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Déléguer pour dissocier vie privée et professionnelle

Un des BA.Ba lorsque vous souhaitez différencier vie privée et professionnelle reste de savoir déléguer et d’être le moins nécessaire possible à votre entreprise. Si personne ne peut se substituer à vous, comment voulez-vous pouvoir profiter de moments en dehors du travail si vous êtes sans arrêt sollicité et toujours indispensable. Un incontournable donc : déléguer !

Un travail mental sur vous avant tout

La délégation ne s’improvise pas. Déjà parce qu’elle implique une perte de contrôle de votre part puisque ce n’est plus vous qui exécutez. Avant de commencer à déléguer, un travail sur soi est donc essentiel pour ne plus avoir cette tendance à vouloir contrôler tout et tout le temps. L’adage « rien n’est jamais mieux fait que par soi-même » est spécieux mais il vous faut admettre qu’il est solidement ancré dans l’inconscient. Même si vous désirez que vos équipes prennent des responsabilités et fassent moins appel à vous, il faut prendre du recul et voir si le premier frein à la délégation, ce ne sont pas vos réflexes inconscients ou certaines de vos pratiques. Si vos équipes ont peur de mal faire, elles ne pourront pas réaliser certaines tâches sans solliciter votre aval. Avec le temps, il se peut qu’elles aient pris le réflexe de faire appel à vous pour éviter de mal faire ou éviter des reproches et sont donc inconsciemment freinées pour agir sans votre soutien.

La confiance et la motivation : une base

Pour bien commencer vous devez d’abord impliquer vos collaborateurs. La plupart d’entre eux seront motivés par la montée en compétences et en savoir-faire mais auront l’appréhension de mal faire. Pour qu’ils s’approprient les tâches, s’y impliquent, qu’ils intègrent qu’elles font partie désormais de leurs fonctions et qu’ils soient force de proposition, il faut donc bien leur faire comprendre ce que vous attendez d’eux et les enjeux de leur délégation. En déléguant, vous donner des responsabilités qui auront sans aucun doute un impact positif sur leur motivation et qui devront être souvent revalorisées sur le salaire, si vous ne l’avez pas fait auparavant. La délégation est avant tout une marque de confiance : vous croyez en la capacité de votre salarié à mener à bien cette tâche.

Cibler les domaines et tâches

Déléguer ne va pas dire « bazarder » toutes ses tâches du jour au lendemain. Il ne suffit pas de dire à une personne qu’elle doit s’occuper de quelque chose à votre place. Il vous faut prendre en compte que la délégation demande un certain temps d’assimilation et que vous devez veiller à déléguer les tâches les unes après les autres afin que la délégation soit une réussite.
Vous devez donc commencer par déterminer vos priorités : les tâches que vous souhaitez garder (s’il y en a) et celles que vous souhaitez déléguer. Il vous faut cerner celles qui vont vous faire gagner du temps et celles que vous souhaitez garder parce qu’elles sont stratégiques par exemple. Une fois celles-ci sélectionnées, il s’agit de savoir à qui vous allez les déléguer. Tous vos collaborateurs n’auront pas les compétences pour effectuer certaines tâches ou encore l’envie de prendre des responsabilités. Il est donc nécessaire de sélectionner le collaborateur qui serait le plus à même d’endosser la délégation. Il faut donc bien appréhender si elle est compétente (voire plus que vous), si elle souhaite monter en compétences ou si elle a les aptitudes nécessaires pour remplir la mission.

Une délégation progressive

Avant de déléguer, n’oubliez pas que vous devez contextualiser celle-ci dans le projet de l’entreprise. Il n’est guère question de passer le flambeau et de ne plus s’en occuper. Votre collaborateur doit comprendre dans quel contexte s’effectue la délégation. Vous devez répondre à la question : en quoi cette tâche est fondamentale pour l’entreprise ? Donner du sens à son exécution est fondamental.
Ensuite, la délégation ne peut en général se transmettre sans un planning. Il s’agit de le faire progressivement en confiant par exemple une partie de votre tâche notamment tout ce qui est relativement routinier ou opérationnel. Vous pouvez commencer par montrer la manière de réaliser la tâche, la faire exécuter et mettre en place une procédure pour que la personne puisse vérifier que le travail a correctement été exécuté. Au début, vous serez certainement tenaillé par l’envie de vérifier la bonne exécution, ce qui aura pour principal but de vous tranquilliser ou de voir si vos procédures sont opportunes. Faites-le progressivement car comme pour toute personne qui acquiert une nouvelle fonction, il est indispensable que le destinataire de la délégation puisse l’assimiler et l’inclure dans son emploi du temps du quotidien. De nombreux cas particuliers risquent de se présenter et vous devrez peut-être voir ensemble chaque cas pour rassurer ou répondre aux diverses questions qui peuvent se poser. Cependant, attention à ne pas infantiliser votre collaborateur car comme nous allons le voir, la délégation va bien au-delà de la transmission de votre savoir-faire.

Déléguer c’est responsabiliser

Une fois votre délégation mise en place, le plus délicat reste à faire : faire en sorte que la personne fasse mieux que vous ! Vous avez délégué des tâches et c’est en général avant tout pour gagner du temps et ne pas avoir à les faire. Or, si vous l’avez fait, c’est parce que vous n’avez pas le temps de bien vous consacrer à celles-ci, de réfléchir à une optimisation ou leur amélioration. En clair, il faut vous méfier de ne pas en avoir délégué que l’exécution. Dans un premier temps, c’est souvent le cas mais il est nécessaire que la personne se l’approprie. Elle doit, au-delà, de simplement l’exécuter devenir force de proposition et d’amélioration. La difficulté réside ici à admettre que votre façon de faire puisse se transformer si vous souhaitez que les savoirs restent mis à jour et qu’ils soient de plus en plus performants. Au final, quand vous pensez en termes de délégation, vous devez comprendre que la personne ne fera pas comme vous et peut y apporter sa touche personnelle et même remettre en question vos process. Une délégation qui se déroule bien passe aussi par la fixation d’un objectif et d’une échéance car il vous faut pouvoir constater la progression de l’exécution de la tâche. Vous pourrez ainsi d’une part vous rassurer sur celle-ci mais également à terme, constater qu’elle progresse et mettre éventuellement en place de nouveaux indicateurs. Il ne s’agit donc pas simplement de vous demander comment vous auriez fait la tâche mais d’aller bien plus loin en laissant du champ libre à votre collaborateur et de l’aider à développer la performance.

Se fixer un échéancier de délégation

L’objectif pour vous est que votre collaborateur devienne autonome. Il faut donc fixer avec lui un délai suffisant pour qu’il s’approprie la mission. Vous pouvez / devez l’accompagner mais ce suivi ne devra pas être éternel. Votre collaborateur doit comprendre qu’il doit acquérir les bases dans une durée restreinte si vous ne souhaitez pas être éternellement derrière son dos. Ce n’est pas en disant « débrouillez-vous » que vous le sécuriserez. Demandez-lui par exemple « comment répondriez-vous à la situation ? » quand il vous consulte, expliquez-lui surtout les raisons de vos choix et de la solution que vous avez optée. Il doit devenir autonome dans l’accomplissement, ce qui passe par le fait qu’il comprenne les raisons de vos choix. Par la suite, il pourrait trouver une manière de faire différemment et mieux en prenant en compte les raisons qui font que vous aviez opté pour une solution plutôt qu’une autre. Au-delà de la fiche de procédure qui ne représente qu’une base, il doit donc exécuter la tâche par lui-même. A défaut, sa motivation risque d’être quasi nulle à réaliser une tâche en suivant un mode d’emploi rigide.

Réaliser un suivi de la délégation

La bonne délégation implique que vous mettiez à disposition les ressources nécessaires à la réalisation de la tâche. Il faut donc laisser accès aux ressources nécessaires à son exécution afin que le collaborateur ne passe pas son temps à vous demander comment réaliser la tâche souhaitée. Vous ne pouvez véritablement déléguer sans en donner les moyens. Cette partie s’avère souvent difficile car elle implique de faire confiance et de donner accès à une ressource dont vous aviez précédemment le contrôle et de ne faire aucune rétention. Établir ensuite un suivi, implique de faire des points réguliers. Si au début, vous pouvez les faire journalièrement, cette cadence doit vite baisser pour laisser place à de l’autonomie. Vous risquez fort de placer la personne en mode « exécution » dans le cas contraire. Planifiez donc des points réguliers pour constater l’avance sur le travail et de vérifier que le projet avance dans le bon sens. Il s’avère indispensable alors de fixer des KPIs qui pourront s’affiner par la suite. Attention également à être suffisamment disponible pour pouvoir répondre aux différentes demandes de votre collaborateur et à rester ouvert. La grande difficulté reste le fait d’arbitrer votre présence afin véritablement déléguer la mission et pas seulement l’exécution. A défaut, vous pourriez vite vous retrouver à réaliser la tâche vous-même à chaque fois que votre collaborateur vous sollicite. Or, au final, ce n’est pas à vous qu’elle reviendra sur le temps mais bien à une autre personne à qui elle pourra potentiellement la transmettre. Elle doit devenir la tâche de votre collaborateur et non rester une tâche que vous avez déléguée. 

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