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3 outils pour organiser un événement dont on se souviendra

La réussite d’un événement n’est pas une tâche
forcément facile à accomplir, surtout si vous n’en avez pas l’habitude. 

Déterminer un espace adéquat et relativement abordable pour votre budget,
gérer des invitations ou une billetterie, animer, faire participer les
spectateurs, etc. représentent autant d’éléments qui seront déterminants dans
la réussite de votre événement. Pour commencer, établissez une check-list
quelques semaines au préalable pour ne rien laisser au hasard. Vous pouvez y
inscrire tous les produits présentés, les intervenants, les collaborateurs présents,
la liste des clients susceptibles d’y participer, les personnes que vous
invitez. Renseignez-vous sur le parcours des intervenants ou sur les produits
présentés. Sachez improviser car nul n’est à l’abri d’un trou de mémoire ou de
l’impossibilité de relire ses notes. Prévoyez une maquette de votre futur stand
et de la salle avec un plan pour vérifier au mieux la tenue de votre
emplacement. Cela évitera bien des mauvaises surprises le jour « J ». Prévoyez
un plan avec la position de votre événement et son accessibilité par les
transports en commun.Rendez les accès simples et distribuez des badges à
l’effigie de votre entreprise. Les aménagements ayant souvent lieu la veille du
jour « J », prenez votre temps pour vous assurer de la bonne mise en place de
votre position. Vous devez également définir le public visé. Vos propos ne
seront pas les mêmes s’il s’agit de clients, de partenaires ou de cadres en
interne. Suivant les catégories de personnes, il vous faudra plus ou moins
vulgariser vos propos. Il vous faut trouver la thématique car c’est la clé de
la réussite de votre événement. Trouvez un sujet intéressant et un titre
accrocheur ! N’oubliez pas de prévoir des temps de battement qui vous
permettront de rattraper le retard que vous prendrez certainement. Le sentiment
qu’auront vos participants à la fin de votre événement est à prendre en compte.
N’hésitez pas à leur demander leur avis afin d’améliorer votre édition
suivante.

Weezevent 

Est un logiciel gratuit de billetterie en ligne pour organiser des
événements. Cet outil s’utilise en self-service et permet de planifier les date
et heure de l’événement et de gérer les inscriptions, réservations et
invitations. Weezevent retient une commission de 0,99 € TTC pour un billet
coûtant moins de 40 € et de 2,5 % TTC pour un billet d’un prix supérieur à 40
€. www.weezevent.com

Eventbrite 

Est une solution complète et gratuite pour la gestion d’événements. Après
avoir créé la page de votre événement, faites-en la promotion, vendez des
billets en ligne via un service sécurisé de paiement et communiquez avec les
participants. Vous pouvez gérer les inscriptions puis assurer le suivi grâce
aux tableaux d’analyses et aux graphiques générés automatiquement. www.eventbrite.fr

Doodle 

Permet de planifier vos événements. Inscrivez le lieu et la date de
l’événement puis ajoutez une description du contenu. Pour connaître le nombre
de participants, réalisez un sondage public ou privé. Pour l’envoi des
invitations, utilisez votre propre application de messagerie électronique et
envoyez manuellement le lien Doodle à tous ceux dont vous souhaitez la venue. www.doodle.com

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