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Comment choisir son logiciel de comptabilité ?

Les logiciels de comptabilité sont légions et il n’est souvent pas facile de faire son choix. La comptabilité reste souvent l’un des sujets difficiles pour les entrepreneurs qui n’y connaissent pour une grande partie d’entre eux quasiment rien. Alors comment faire son choix ? 

Comment choisir son logiciel
de comptabilité ?

Les logiciels de comptabilité
sont légions et il n’est souvent pas facile de faire son choix. La comptabilité
reste souvent l’un des sujets difficiles pour les entrepreneurs qui n’y
connaissent pour une grande partie d’entre eux quasiment rien. Alors comment
faire son choix ?

Se lancer avec les fonctions
essentielles d’un logiciel de comptabilité.

Au début de l’activité,
l’acquisition d’un logiciel de comptabilité reste un coût tant en termes de
temps que vous allez passer à comprendre comment il fonctionne que de prix si
vous optez pour la gamme la plus chère. Le réflexe initial reste souvent de
vouloir acquérir le logiciel le plus complet qui comprend toutes les
fonctionnalités, puis de se contenter de gérer sa comptabilité grâce à un
tableur Excel. La plupart des entrepreneurs n’ont en réalité que de faible
besoin en termes de comptabilité et de logiciels car ils en délèguent une
grande partie à leur expert-comptable. De manière basique, pour gérer votre
comptabilité, sachez qu’un éditeur de devis et facture qui vous permettra de
suivre les encours reste suffisant si vous n’effectuez pas vous-même vos
bilans, compte de résultats, calcul de TVA… Il vous faudra souvent vérifier
avec votre expert-comptable que celui-ci demeure compatible avec les logiciels
qu’il utilise pour lui permettre rapidement d’intégrer vos données. Attention
tout de même à ce qu’il ne vous conseille pas un logiciel car c’est plus
arrangeant pour lui en vous donnant un logiciel qui fonctionne pour les
entreprises plus évoluées mais n’est d’aucune utilité pour vous.

Les questions à se poser

Pour déterminer le logiciel
qui vous convient, il suffit de répondre aux questions suivantes :

  •  Avez-vous un expert-comptable ? Vous
    impose-t-il un logiciel de comptabilité ? Rien ne sert d’acquérir un
    logiciel si, par la suite, votre expert-comptable décide de vous en faire
    changer. Alors renseignez-vous auprès de lui. Il pourrait d’ailleurs vous
    conseiller sur le logiciel à prendre. 
  •  Quelle sera la répartition des tâches entre vous
    et lui ? S’occupe-t-il des paies ? Des comptes de résultats et
    bilans ? De la déclaration de TVA ? Selon le rôle que vous lui
    donnez, le logiciel devra comporter plus ou moins de fonctionnalités.
  •  Mon entreprise va-t-elle rapidement devenir une
    PME ? Il reste fastidieux de changer de logiciel car, le prendre en main prends
    du temps. Renseignez-vous surtout sur la possibilité d’exporter vos données.
    Certains logiciels ne proposent pas cette possibilité et vous pouvez vous
    retrouver « bloquer » et avoir à réintégrer toutes les données dans
    le suivant en cas de changement, ce qui s’avère une énorme perte de temps.
  •  Quel est mon budget annuel pour ma
    comptabilité ? C’est peut-être la question qui sera la première, le budget
    peut varier énormément d’une solution à une autre.
  •  Quel système d’exploitation utilisez-vous ?
    Acquérir un logiciel qui ne fonctionne que sur PC ou sur Mac peut évidemment
    s’avérer inutile si vous n’avez pas le bon système d’exploitation.
  •  Souhaitez-vous un logiciel qui s’occupe à la
    fois de votre gestion commerciale et votre comptabilité ou seulement l’un des
    deux ? Il peut s’avérer utile d’avoir un logiciel qui fasse les liens
    entre les deux automatiquement afin de gagner du temps et d’éviter la perte de
    données.
  •  Doit-il vous donner un tableau de bord ? Récupérer
    vos données bancaires ? Calculer vos déclarations de TVA ? Etablir la liasse
    fiscale ?
  •  Doit-il être sur un seul poste ou peut-il être
    utilisé sur le cloud ? L’utilisation du cloud demeure de plus en plus
    fréquente. L’avantage étant bien évidemment de vous permettre de vous connecter
    de n’importe quel ordinateur ou tablette, de pouvoir accéder à vos données de
    n’importe quel lieu, de vous éviter d’avoir à installer le logiciel sur tous les
    ordinateurs ou encore d’avoir facilement des multi-utilisateurs. Le cloud vous
    permet également de sécuriser vos données en évitant la perte potentielle en
    cas notamment de perte, de vol ou tout simplement si vous cassez l’ordinateur
    sur lequel est installé le logiciel, de lieu pour gérer votre comptabilité.
  •  Les droits doivent-ils être différents suivants
    les utilisateurs ?  Vous pouvez en
    effet sur certains logiciels par exemple ne donner accès qu’aux devis ou
    factures créés par l’utilisateur. Cette fonction est utile par exemple si vous
    souhaitez connaitre le chiffre d’affaires ou la rentabilité de votre société
    sans laisser accès à l’ensemble à vos commerciaux qui peuvent par exemple
    utiliser ce même logiciel.

Les différents types de
logiciels

Il existe différents types de
logiciels. D’abord, ceux qui sont adaptés aux TPE. Ils vous permettent, en
général, de réaliser vos devis et factures, de suivre votre encours et de gérer
facilement vos déclarations de TVA. Relativement simple en prise en main, ils
sont particulièrement utiles et suffisants pour ceux qui ont un
expert-comptable. A titre d’exemple, QuickBooks se place comme un logiciel de
comptabilité ergonomique et sécurisé, destiné aux TPE.

Les logiciels plus évolués
qui vous permettent de gérer l’ensemble de votre comptabilité en interne,
doivent être sélectionnés avec plus de soin. Ils peuvent vous permettre de
gérer vos immobilisations, d’envoyer la liasse fiscale, de vous connecter à vos
comptes bancaires, de créer votre bilan et compte de résultat par exemple. Ce
type de logiciel s’avère souvent plus difficile à prendre en main car les
fonctionnalités sont plus nombreuses.  Sage
Comptabilité Online répond à ce type de problématiques et intègre toutes les
branches comptables telles que la gestion des stocks, des notes de frais ou
encore la stratégie financière.

Les
logiciels qui vous permettent à la fois de gérer votre comptabilité et votre
gestion commerciale sont devenus les plus courants. Ils vous permettent à la
fois de gérer votre processus commercial (devis, factures, suivi…) mais
aussi que celui s’intègre directement dans votre comptabilité en validant, par
exemple, un devis qui sera transformé en facture. Le logiciel EBP s’occupe de
la comptabilité, de la gestion des paies ainsi que celle commerciale. Un outil
efficace notamment pour les PME.

Les logiciels de comptabilité
métiers. Ils sont spécifiques à votre activité et peuvent être utiles notamment
car ils possèdent parfois des fonctions spécifiques comme le suivi de
l’avancement d’un chantier ou le contrôle des couts spécifiques à votre métier.
Ils sont particulièrement intéressants quand vous êtes mono-métier ou que vous
avez une activité artisanale. Pour cela, le logiciel CIEL s’avère aussi bien
adapté aux indépendants, petites entreprises, professions libérales et de
santé, qu’aux experts comptables.

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