BusinessLa banque et les garanties

L’encaissement des recettes de mon entreprise

Certaines
solutions d’encaissement des recettes apparaissent plus simples et plus
économiques pour le commerçant… Qu’en est-il vraiment ?

Chaque moyen
d’encaisssement de votre chiffre d’affaires a ses particularités et ses
avantages, selon votre activité. Il faut savoir les gérer de manière précise et
préventive, pour contrer tout risque de fraude. De techniques innovantes de
l’e-paiement à « l’archaïque » chèque, quelques notions à connaître
pour bien maîtriser ces outils.

Carte bancaire : sûre et populaire

La carte bancaire
demeure le moyen de paiement priviligié. Utilisée pour 45 % des
achats,  elle apporte une sécurité importante et simplifie la gestion
administrative. Le commerçant, pour la proposer, doit disposer d’un Terminal de
Paiement Electronique (TPE) et souscrire à un « contrat d’acceptation de
paiement par carte » auprès de sa banque. En fonction de la carte et du
montant, le TPE effectue des demandes d’autorisation nécessitant une ligne
téléphonique. Les solutions en ligne (IP) assurent une plus grande rapidité et
une maîtrise des coûts de communication. Une collecte quotidienne des
encaissements est assurée, et le commerçant est crédité directement sur son
compte. à l’initialisation du TPE, un montant maximum de paiement hors ligne
est défini afin de limiter les risques. Pour empêcher la fraude des dispositifs
existent : filigrane au recto visible sous UV, l’hologramme au recto/verso
et le cryptogramme visuel. Il est conseillé de ne pas diviser le montant de la
vente, ni de « forcer » en cas de refus. Pour les ventes à distance,
la carte bancaire reste aussi le moyen de paiement privilégié. Si vous êtes
e-commerçant, vous n’aurez pas besoin de TPE physique. Mais il vous faudra
signer un contrat de vente à distance avec votre banque et convenir d’un
abonnement. Le paiement est crédité sur votre compte, et les possibilités de
fraudes sont réduites grâce au système du 3D secure code.

Espèces : sonnantes et
trébuchantes !

Selon certains experts,
les espèces disparaîtront un jour totalement. Mais l’« argent
physique » est encore bien présent. Encaisser du liquide est une solution
gratuite, mais qui requiert du temps et une manipulation sérieuse. Il faut en
aval gérer les encaissements, et faire des remises en banque. Vous pouvez
refuser un règlement en liquide dans certains cas : une ancienne monnaie,
une devise étrangère ou des pièces/billets en mauvais état. Autre cas de figure
dans lequel le commerçant peut refuser le paiement en espèces : si le client ne
fait pas l’appoint ou si son achat dépasse 3 000 €. Attention, le
code pénal punit tout refus de billet ayant cours légalement : vous ne pouvez
donc pas refuser les coupures de plus de 100 €. Quant au reversement sur
le compte, le geste est simple, et il n’y a pas de montant maximum. Il suffit
de remplir un bordereau de dépôt. En revanche, il est interdit d’envoyer des
espèces à votre agence par la  poste, tout comme en déposer dans sa boîte
aux lettres. Pour un commerçant, le liquide reste une solution à risque pour la
tentation de vol qu’il représente, et pour les faux billets. Le moyen le plus
sûr est de les tester via un lecteur à UV. Sinon, plusieurs signes permettent
de vérifier une coupure : son papier est craquant, des éléments holographiques
se révèlent après une inclinaison du papier, et un fil de sécurité apparaît à
la lumière. Autre cas de fraude : le billet maculé. Bien évidemment, il faut le
rapporter à la Banque de France, qui vous remboursera.

Chèque : Quand refuser ?

Bien qu’il disparaisse
doucement, le chèque est toujours un moyen de paiement populaire. Il est
utilisé dans 17 % des paiements, une part qui baisse néanmoins de 5 %
chaque année ! Son utilisation est gratuite pour le commerçant, mais le
force à effectuer des remises régulières auprès de sa banque. Dans quels cas
faut-il accepter ou refuser le chèque ? Il subsiste toujours un risque de
fraude, comme les traditionnels chèques « en bois ». C’est un moyen
de paiement que vous avez le droit de refuser. Si vous l’acceptez, vous pouvez
fixer un montant minimum et/ou maximum. Il est bon de savoir que la banque paye
les chèques d’un montant inférieur à 15 €, même si le compte n’est pas
approvisionné. Vous êtes tout de même tenu d’accepter un chèque si en cas de
transaction en B to C, son montant est supérieur à 3 000 €
(le règlement en espèces étant refusé au-delà). Pour prévenir d’éventuelles
fraudes, vérifiez le montant, le lieu, la date, la signature du chèque et
inscrivez vous-même l’ordre. Vous pouvez demander une, voire deux pièces
d’identité pour l’émetteur du chèque. Vous pouvez aussi vérifier la régularité
d’un chèque en consultant le Fichier National des Chèques Irréguliers, tenu par
la Banque de France. Dans le cas d’un impayé, votre banque vous fera payer des
frais. Il vous faudra lui demander un certificat de non-paiement, à notifier au
client par lettre ou huissier.

Les encaissements privilégiés dans le
B to B

Trois autres solutions
existent aussi, le plus souvent dans des entreprises en B to B. La
lettre de change, le chèque de banque et le virement. Le second est le plus
souvent utilisé dans le cas d’un montant important. Grâce au chèque de banque,
le paiement est garanti car le montant se prélève au préalable sur le compte du
client. Enfin, le virement permet des transactions directes, rapides et
économiques. Il suffit de remettre ses codes BIC/IBAN. Par contre, il y a un
risque de refus de l’opération. Sauf dans le cas d’un prélèvement SEPA
inter-entreprises, très sécurisé, car nécessitant la signature d’une convention
avec le débiteur. Soit la solution adaptée pour se faire régler par une
entreprise avec qui vous êtes en relation régulière.

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