Management

3 conseils pour les animateurs de réunion

Établir les objectifs de la réunion

Combien de fois avez-vous assisté à une réunion sans savoir pourquoi ? Une réunion se prépare d’abord par respect pour les personnes présentes mais aussi parce qu’elle a un coût pour l’entreprise. Un objectif de réunion doit être clair : Ai-je un message à transmettre ? Dois-je recueillir des informations ? Dois-je mettre en place des solutions ? Dois-je mener une réflexion de fond ? L’animateur devra adapter son style d’animation à son/ses type(s) d’objectif(s).

Ecouter activement les participants

L’écoute active est probablement l’attitude la plus difficile à acquérir pour un animateur. C’est une écoute neutre, attentive et respectueuse des participants. L’animateur doit manifester son attention et son intérêt en tenant compte du langage verbal et non verbal. Cette écoute demande une forte dose de concentration et une volonté importante de comprendre. L’animateur questionne et reformule pour valider sa compréhension. L’écoute active est la base d’une réunion utile.

Soigner la conclusion

La conclusion de la réunion ne doit pas être négligée. L’animateur doit garder du temps pour définir les étapes suivantes ainsi que pour répartir les tâches et les « pour action ». Une bonne animation doit apporter du sens pour les participants : en repartant, chacun sait pourquoi il est venu.

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