Indispensables aux entreprises et professionnels, les e-mails permettent non seulement un gain de temps considérable, mais aussi d’améliorer la productivité. Gérer une messagerie électronique fait partie des attributions quotidiennes des salariés et collaborateurs, alors comment optimiser son temps en gérant judicieusement ses e-mails ?

Le poids des messageries électroniques dans l’entreprise

Les messageries électroniques jouent un rôle dans le quotidien des entreprises, comme le souligne une étude récente de l’ORSE. Près de 56% des utilisateurs consacrent plus de 2 heures par jour à la gestion de leurs emails, utilisant les fonctionnalités avancées pour gérer pièces jointes, envois groupés, et messages multimédia incluant son et vidéo. Cependant, avec environ 200 milliards de courriels envoyés quotidiennement, les messageries se retrouvent en surcharge, alors que 75% sont des spams. Une configuration rigoureuse des filtres anti-spam est déterminante pour gérer efficacement ce flux.

La gestion et l’archivage appropriés des emails restent des priorités majeures pour le personnel des entreprises. Il est essentiel de séparer les courriels importants des messages moins pertinents afin de maintenir une efficacité et une organisation optimales. Vider régulièrement sa boîte mail permet également d’éviter l’accumulation excessive de messages. 

En dépit des défis associés à la gestion du volume et à la sécurité des courriels, les emails demeurent indispensables pour la communication interne efficace entre les salariés et les dirigeants. Ils permettent de partager rapidement des informations et des documents avec tout le personnel, optimisant ainsi le temps et favorisant une collaboration fluide au sein de l’entreprise. 

Éviter les pertes de temps en optimisant sa gestion d’emails

Afin d’éviter au maximum d’encombrer les logiciels de messagerie et les boîtes de réception des destinataires, il convient à tout prix d’éviter d’envoyer des mails aux mauvaises personnes. Fréquemment commise, cette lacune est souvent le lot quotidien des entreprises lorsque leurs employés dupliquent leurs mails ou ne transmettent pas le courrier électronique aux personnes intéressées. 

Le routage dit intelligent d’une messagerie électronique permet alors de remédier à cette perte de temps et ainsi d’optimiser le travail collaboratif. Un routage approprié via des logiciels spécialisés qui transmettent les mails au personnel autorisé, constitue une solution optimale. 

Un traitement du statut permet également de remédier aux soucis de lenteur des réponses aux mails. Une simple application qui indique qu’un message est lu ou non lu, en traitement, traité ou clôturé, permet de connaître avec précision qu’un mail a bien été traité. 

La mise en place d’un chat interne dans une entreprise constitue aussi une solution adéquate afin de gagner du temps et s’assurer que la communication passe bien entre tous les collaborateurs. Afin d’éviter les emails dupliqués et envoyés aux personnes non concernées, la mise en place d’une messagerie interne évite d’encombrer les boîtes de réception.

Quelques astuces à adopter pour gagner du temps

L’avantage des technologies numériques permet également de gagner du temps en synchronisant les données et sa boîte de réception sur son smartphone et sa tablette tactile. Les professionnels en déplacement extérieur possèdent ainsi un moyen efficace et rapide de consulter leurs emails n’importe où, en s’assurant de ne pas perdre d’informations. Avec une messagerie électronique préalablement configurée, c’est la garantie d’optimiser son temps en disposant d’une boîte mail claire et lisible. 

Ainsi, classer ses dossiers par catégories et organiser ses contacts selon l’urgence sont des solutions simples pour gagner du temps et répondre le plus rapidement possible à ses interlocuteurs. Plusieurs choix sont alors possibles comme classer ses contacts par ordre de priorité ou encore créer des dossiers publics, privés et communs. Des codes couleurs peuvent également être adoptés pour une gestion efficace de ses mails.