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Partez en vacances sans stress

À l’approche de vos vacances, il faut planifier l’organisation au bureau, pour préparer votre départ. Vos dernières heures au boulot doivent se concentrer sur le bouclage de vos tâches, ou à leur délégation. Si vous avez toujours fait passer en priorité votre vie professionnelle, il est temps de prendre un peu de recul pour vous détendre un peu. Voici quelques planifications à effectuer, afin de partir en congé en toute sérénité.

Etape 1 : Planifiez

Un mois avant votre départ, consacrez quelques heures de votre temps au bureau, pour planifier une liste des tâches à faire, durant les semaines ou les quelques jours que vous avez décidé de vous octroyer, en votre absence. Essayez de finaliser les dossiers qui exigent votre signature. Confiez les autres dossiers importants à une personne digne de confiance au boulot. Faites des listes de noms des employés compétents  pour chaque domaine, sans oublier de trouver la personne qui va prendre en charge les décisions majeures.

Etape 2 : Déléguez

Durant tout le long de votre séjour, l’activité risque de bouger pour le meilleur comme pour les situations inattendues. N’ayez donc aucune crainte à confier les tâches à vos collaborateurs. Toutefois, n’oubliez pas de leur aviser des éléments utiles pour qu’ils puissent agir à votre place. Notez dans un agenda les rendez-vous avec les représentants, ainsi que les recommandations nécessaires. Pour partir l’esprit serein, vous pouvez établir un récapitulatif de chacun dans un bloc-notes.

Etape 3 : Faites du tri

Pour faciliter le travail de vos collaborateurs, faites un tri de tous vos dossiers. Mettez des étiquettes sur vos dossiers, pour mieux les identifier. Assurez-vous de bien coordonner la disposition des dossiers pour chacun de vos collaborateurs. N’oubliez pas d’avertir vos clients ou fournisseurs de votre départ et de leur indiquer le collaborateur à contacter. Par ailleurs, pour ce qui est des e-mails, transférez-les vers leurs comptes respectifs.

Etape 4 : Prévenez que vous partez

C’est un fait, vous allez vous absenter pendant un moment. Soyez organisé, et pensez à tous les détails. Vous pouvez commencer par enregistrer un message dans votre boîte vocale, pour aviser les gens de votre départ. Les quelques mots que vous allez laisser doivent contenir votre date de départ ainsi que de retour, mais aussi la personne et le numéro à appeler en cas d’urgence. Essayez d’être le plus convivial possible dans votre message.

Etape 5 : Gardez (un peu) le contact

Avant votre départ, confiez vos clés à votre remplaçant, sans oublier de lui fournir les codes indispensables. Ce geste va vous permettre de faire avancer votre entreprise durant votre absence. Vous pouvez demander à votre avec collaborateur de vous appeler à un jour et une heure précise, afin d’avoir quelques informations sur le bon déroulement des journées en votre absence et apporter les réponses nécessaires à la poursuite d’un dossier.

Etape 6 : Assurez les aspects de trésorerie

Pour vous rassurer, vous pouvez demander à vos collaborateurs de lister les tâches qu’ils auront à réaliser l’entreprise, durant votre absence. En ce qui concerne les charges de la société, prévoyez à l’avance tous les besoins utiles, et notez-les dans un agenda. Transférez l’argent nécessaire au compte bancaire de votre trésorier, ou à un collaborateur digne de confiance. Vous pouvez lui demander de noter toutes les transactions, pour que vous puissiez les voir à votre retour. Aujourd’hui, il est possible de faire des virements instantanés qui pourront répondre à la bonne marche de l’entreprise.

Etape 7 : Déconnectez !

Après avoir mis en place tous les dispositifs nécessaires, vous pouvez profiter pleinement de vos vacances et décider de vous connecter que le strict minimum. Détendez-vous, passez du temps en famille ou avec vos amis, et éteignez votre téléphone, sauf à l’horaire prévu pour les appels avec votre remplaçant.

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