Refuser une réclamation est toujours délicat. Vous trouverez ci-après une lettre et un e-mail pour rédiger un refus selon les critères de l’écriture professionnelle.
Lettre type de refus de réclamation pour une facture
Votre Société
Votre Prénom, NOM
Votre Adresse
Code Postal – Ville
Votre téléphone
Votre e-mail
Société du destinataire
Nom et Prénom du destinataire
Adresse du Destinataire
Code Postal – Ville
(ville à préciser), le (date à préciser)
Références : (référence à préciser)
Objet : refus de la réclamation pour la facture n°… (préciser référence)
Madame, ou Monsieur, (à préciser)
Notre service comptabilité a pris connaissance de votre lettre du… (préciser date) relative à une erreur de facturation.
Or, nous avons procédé à une vérification de nos écritures qui nous a permis de constater que notre facture ne comportait aucune erreur.
Nous vous invitons à vérifier le bien-fondé de notre facture et, à cet effet, nous vous joignons la photocopie du bon de commande et de livraison émargés par vos soins.
Nous restons à votre disposition pour tous renseignements que vous souhaiteriez obtenir.
Veuillez agréer
Madame, ou Monsieur, (à préciser), nos salutations distinguées.
Signature
e-mail type de refus de réclamation pour une facture
Objet : refus de la réclamation pour la facture n°… (préciser référence)
Madame, ou Monsieur, (à préciser)
Notre service comptabilité a pris connaissance de votre lettre du… (préciser date) relative à une erreur de facturation.
Or, nous avons procédé à une vérification de nos écritures qui nous a permis de constater que notre facture ne comportait aucune erreur.
Nous vous invitons à vérifier le bien-fondé de notre facture et, à cet effet, nous vous joignons la photocopie du bon de commande et de livraison émargés par vos soins.
Nous restons à votre disposition pour tous renseignements que vous souhaiteriez obtenir.
Cordialement,
Signature
Conseils
Contrôler l’orthographe de la lettre ou l’e-mail
En ce qui concerne l’e-mail, relisez votre e-mail avant d’appuyer sur la touche « Envoyer ». Ainsi, vous éviterez des fautes qui nuisent à la qualité de la transmission du message. Certains logiciels ou sites disposent d’un vérificateur orthographique qui compare les mots du message à un dictionnaire permettant de retrouver surtout les fautes de frappe, les coquilles… Si vous avez des difficultés en orthographe, il est préférable de taper le corps du texte dans un logiciel de traitement de texte (par exemple Word) qui possède un vérificateur orthographique et grammatical capable de détecter les fautes mais aussi de proposer des solutions d’accords grammaticaux. Vous copierez et collerez ensuite le texte dans le corps de l’e-mail. Certaines fautes d’orthographe font dresser les cheveux sur la tête de vos destinataires. Il est pourtant facile d’éliminer des fautes d’orthographe qui exaspèrent certains. Inutile de vous cacher derrière, « je l’ai écrit rapidement », « c’est à cause des sms »…
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Orthographe
Les points clés des principales règles d’orthographe pour écrire sans fautes
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