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Doit-on dématérialiser ses documents ?

La dématérialisation repose sur le principe de transformation de documents stockés sur papier en fichiers numériques informatiques. Ce phénomène est aujourd’hui majeur dans notre société 2.0 et constitue un piller fondamental de l’innovation.

La dématérialisation : kesako ?

La dématérialisation s’avère être incontournable pour les entreprises qui souhaitent réduire leurs coûts tout en se modernisant. La dématérialisation sert à gérer de façon totalement électronique des données ou des documents qui transitent au sein des entreprises et/ou dans le cadre d’échanges avec des clients, des fournisseurs… Elle comporte différentes étapes qui vont de la numérisation du document papier à la restitution, ce qui permet au fichier numérique d’être consultable et partageable. Après la dématérialisation des différents documents, il faut mettre en place une organisation spécifique permettant de gérer tous ces documents. C’est ce que l’on appelle le processus de GED (Gestion Electronique de Documents). La GED permet de conserver et éventuellement compléter les informations d’un document.

En quête de modernité

Les avantages de la dématérialisation sont évidents. Ce phénomène permet tout d’abord un gain de place conséquent, ce qui pourrait faire pencher le côté de la balance. Il faut savoir que dans un local d’archives par exemple on ne peut stocker que 20 000 à 25 000 pages de documents papier par mètre carré sur quatre niveaux, tandis que deux ou trois CD suffisent pour archiver ces mêmes données. C’est une véritable économie de place et donc un bel atout dont peuvent profiter les start-up ou TPE qui débutent parfois dans de petits locaux.

Avec l’émergence du télétravail ou du nomadisme, la dématérialisation n’est pas négligeable car elle permet une meilleure maitrise et une facilité des flux des documents. La traçabilité est améliorée et la circulation plus rapide, quasi instantanée et sans frontières via le numérique.

La GED (Gestion Electronique de Documents) permet de faire face à la destruction accidentelle des documents. Une véritable sécurité apparait car les données numériques ne sont pas soumises aux risques encourus par les documents papiers tels que le feu, les inondations, les moisissures, ou les catastrophes naturelles, évitant ainsi toutes pertes de temps et d’argent.

Les documents dématérialisés permettent de faire des économies. Les entreprises françaises consacrent 5 à 15% de leur chiffre d’affaires dans la gestion des documents papiers. Et l’impression de pages quand à elle représente presque 3% du CA de l’entreprise. De plus, dans une optique contemporaine qui doit répondre aux enjeux du développement durable, la dématérialisation permet moins de pollution avec plus de 15 tonnes de papier économisé.

C’est également un gain de temps car on considère qu’une personne passe environ 15% de sa journée de travail à lire des informations et jusqu’à 50% à les chercher parmi les montagnes de dossiers. Avec la dématérialisation, tous les documents sont classés dans des dossiers, facilement retrouvables et triés par ordre alphabétique à la demande de l’entreprise.

Une tradition qui a du bon

La dématérialisation n’est pas à conseiller à toutes les entreprises. Les méthodes de travail dites classiques ont parfois du bon. Que deviennent par exemple les données personnelles, bancaires ou encore les bulletins de salaires dans tout ce système numérique ?
Après leur dématérialisation, il est nécessaire de veiller à ce que les documents ne tombent pas entre de mauvaises mains. C’est alors que le SAE (Système d’Archivage Electronique) entre en jeu. Il s’agit d’un système de gestion de contenu qui donne un accès sécurisé aux archives. Contrairement à la GED, la SAE interdit la modification des documents ainsi que leur destruction. Mais les documents restent facilement manipulables et falsifiables au moment de la numérisation.

Tout comme il peut y avoir des éléments provoquant la disparition de documents papier, des risques de pertes de données informatisées font surface. La numérisation accroit même le coût de ces pertes, estimé pour les entreprises françaises à plus d’1,9 millions d’euros par an. Les principales causes de la soustraction des données numérisées sont les attaques malveillantes et criminelles. La négligence des salariés qui ne peuvent pas toujours empêcher des fuites est également mise en cause ainsi que les défaillances du système informatique lui-même et les virus.

Le stockage des documents dématérialisés apparait aussi être un inconvénient puisque la quantité d’informations à stocker grandit chaque jour dans l’entreprise, les supports doivent donc être de plus en plus conséquents et ils ont un prix. On ne parle plus uniquement de clés USB, de cartes SD mais de matériel informatique performant, comprenant une mémoire maximale et performante, avec l’ajout d’un éventuel disque dur… Par conséquent la consommation électrique s’enflamme. Qui dit plus de stockage dit plus de serveurs, plus d’ordinateurs et d’écrans allumés. Et l’impact sur l’environnement n’en est que plus grandissant également.

Enfin, pour la mise en place de ce système et la bonne compréhension de la GED, les utilisateurs doivent être formés et accompagnés.

Tout comme le stockage papier ou les archives, la dématérialisation a un certain prix, à vous de voir ce que vous préférez.

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