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Comment ne pas céder à la panique !

Il arrive souvent que les urgences se cumulent et que l’on soit pris de court. L’accumulation de celles-ci entrainent souvent un sentiment de panique qui peut vous rendre improductif. Plutôt que de céder à la panique pour ne finalement rien arriver à faire, mieux vaut que vous preniez le temps de vous organiser et de traiter les tâches au fur et à mesure.

1/ Repositionnez-vous mentalement

Pour ne pas céder à la panique, mieux vaut vous dire que si vous n’arrivez pas à tout faire, ce n’est pas grave ! Il ne s’agit pas de traiter tout maintenant mais plutôt de faire ce qui est urgent et important dans la journée. Une fois que vous aurez fini de vous dire que tout est à faire pour tout de suite et que vous aurez assimilé que même si cela n’est pas fait il n’y a pas mort d’hommes, vous pourrez vous lancer dans les tâches suivantes. 

2/ Les tâches rapides en premier

Certaines tâches sont particulièrement rapides à faire et ne vous demanderont que quelques minutes ou secondes pour être exécutées alors autant vous en débarrasser tout de suite. Inutile de les laisser trainer dans un coin de votre tête toute la journée. Finissez les tâches qui durent moins d’une heure en vous accordant une heure pour toutes les régler. Il s’agit de dégrossir votre to do list avant même de l’avoir faite si vous n’aviez pas anticiper.

3/ Créer votre to do list

Bien entendu vous devez prendre en compte l’urgence de chaque tâche pour déterminer l’ordre de traitement mais ce n’est pas tout. Passez un peu de temps à réfléchir à celles qui ont un impact sur vos autres collaborateurs et les ralentir notamment s’ils sont eux-mêmes dans l’urgence. N’hésitez pas à leur demander les délais maximums dans lesquels ils doivent recevoir vos différents documents afin de ne pas vous révéler celui qui les ralentira. Si on ne peut pas toujours tout faire dans les temps, il s’agit au moins de faire ce qui pourrait entraîner des relances ou d’anticiper avec chacun pour éviter d’être coupé dans vos tâches. 

4/ Isolez-vous pour faire une tâche longue

N’hésitez pas à couper votre boite email ou votre téléphone une heure. Rien n’est plus désagréable et contre-productif que de se faire interrompre dans une tâche alors que vous êtes entré dedans. Il s’agit parfois de couper tous les perturbateurs ou de fermer votre porte de bureau pour faire comprendre que vous ne devez être dérangé qu’en cas d’impondérable. Chaque interruption comme un sms peut rapidement nuire à votre productivité et entraîner d’autres retards qui pourraient se cumuler. Alors un peu d’autodiscipline ne fait jamais de mal même si cela n’est pas facile. N’hésitez pas à prévenir vos collègues que vous êtes dans une situation d’urgence. 

5/ Arrêtez de penser aux tâches futures

Il faut vous concentrer au maximum pour augmenter votre productivité. Autrement dit, une fois votre to do list exécutée, il s’agit de vous concentrer sur la tâche que vous êtes en train d’exécuter et non à celles qu’il vous reste à faire. N’hésitez pas à chasser toutes les idées qui peuvent vous venir à la tête et à souffler un bon coup pour évacuer le stress créé par tout ce que vous n’êtes pas en train de faire. Ayez en tête que vous êtes en train de perdre du temps quand vous y pensez et que ce n’est pas en y réfléchissant toute la journée que vous faites avancer votre programme. 

6/ Prenez des pauses 

Si vous sentez que votre cerveau sature, rien ne vous empêche de prendre une pause même courte en portant votre regard au loin. Prendre des pauses n’est pas signe que vous n’êtes pas productif mais vous laissez un peu de répit à votre cerveau qui pourrait vite se braquer notamment si vous faites des tâches fortement intellectuelles. N’hésitez pas également à le prendre en compte en positionnant vos tâches en fonction de l’activité mentale qu’elles vous demandent. Le matin représente une excellente période pour la productivité alors que la pause déjeuner représente souvent un temps où vous êtes plus enclin à faire des tâches « automatiques ».

7/ Essayer d’anticiper la veille

Si la grande journée est celle de demain, n’hésitez pas anticiper votre to do list ou encore à venir en avance pour bénéficier du calme de début de journée. Il s’agit de vous délester de toutes les petites tâches qui vont venir s’intercaler dans votre journée. Plus vous préviendrez en avance et plus vous aurez anticiper, plus votre journée devrait se révéler moins stressante et donc plus productif. Il s’agit également de prendre en considération que vous devez immédiatement vous lancer dans l’action pour ne pas subir ce que chacun redoute : la procrastination. 

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