BusinessLa banque et les garanties

L’encaissement des recettes de mon entreprise

Certaines solutions d’encaissement des recettes apparaissent plus simples et plus économiques pour le commerçant… Qu’en est-il vraiment ?

Chaque moyen d’encaisssement de votre chiffre d’affaires a ses particularités et ses avantages, selon votre activité. Il faut savoir les gérer de manière précise et préventive, pour contrer tout risque de fraude. De techniques innovantes de l’e-paiement à « l’archaïque » chèque, quelques notions à connaître pour bien maîtriser ces outils.

Carte bancaire : sûre et populaire

La carte bancaire demeure le moyen de paiement priviligié. Utilisée pour 45 % des achats,  elle apporte une sécurité importante et simplifie la gestion administrative. Le commerçant, pour la proposer, doit disposer d’un Terminal de Paiement Electronique (TPE) et souscrire à un « contrat d’acceptation de paiement par carte » auprès de sa banque. En fonction de la carte et du montant, le TPE effectue des demandes d’autorisation nécessitant une ligne téléphonique. Les solutions en ligne (IP) assurent une plus grande rapidité et une maîtrise des coûts de communication. Une collecte quotidienne des encaissements est assurée, et le commerçant est crédité directement sur son compte. à l’initialisation du TPE, un montant maximum de paiement hors ligne est défini afin de limiter les risques. Pour empêcher la fraude des dispositifs existent : filigrane au recto visible sous UV, l’hologramme au recto/verso et le cryptogramme visuel. Il est conseillé de ne pas diviser le montant de la vente, ni de « forcer » en cas de refus. Pour les ventes à distance, la carte bancaire reste aussi le moyen de paiement privilégié. Si vous êtes e-commerçant, vous n’aurez pas besoin de TPE physique. Mais il vous faudra signer un contrat de vente à distance avec votre banque et convenir d’un abonnement. Le paiement est crédité sur votre compte, et les possibilités de fraudes sont réduites grâce au système du 3D secure code.

Espèces : sonnantes et trébuchantes !

Selon certains experts, les espèces disparaîtront un jour totalement. Mais l’« argent physique » est encore bien présent. Encaisser du liquide est une solution gratuite, mais qui requiert du temps et une manipulation sérieuse. Il faut en aval gérer les encaissements, et faire des remises en banque. Vous pouvez refuser un règlement en liquide dans certains cas : une ancienne monnaie, une devise étrangère ou des pièces/billets en mauvais état. Autre cas de figure dans lequel le commerçant peut refuser le paiement en espèces : si le client ne fait pas l’appoint ou si son achat dépasse 3 000 €. Attention, le code pénal punit tout refus de billet ayant cours légalement : vous ne pouvez donc pas refuser les coupures de plus de 100 €. Quant au reversement sur le compte, le geste est simple, et il n’y a pas de montant maximum. Il suffit de remplir un bordereau de dépôt. En revanche, il est interdit d’envoyer des espèces à votre agence par la  poste, tout comme en déposer dans sa boîte aux lettres. Pour un commerçant, le liquide reste une solution à risque pour la tentation de vol qu’il représente, et pour les faux billets. Le moyen le plus sûr est de les tester via un lecteur à UV. Sinon, plusieurs signes permettent de vérifier une coupure : son papier est craquant, des éléments holographiques se révèlent après une inclinaison du papier, et un fil de sécurité apparaît à la lumière. Autre cas de fraude : le billet maculé. Bien évidemment, il faut le rapporter à la Banque de France, qui vous remboursera.

Chèque : Quand refuser ?

Bien qu’il disparaisse doucement, le chèque est toujours un moyen de paiement populaire. Il est utilisé dans 17 % des paiements, une part qui baisse néanmoins de 5 % chaque année ! Son utilisation est gratuite pour le commerçant, mais le force à effectuer des remises régulières auprès de sa banque. Dans quels cas faut-il accepter ou refuser le chèque ? Il subsiste toujours un risque de fraude, comme les traditionnels chèques « en bois ». C’est un moyen de paiement que vous avez le droit de refuser. Si vous l’acceptez, vous pouvez fixer un montant minimum et/ou maximum. Il est bon de savoir que la banque paye les chèques d’un montant inférieur à 15 €, même si le compte n’est pas approvisionné. Vous êtes tout de même tenu d’accepter un chèque si en cas de transaction en B to C, son montant est supérieur à 3 000 € (le règlement en espèces étant refusé au-delà). Pour prévenir d’éventuelles fraudes, vérifiez le montant, le lieu, la date, la signature du chèque et inscrivez vous-même l’ordre. Vous pouvez demander une, voire deux pièces d’identité pour l’émetteur du chèque. Vous pouvez aussi vérifier la régularité d’un chèque en consultant le Fichier National des Chèques Irréguliers, tenu par la Banque de France. Dans le cas d’un impayé, votre banque vous fera payer des frais. Il vous faudra lui demander un certificat de non-paiement, à notifier au client par lettre ou huissier.

Les encaissements privilégiés dans le B to B

Trois autres solutions existent aussi, le plus souvent dans des entreprises en B to B. La lettre de change, le chèque de banque et le virement. Le second est le plus souvent utilisé dans le cas d’un montant important. Grâce au chèque de banque, le paiement est garanti car le montant se prélève au préalable sur le compte du client. Enfin, le virement permet des transactions directes, rapides et économiques. Il suffit de remettre ses codes BIC/IBAN. Par contre, il y a un risque de refus de l’opération. Sauf dans le cas d’un prélèvement SEPA inter-entreprises, très sécurisé, car nécessitant la signature d’une convention avec le débiteur. Soit la solution adaptée pour se faire régler par une entreprise avec qui vous êtes en relation régulière.

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