue, il est utile de présenter au nouvel entrant quelques éléments indispensables : les valeurs de la société, les principaux clients, la structure interne… Il doit comprendre son fonctionnement afin de pouvoir s’ingérer rapidement. Les entreprises n’hésitent pas à mettre en place des vidéos, des documents ou encore des kits afin que les rouages soient rapidement intégrés. Toutes les sociétés fonctionnent différemment et le nom des postes peut être différent d’une société à une autre. Se repérer n’est pas toujours facile au début et les impairs peuvent vite arriver. Autant prendre quelques jours pour que l’ensemble soit bien compris.

Des objectifs clairs tout de suite tu lui donneras

Les objectifs sont globalement rassurants pour celui qui intègre une entreprise. Votre salarié peut rapidement ressentir une pression s’il ne sait pas ce que vous attendez de lui. Définir des objectifs progressifs et lui transmettre lui permettra de sentir que vous lui faites confiance et de pouvoir mieux visualiser sa prise de poste. Faites bien attention à donner des consignes claires et précises en détaillant les procédures à respecter car il est parfois difficile de savoir ce que l’on doit faire surtout quand il s’agit d’un métier qui peut être nouveau pour le nouvel embauché.

Les habitudes de la boite, tu lui expliqueras

Votre nouveau collaborateur ne connaît très certainement pas les habitudes de l’entreprise comme le lundi petit-déjeuner d’équipe, un vendredi la réunion pour faire le bilan de la semaine… Il ne pourra ni bien s’organiser, ni bien préparer son travail s’il n’est pas au courant de la manière dont vous fonctionnez. Il devra parfois modifier son emploi du temps ou la manière dont il traite ses tâches en fonction des divers habitudes de l’entreprise. N’hésitez pas à lui indiquer les fréquences des réunions, les natures de celles-ci, les documents nécessaires ou attendus pour chacune d’entre elles ou encore les évènements liés à la vie de l’entreprise tout simplement. Il serait dommage qu’il ne puisse pas participer à une activité permettant de mieux connaître ses collaborateurs simplement parce qu’ il n’était pas au courant.

De la tolérance face à ses erreurs, tu auras

Qui pourrait tout faire parfaitement dès le début ? Sûrement pas vous ! Alors soyez indulgent face à ses petites gaffes dues au manque de connaissance de l’entreprise. Expliquez au recruté les raisons de son erreur et dédramatisez. Il s’agit avant tout qu’il ne les reproduise plus et non pas qu’il culpabilise de ne pas tout faire parfaitement. Expliquez lui dans la mesure du possible les raisons qui poussent à ce type de fonctionnement plutôt que simplement de donner des consignes sur la démarche à suivre. Le nouvel arrivant pourra assimiler plus facilement les raisons qui conduisent à agir d’une manière plutôt que d’une autre. Il vous faudra parfois prendre du temps, vous rappeler que vous-même vous avez fait des erreurs et vous armez de patience surtout si l’apprentissage est intensif.

Connaissance avec lui, tu feras :

Attention, faire connaissance ne signifie pas seulement serrer la main en donnant son nom ! Prenez le temps de parler avec le nouveau salarié, questionnez-le sur son parcours et parlez-lui du vôtre. Cet aspect humain optimisera fortement son intégration rapide au sein de l’équipe. Il vous permettra aussi de mieux comprendre comment la personne fonctionne, ses attentes ainsi que ses objectifs présents mais également futurs. Il s’agit aussi de prendre le temps d’essayer d’avoir le ressenti de celle-ci car elle aura parfois du mal à vous dire la vérité alors qu’elle se trouve en période d’essai. Faire un rapport d’étonnement peut vous donner quelques pistes pour mieux comprendre ce qui vous différencie des entreprises et ce qui pourrait faire l’objet d’un regard extérieur positif ou négatif.

Une personne responsable de son intégration au sein de l’équipe, tu nommeras

Nommer un parrain du nouvel entrant est une technique qui fonctionne très bien. Expliquez bien au parrain son rôle et les tâches pour lesquelles il pourra guider la personne. Il s’agit avant tout qu’elle ne se sente pas isolée notamment aux pauses déjeuners. Beaucoup vivent mal les premiers jours au sein d’une entreprise notamment lorsque des groupes existent et qu’ils sont relativement fermés. Qu’on le veuille ou non, on ne peut s’entendre avec tout le monde et des liens se créent plus fortement entre certains individus. Autant ne pas laisser la personne se retrouver à l’écart et avoir quelqu’un qui la guide vraiment dans son travail, voire l’aide quand elle rencontre des difficultés.

Les règles de l’entreprise, tu lui expliqueras

Pour éviter les dérapages, n’hésitez pas à expliquer clairement les règles du jeu ! Mais attention : énumérer un règlement ne signifie pas pour autant menacer votre pauvre recruté ! Il existe certaines règles de fonctionnement qui touchent par exemple aux horaires de travail, aux habitudes en télétravail ou encore plus globalement qui diffèrent fortement d’une entreprise à une autre. Il se peut par exemple que les règles hiérarchiques ne soient pas les mêmes et que contacter le n+2 soit considéré comme le pire des affronts pour le n+2. Si vous n’expliquez pas les règles, vous pouvez vous attendre à des comportements qui vont fortement déplaire.

Les bons outils de travail, tu lui fourniras

Inutile de préciser que vous devrez mettre à disposition du nouveau salarié le minimum syndical pour qu’il puisse travailler : chaise, bureau, logiciels… Un salarié qui arrive alors que rien n’est prévu pour lui aura l’impression que son arrivée n’est pas attendue. Il s’agit pour lui de voir que vous prenez véritablement en considération sa prise de poste et qu’il va rejoindre une équipe qui l’attend. Sans le matériel adéquat, il peut vite se sentir rejeté. N’hésitez donc pas à mettre le maximum en place pour qu’il puisse rapidement se mettre dans l’action et qu’il ne soit pas à se demander où se trouve l’ordinateur, par exemple, qu’il est censé utiliser.

S’il rencontre des difficultés, son mode de travail rapidement tu rectifieras

Votre nouveau salarié a « pondu » une note qui ne vaut rien ? Il a grillé les possibilités de transformation d’un prospect en client ? Pas de panique ! Il ne peut pas devenir le meilleur salarié de l’année du jour au lendemain ! Dans ce cas là, remettez les choses au clair avec lui et, au besoin, donnez-lui accès à des formations. Vous aurez très certainement à consolider certaines de ses pratiques et lui apprendre de nouvelles connaissances. Il s’agit avant tout de vérifier que les tâches sont correctement effectuées pour éviter les erreurs et qu’elles engendrent des problèmes. N’hésitez pas également à lui laisser de la liberté d’action car il se peut qu’il soit porteur de bonnes pratiques. Toutes ne sont pas présentes chez vous et si vous l’avez recruté c’est a priori parce que vous pensez qu’il peut apporter un plus à l’entreprise.

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