La Déclaration Sociale Nominative, ou « DSN » est une déclaration dont l’objectif affiché est de remplacer toutes les autres. La volonté de simplification des démarches administratives pour les entreprises est une volonté des gouvernements depuis le président Hollande. De cette volonté est née la DSN qui se substitue aux multiples déclarations auxquelles doivent faire face les sociétés.

En quoi consiste la Déclaration Sociale Nominative ?

Là où une entreprise devait faire face à de multiples démarches à destination de l’administration, la DSN consistera à les regrouper dans une transmission unique d’informations. Toute la transmission des données issues du service de la paie notamment sera dématérialisée. La DSN se fera de façon mensuelle.

Il est désormais possible pour les entreprises de transmettre leur DSN. Néanmoins, elle ne couvre pas encore toutes les déclarations, intégrées au fur et à mesure. Pour l’instant, sur l’ensemble des déclarations existantes, seules six sont intégrées dans la DSN :

• DSIJ (attestation pour le versement des Indemnités Journalières)
• AE (Attestation Employeur à transmettre à Pôle Emploi)
• DMMO et EMMO (Déclaration de Mouvements de Main d’Œuvre et Enquête de Mouvements de Main d’Œuvre)
• la radiation des contrats les assurances complémentaire et supplémentaire
• DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales)
• RMM (Relevé Mensuel de Mission) pour les entreprises de travail temporaire

A terme, il est prévu que la totalité des déclarations sociales soient intégrées dans la DSN.

Quand la DSN doit-elle être transmise ?

La transmission de la DSN doit se faire le 5 ou le 15 de chaque mois, et porte naturellement sur l’activité de l’entreprise du mois précédent. Dans le cas d’un événement, comme la rupture d’un contrat de travail par exemple, on doit effectuer son signalement au maximum 5 jours après que l’employeur en ait pris connaissance et que le service de paie l’ait pris en compte. Dans le cas particulier des indemnités journalières subrogées, la transmission doit se faire au même moment que la DSN.

Comment transmettre la DSN ?

La préparation de la DSN s’automatise à l’intérieur même du logiciel de paie, à l’issue du calcul de la paie. Ainsi, la déclaration se fait via le site net-entreprises.fr (ou msa.fr pour les entreprises agricoles). La transmission des données au site peut se faire de deux façons différentes. Il peut s’agir d’un dépôt de fichier. Dans ce cas, le logiciel de paie génère un fichier contenant toutes les données nécessaires à la DSN. Il suffit alors de transmettre ce fichier au site net-entreprises.fr.

L’autre option, sans doute plus simple, est que le logiciel de paie se charge lui-même de la transmission de la DSN (il s’agit du mode EDI, consistant au transfert de données directement de machine à machine) s’il dispose de cette fonctionnalité. Ensuite, les données sont traitées et contrôlées avant d’être transmises aux organismes qui peuvent en avoir besoin, comme les mutuelles ou les assurances. Cependant, les données concernant la rémunération des salariés se transmettent automatiquement au ministère du Travail.

Quels sont les avantages de la DSN ?

On le voit clairement, la gestion des entreprises va être grandement simplifiée grâce à la DSN. Moins de déclarations à effectuer, et donc moins de sources d’erreurs, une sécurisation et une fiabilité accrue de la transmission des données aux organismes concernés. Notamment, Gain de temps et de productivité pour l’entreprise sont assurément au rendez-vous.

Sanctions en cas de non transmission ou de fausse déclaration

Non transmission de DSN

Un employeur qui ne transmet pas la DSN risque une pénalité de 17,14 € par salarié.

Retard de transmission de DSN

Un employeur qui ne transmet pas la DSN dans les délais obligatoires risque une pénalité de 51 € par salarié.

Par ailleurs, cette pénalité s’applique pour chaque mois ou fraction de mois de retard. Elle se calcule en fonction de l’effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l’employeur.

Si le retard est inférieur ou égal à 5 jours, la pénalité ne peut pas dépasser 5 142 € par entreprise et par an.

Oubli de déclaration d’un salarié

Un employeur qui oublie de déclarer un salarié risque une pénalité de 51 € par salarié et par mois ou fraction de mois de retard.

Si le retard est inférieur ou égal à 5 jours, la pénalité ne peut pas dépasser 5 142 € par entreprise et par an.

La pénalité se calcule en fonction de l’effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l’employeur.

L’employeur risque une pénalité de 17,14 € pour les données manquantes permettant d’identifier l’employeur ou le salarié.

Pour éviter la pénalité, l’employeur dispose de 30 jours suivant la transmission de la déclaration pour régulariser.

Inexactitude dans les déclarations

• Si l’employeur déclare de fausses rémunérations, il risque une pénalité de 34,28 € par salarié et assimilé.
• Si l’employeur transmet de fausses informations sur ses salariés, il risque une pénalité égale à 11,32 €.

Pour éviter la pénalité, l’employeur dispose de 30 jours suivant la transmission de la déclaration pour régulariser.

Remise des majorations ou pénalités de retard

L’employeur peut demander la remise automatique et gracieuse des majorations et des pénalités de retard s’il respecte les 3 conditions suivantes :

• Il n’a pas commis d’infraction au cours des 24 derniers mois
• Le montant de ses majorations et pénalités est inférieur à 3 428 €
• Il a réglé les cotisations et fourni la DSN

La demande de remise gracieuse doit avoir lieu après le règlement de la totalité des cotisations.