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Ce que vous pouvez toujours améliorer

Quand votre timing vous le permet, vous pouvez vous pencher sur certains items dans votre entreprise qui sont toujours à améliorer. Ces derniers sont souvent considérés comme secondaires notamment quand la demande du client semble satisfaite. Ils peuvent vous servir non seulement à anticiper l’imprévu, améliorer encore et toujours plus la satisfaction client ou encore vous servir pour l’avenir. Zoom sur ces domaines où vous pouvez toujours vous améliorer.

Mettre en place des procédures pour chaque poste

Demander à vos salariés de décrire avec précision permet d’analyser certes la situation présente mais aussi d’anticiper. Le principe est simple, ils inscrivent ce qu’ils font (les différentes tâches) et détaillent leur manière de réaliser leur mission (journalière, semaine, mensuelle, annuelle) car certaines tâches, vous le savez bien, sont répétitives et d’autres sont reliées à divers événements de l’année). Il faut tout de même bien en présenter l’intérêt à vos salariés qui peuvent avoir peur que vous n’ayez une idée derrière la tête qui ne soit pas en leur faveur.  Une des utilités de ces fiches ou consignes restent de justement pouvoir les remplacer en cas, par exemple, d’absence que ce soit pour des congés ou des raisons personnelles et non de les évincer. Rappelons que personne n’est à l’abri d’être malade, de devoir prendre des congés voire de faire évoluer en poste le salarié et donc parfois devoir transmettre son savoir-faire très rapidement. Il peut donc être utile d’anticiper ces différents cas en mettant en place des procédures dont vous pouvez vérifier la pertinence lors des congés par exemple de votre salarié. 

Améliorer la livraison

Que l’on parle de suivi de la livraison ou encore de délai de livraison, plusieurs challenges en découlent. Déjà, que le produit soit bien conforme aux attentes à son arrivée, ce qui peut impliquer des vérifications dans les process de commandes ou une automatisation. Ensuite, que l’emballage soit bien conditionné. Les plaintes demeurent nombreuses quant à l’état d’arrivée des différents colis car il faut bien l’avouer certains transporteurs n’y vont pas de main morte. Vous pouvez aussi vérifier que le délai de livraison se rapproche de 0 ou qu’il soit le moins coûteux possible pour vos clients. La possibilité de choisir entre différents modes peut ainsi être mis en place ou encore la livraison express de vos colis. Enfin vous pouvez également améliorer le suivi de la commande. Les clients ont en général besoin d’une confirmation rapide, parfois de leurs factures, et souvent veulent pouvoir suivre où en est leur commande. S’ils peuvent mettre des mois à commander, ils sont souvent impatients que le colis arrive dans un délai très court après la commande. 

La qualité de votre produit ou service

Il ne faut certes pas oublier votre marge mais vous pouvez toujours d’une certaine manière améliorer votre qualité de service ou produit. Il peut s’agir de détails et il est souvent judicieux de prendre en compte l’avis client afin de savoir en quoi vous pourriez proposer une meilleure personnalisation de l’offre, une qualité supérieure ou tout simplement un choix plus large. Attention tout de même car largeur de gamme signifie parfois qualité moindre donc il ne faut pas forcément répondre à toutes les demandes surtout si vous êtes dans des produits/services coûteux. Vous devez prendre toujours en compte votre rapport qualité/prix afin qu’il soit supérieur à celui de votre concurrence sans toutefois oublier que votre entreprise doit faire des bénéfices si vous ne voulez pas mettre tout le monde au chômage dans quelques temps. Autre point potentiel : regarder les offres complémentaires aux autres qui pourraient, par exemple, une fois packagées apporter un plus à vos clients qui souhaitent gagner du temps. Parfois, sans même faire le moindre effort supplémentaire, vous pouvez ainsi aider votre client à gagner du temps, ce qui représente déjà une amélioration de vos produits/services. 

Travailler sur vos valeurs / sens

Si cette réflexion peut déjà avoir été menée et vos valeurs bien mises en relief, vous pouvez toujours travailler davantage sur votre capacité à bien les transmettre et à bien faire en sorte de donner du sens au travail de chacun. Souvent, la tendance est à l’érosion avec le temps et il faut sans cesse rappeler vos valeurs afin de garder la motivation au top. Vous pouvez améliorer les indicateurs afin qu’il soit toujours plus précis et impactant pour vos équipes. Certaines entreprises n’hésitent pas à faire des suivis en temps réel même s’il ne faut pas oublier que les tableaux ne suffisent pas, vos managers doivent également agir. Plus vos process de communication interne et supports seront nombreux et pertinents, plus vous aurez de chance de les diffuser à bon escient et de faire en sorte que vos valeurs imprègnent chaque collaborateur.

Améliorer votre suivi client

Quel que soit votre niveau de connaissance client, il peut toujours être amélioré. Si vous ne l’avez pas fait, il doit commencer dès la prospection et doit d’attendre jusqu’au client. Aujourd’hui, les datas sont clairement insuffisamment utilisées par les entreprises ou en tout cas à mauvais escient. Une majorité des français interrogés sur le sujet estime toujours que leurs informations sont insuffisamment ou mal utilisées par les entreprises. La mise à jour de vos fichiers et la capacité à transmettre une information en interne demeurent des points d’amélioration non négligeables. La difficulté réside autant dans la détermination de la pertinence de l’information récoltée, que dans sa méthode de collecte ou sa transmission entre les services. Les fichiers sont rarement à jour, la communication souvent mauvaise entre les services et l’information récoltée souvent peu qualitatives…La rétention d’information, un effet délétère.

Automatiser au maximum / Prendre l’avis des collaborateurs

Si vous souhaitez gagner du temps, il faut arriver à une automatisation de la plupart des fonctions qui n’ont pas de valeur ajoutée. Pour cela, vous pouvez consulter vos collaborateurs afin de savoir où ils perdent du temps ou ce qui les conduit à ne pas s’impliquer avec enthousiasme. Certaines tâches trop rébarbatives peuvent aussi bien les démotiver que leur faire prendre un temps fou. Si tout n’est pas automatisable pour des questions de coût, se pencher sur la question n’est pas du temps perdu. Par ailleurs, vous pouvez en profiter pour les solliciter sur les problèmes rencontrés et les solutions qu’ils auraient à proposer et avec la récolte des échanges leur proposer des fonctions plus valorisantes. L’innovation participative a fait ses preuves depuis de longues années et pourraient vous aider à aller plus loin grâce à l’intelligence collective. D’autre part, elle est source de motivation donc autant faire en sorte de la mettre en place en commençant par des réflexes comme une simple boite à idées (que vous consultez régulièrement bien entendu) et dont vous faites les éloges.

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