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Comment gérer une équipe dans un environnement virtuel ?

Gérer une équipe dans un environnement virtuel demande des compétences spécifiques et d’avoir mis en place un équipement qui offre toutes les opportunités. A l’ère de la mondialisation, les nouvelles technologies ont révolutionné les moyens de communication. Actuellement, les gadgets électroniques tels que les ordinateurs ou encore les téléphones se sont transformés en éléments indispensables. Ces pratiques modernes ont donné naissance à de nouvelles formes d’activités comme le travail à distance. Voici comment faire pour gérer une équipe dans un environnement virtuel. 

Certes une équipe virtuelle mais une équipe humaine présente et qui travaille à distance.  Le lien relationnel entre le dirigeant et chaque collaborateur est primordial et là il est indispensable d’utiliser au mieux chaque outil pour que la communication soit conviviale.

Les équiper avec de bons outils informatiques 

Comme le moyen de communication d’une équipe virtuelle est à distance, chaque membre de l’équipe doit être doté des bons outils informatiques, comme une adresse e-mail de l’entreprise par exemple. Pour vous assurer de la ponctualité, vous pouvez par exemple les équiper d’outils permettant de déterminer leur connexion ou non à leur ordinateur. Ceux-ci doivent être bien choisis pour assurer la sécurité de l’information et le partage entre les différents membres de l’équipe sans en entraver le fonctionnement. 

La communication régulière et permanente 

Pour gérer une équipe virtuelle, la communication et la transmission rapide d’informations restent essentielles. La communication doit être régulière et permanente pour pouvoir maintenir un bon flux d’informations entre toute l’équipe durant la journée de travail. Parmi les moyens incontournables de communication, on note le téléphone, l’email et les SMS ainsi que les messageries instantanées. Les informations fournies aux membres de votre équipe doivent être complètes. 

Bien choisir les logiciels 

Afin que la communication soit bonne, il vous faudra bien choisir les logiciels que vous installerez sur les différents ordinateurs. Les logiciels de communication les plus utilisés sont Skype et 7Conference. Facilitant la communication et l’encadrement des équipes, ce type d’outils réduit également les factures téléphoniques et permet de faire des appels vidéo, ce qui a tendance à rendre la relation plus humaine. 

Le choix des membres de l’équipe 

Comme les équipes virtuelles ne sont pas présentes dans votre bureau, il demeure nécessaire de bien choisir chaque membre en fonction de sa tâche et de son autonomie. Durant l’entretien d’embauche, vérifiez les compétences et les expériences de vos salariés afin d’évaluer les fonctions qui leur conviennent. Une fois embauché, vérifiez régulièrement s’il est capable d’atteindre ses objectifs. 

Les règles 

Même l’équipe est virtuelle, il demeure important d’établir des règles claires et bien précises afin d’être bien organisé. Faites-en sorte que chacun des membres de votre équipe soit au courant de celles-ci et les appliquent. La distance ne doit pas devenir pas une gêne et les dispenser de sanctions adaptées à leur non application.

Le webconférence

Tout comme pour une équipe « réelle », une équipe virtuelle doit faire des conférences régulières afin de garder le contact. Exigez la présence de toute votre équipe durant chaque web-conférence. De cette façon ils se sentiront tous concernés par la situation de l’entreprise et que vous les considérer comme des salariés à part entière. 

Les mesures de contrôle 

S’il était quasi impensable d’imaginer le contrôle des tâches à distance, il est aujourd’hui possible de le faire grâce à de nombreux logiciels créés. Grâce à eux, vous pouvez contrôler l’état d’avancement de manières journalières à tout moment. N’hésitez pas à les mettre en place pour bien vous assurer du bon fonctionnement de votre équipe virtuelle.

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