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Le livret d’accueil, un allié pour l’intégration

Le livret d’accueil, outil pour intégrer les nouveaux collaborateurs dans les grandes entreprises, absents souvent dans les start-up dans leur début est souvent plébiscité mais aussi décrié. Quelle est son utilité ? Quel est son contenu ?

Le livret d’accueil prend des formes différentes selon la taille de l’entreprise et selon ses réalités. Le livret d’accueil sous forme électronique est devenu incontournable aujourd’hui de manière évidente d’une part pour répondre à des besoins écologiques (gaspillage de papier), des salariés en télétravail et d’autre part parce que ce livret doit être constamment actualisé et dans ce monde en perpétuel, il devient vite obsolète et donc demande à chaque nouvelle édition de jeter à la poubelle le précédent.

Alors comment faire ?

Les réalités de l’entreprise s’imposent pour que le nouvel
embauché se sente intégré
 et non noyé par le flot d’informations qu’il devra acquérir. Ainsi dans certaines entreprises, les salariés n’ont pas accès à l’ordinateur car leurs fonctions ne le nécessitent pas. Il est donc réalisé dans un certain nombre de grandes entreprises un accès simple c’est-à-dire de :

– créer des panneaux en tenant compte de la capacité de lecture des salariés 

– d’installer des bornes d’accès aux ordinateurs que les salariés peuvent consulter quand ils en ont besoin.

L’évidence s’impose qu’il faut intégrer les informations essentielles à destination des salariés car ce livret d’accueil pour les nouveaux arrivants deviendra le livret de la vie professionnelle des salariés. Il est fréquent que les salariés le consultent pour répondre à des besoins ponctuels.

Avant de le mettre en œuvre, il est primordial de se poser les questions suivantes ?

  • Quelles sont les informations nécessaires pour intégrer les collaborateurs ?
  • Quelles sont les questions récurrentes ?
  • Quelles sont les personnes clefs auxquelles ils peuvent s’adresser ?
  • Quelles sont les informations qui vont les aider à trouver leurs repères plus rapidement ?

Et de bien analyser les contraintes de mise à jour des informations.

  • Quelle est la périodicité ?
  • Qui est responsable de la mise à jour ?  Ou qui sont les responsables de la mise à jour par service, département…

Cette contrainte d’actualisation des informations est récurrente. Il arrive régulièrement que des centaines de livrets d’accueil ne servent plus de référence car ils sont obsolètes.

Quelles rubriques ?

 Des informations incontournables quelle que soit la taille de l’entreprise

  • Les éléments de la rémunération :  intéressement, épargne salariale, épargne retraite, la gestion du compte épargne-temps (CET) …
  • Les horaires et organisation du temps de travail (repas, permanences, congés obligatoires, RTT…)
  • Les règles de demande de congés/d’absence, comment fonctionnent les RTT, période éventuelle de fermeture…
  • Les modalités relatives au télétravail  
  • La mutuelle et la prévoyance offertes aux salariés 
  • La gestion des frais professionnels (déplacements et notes de frais)
  • La convention collective, le règlement intérieur et les différents guides et chartes, accès informatiques 
  • Les avantages salariés : les produits d’entreprise, le 1 % logement, titres restaurant…
  • Le recrutement, les métiers, les postes proposés (besoins permanents) 
  • La mobilité interne,
  • La formation : l’engagement de l’entreprise dans la formation interne ou externe

 

La santé et la sécurité :

  • La tenue de sécurité obligatoire
  • Les points de regroupement en cas d’incendie ou d’attentat
  • La santé au travail (médecin, infirmerie) 

La structure interne de l’entreprise

  • Organigramme
  • Qui fait quoi ? : le guide des services et des référents dans l’entreprise.
  • Liste téléphonique
  • Les interlocuteurs essentiels à la vie pratique (accueil, sécurité, santé, administration du personnel, direction établissement, …)
  • Comité d’entreprise, Délégués du personnel (activités, coordonnées).

Les locaux et le matériel

  • La manière d’accéder aux locaux. Faut-il être muni d’un badge ? Qui contacter en cas de perte de ce dernier ? A quelle heure les locaux sont-ils fermés ? Quelles sont les précautions à prendre si l’on travaille en dehors des horaires normaux (entrée/sortie à utiliser, alarme…)
  • Le matériel mis à disposition : où se situe le fax ? Le photocopieur ? Codes d’accès éventuels, brefs modes d’emploi (faut-il faire le « 0 » sur le fax pour la ligne extérieure, liste des numéros préenregistrés, qui appeler en cas de panne…).
  • Les téléphones : comment joindre un correspondant interne, comment obtenir une ligne extérieure, liste des principaux codes (interroger sa messagerie, renvoyer un poste, annuler un renvoi, conférence à trois…).
  • Les fournitures : comment et quand formuler une demande particulière de fournitures, coordonnées de la personne en charge…
  • Le matériel informatique : description des logiciels mis à disposition, coordonnées du service informatique.
  • Salles de réunion et matériel : quelles sont les salles mises à disposition (emplacement, capacité, matériel disponible à l’intérieur) ? Où les réserver ? Matériel de projection disponible : où le trouver ? Comment le réserver ? Est-il possible de prévoir des collations pour les clients ? Si oui, auprès de qui formuler sa demande et combien de temps à l’avance ?

Un sommaire de livret d’accueil intégrera la plupart du temps les rubriques suivantes :

  • Un mot du Président ou des dirigeants afin de souhaiter la bienvenue aux nouveaux collaborateurs et les associer aux projets de l’entreprise …
  • Une présentation de l’entreprise :
  • son histoire depuis sa création, les portraits de ses fondateurs :
  • l’organisation actuelle, les implantations nationales et internationales (un organigramme peut être intégré)
  • Les aspects humains 
  • les valeurs de l’entreprise
  • les métiers représentés 
  • la culture d’entreprise à travers ses dispositifs et ses engagements sociaux

A vous de choisir de faire un livret d’accueil qui soit attractif !

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