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Procédures administratives : 6 raisons de les formaliser

Indépendants, TPE, PME, et même grands-comptes, ont besoin d’une gestion efficace et de renforcer leur crédibilité aux yeux des clients, partenaires et du personnel, s’il y en a.

Les procédures administratives sont faites pour être contournées

Néanmoins, l’entreprise qui dispose d’un cadre procédural est dotée d’atouts dont se privent celles qui fonctionnent bon gré, mal gré. Dans un monde où la qualité du service prime, les entrepreneurs qui réussissent à définir et à appliquer des procédures pertinentes ont plus de facilités que d’autres à faire la preuve de la qualité de leurs produits et services, à fidéliser leur personnel, à rassurer des investisseurs.

Les procédures permettent de faire les choses de façon constante !

Voici pourquoi même les petites entreprises devraient formaliser leurs procédures administratives :

1. Productivité : suivre une procédure adaptée permet une économie de temps, en faisant la chasse aux gestes inutiles
2. Interactivité : une méthodologie partagée permet l’entraide, la délégation et la formation
3. Crédibilité : maîtriser des process formels c’est montrer que l’entreprise a adopté des règles de bonne gestion.
4. Décision : le constat d’impossibilité d’application d’une procédure classique permet au dirigeant d’entreprise de mesurer les limites de ses services administratifs.Il saura ce qu’il devra sous-traiter, faute de savoir-faire ; il pourra décider d’une réorganisation, voire d’une action de formation.
5. Contrôle de gestion : des méthodes constantes dans le temps, facilitent la comparaison d’indicateurs-clés, au fil du temps.
6. Adaptation : lors de la mise en place des procédures, l’entreprise réfléchit à son organisation et à son intégration harmonieuse dans l’environnement économique. 

L’adoption de procédures administratives formelles (c’est-à-dire : des procédures écrites) oblige à accepter un double paradoxe :

1° les règles d’exécution doivent évoluer régulièrement, puisque « le monde est en marche »

2° Une procédure « d’exception aux règles » doit être prévue, pour éviter tout diktat de la bureaucratie.

La mise en place et la mise à jour régulière de procédures comptables, d’administration des ventes, de recouvrement, etc, participe d’une stratégie d’entreprise gagnante.

S’agissant de la remise en cause d’une certaine routine, la mise en place de procédures administratives ou de production peut être facilitée par le recours à l’audit et les conseils d’un consultant. Un professionnel neutre et bienveillant apportera un coup d’œil extérieur et aidera les dirigeants à professionnaliser leur gestion.

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