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3 outils pour communiquer à distance

Vous êtes parfois amené à vous déplacer pour une durée
plus ou moins longue et par conséquent à vous absenter de votre lieu de travail
habituel.

Cet éloignement vous stresse parce que vous craignez de perdre le contrôle
de votre entreprise. Pour vous déplacer en toute sérénité, certaines mesures
s’imposent. La veille de votre départ, distribuez les tâches à votre équipe en
expliquant de manière précise la quantité et la qualité attendues. N’hésitez
pas à user d’une démonstration en segmentant les étapes clairement. Selon la
durée de votre absence, établissez un planning sur un ou plusieurs jours.
Inutile de demander à vos salariés plus de travail qu’ils ne pourront
accomplir, d’autant plus que cela pourrait les décourager. Mais soyez tout de
même prudent en envisageant un décalage de quelques jours sur la durée prévue
de votre séjour. Déléguez à un collaborateur vos fonctions et légitimez son
autorité auprès des autres salariés en annonçant votre décision à ces derniers.
Dans vos bagages, prenez les coordonnées de votre remplaçant temporaire afin de
vous tenir informé de l’évolution des tâches laissées et de contrôler le suivi
de vos recommandations. En cas de doute sur le bon déroulement des tâches,
intervenez avec délicatesse mais fermeté. N’oubliez pas d’emmener avec vous les
documents nécessaires lors de votre séjour externe. Vérifiez les date, heure et
lieu de vos rendez-vous et envisagez toujours de pouvoir contacter vos
correspondants en cas d’imprévu. Communiquer à distance lorsque vous vous
déplacez reste une bonne solution, mais il est probable que ce soit les autres
personnes qui désirent faire avec vous une réunion, une conférence, etc… Dans
ce cas, n’omettez aucun détail concernant l’accueil de vos « convives ». De
bonnes conditions de travail passent par votre capacité à fédérer. Faites
preuve d’efficacité du point de vue de la synchronisation pour éviter de perdre
et faire perdre du temps. À cet effet, sachez qu’il existe des outils pour
communiquer à distance de manière simple et économique.

Skype

Vous fait bénéficier d’appels gratuits entre utilisateurs Skype vers des
lignes fixes et mobiles dans le monde à des tarifs très économiques. Ce
logiciel vous permet d’organiser des conférences à distance de 3 à 10
personnes. Pour passer un appel vidéo, allez dans vos contacts, vérifiez la
présence en ligne de la personne et cliquez sur son nom puis sur « Appel Vidéo
».www.skype.com

Gotomeeting

Ne requiert aucune formation préalable d’utilisation. Vous pouvez contacter
en toute sécurité votre équipe, vos clients, etc… disséminés dans le monde.
Ce site permet de planifier et organiser des conférences en ligne, réunions,
etc. avec maximum de 25 participants. Démarrez une réunion en cliquant sur « Se
réunir maintenant » dans la fenêtre de démarrage GoToMeeting.www.gotomeeting.fr

Mikogo

Vous évite de transférer vos fichiers sur Internet avant de commencer une
session de partage de bureau. Cette multiplateforme vous permet de diffuser sur
le web n’importe quel contenu affiché sur votre écran d’ordinateur. Quel que
soit le type de documents, tous les participants de votre réunion ou conférence
en ligne pourront voir ce que vous effectuez en temps réel. www.mikogo.fr

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