Lettre de réponse favorable à la réclamation d'un client

Les réclamations font partie de la vie quotidienne de l’entreprise. Rédigez cette lettre ou e-mail de réponse favorable à la réclamation d’un client en appliquant les principes de l’écriture professionnelle.

Lettre type de réponse favorable à la réclamation d’un client (articles défectueux)

Société
Prénom, NOM
Adresse
Code Postal – Ville
Téléphone
E-mail

Société du destinataire
Nom et Prénom du destinataire
Adresse du Destinataire
Code Postal – Ville

(ville à préciser), le (date à préciser)

Références : (référence à préciser)
Objet : réponse à la suite de la réclamation relative à des articles défectueux

Madame, ou Monsieur, (à préciser)

Nous avons bien reçu votre lettre (ou e-mail) du… relative (relatif) aux articles défectueux n°… Et nous regrettons cet incident indépendant de notre volonté.

Nous vous proposons de remplacer les articles défectueux. Cependant, vous voudrez bien nous les retourner dans leur emballage d’origine.

Nous sommes à votre disposition pour toute demande de votre part.

Veuillez agréer, Madame, ou Monsieur, (à préciser) nos salutations distinguées.

Signature

e-mail type de réponse favorable à la réclamation d’un client (articles défectueux)

Objet : réponse à la suite de la réclamation relative à des articles défectueux

Madame, ou Monsieur, (à préciser)

Nous avons bien reçu votre e-mail du… relatif aux articles défectueux.

Nous vous proposons de remplacer les articles défectueux. Cependant, ceux-ci devront nous être retournés dans leur emballage d’origine.

Nous vous prions de nous excuser de cet incident.

Cordialement,

Signature

Conseils

La valeur juridique de l’e-mail et la signature électronique

L’e-mail, même s’il n’a pas encore toutes les caractéristiques de l’écrit sur papier, en raison de son existence récente, a été reconnu dans de nombreux litiges comme preuve.

Selon le Code civil, un message électronique peut avoir la même valeur juridique qu’un courrier manuscrit s’il est certifié, c’est-à-dire s’il comporte une signature électronique. Cette signature électronique est en fait la conversion en numérique de la signature manuscrite. Pour être reconnue comme authentique, elle doit être réalisée par un organisme agréé et être sécurisée. Le signataire doit donc utiliser un tiers certificateur.