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Les choses à éviter lors de l’organisation d’un événement d’entreprise

L’événement d’entreprise, destiné aux collaborateurs, permet de renforcer la relation et l’esprit d’équipe entre le personnel, les managers et le dirigeant. Il constitue une très belle initiative même si celui-ci peut demander un certain investissement. Pour garantir le succès de cet événement tant prisé des salariés, il convient d’éviter les erreurs qui n’apporteront pas les bénéfices escomptés ou finalement créeront la division.

Négliger la préparation et l’organisation

L’événement d’entreprise exige une préparation et une organisation minutieuses. Il faut éviter de s’y prendre à la dernière minute. Le temps de préparation varie en fonction de l’ampleur de l’événement et donc du nombre de participants à défaut de quoi celui-ci risque de vouer à l’échec. De ce fait, il est impératif de commencer bien à l’avance et d’établir un retroplanning de toutes les actions à mener avec les personnes qui en auront la charge et de faire des rencontres régulières pour ne pas se trouver en difficultés parce qu’une personne à négliger d’agir et qu’il faut prendre des décisions de dernière minute.

Négliger les détails

Chaque détail compte, quelle que soit son importance. En sous-estimant les détails, l’entreprise peut être confrontée à de mauvaises surprises. Ces détails peuvent concerner le choix du lieu (certains lieux très prisés par la facilité d’accès ou pour leur prix abordable sont souvent réservés longtemps à l’avance), la durée de location de la salle, la sonorisation, les différentes prestations et services inclus. Le choix du traiteur demeure un élément crucial dans un événement d’entreprise. Certes, difficile de contenter tout le monde mais un traiteur bien choisi vous permettra de proposer des menus adaptés à tous les besoins alimentaires (gluten, sans gluten, sans poisson, sans viande…), il est possible de répondre aux besoins spécifiques de chaque salarié. L’entreprise doit faire le maximum pour satisfaire la majorité des salariés. De cette manière, il devient plus facile de déterminer et de satisfaire les besoins de chacun d’entre eux. Il lui faudra faire une investigation en amont qui éviteront de décevoir et créera du lien parce que les salariés sentiront votre volonté de satisfaire chacun.

Choisir le moment inapproprié

La réalisation de l’événement doit tenir compte des circonstances de l’entreprise. Organiser d’énormes fêtes alors que l’entreprise à l’intention de licencier des dizaines de salariés, voire plus n’est pas évident ou que l’on demande à chacun de réduire les coûts de manière drastique. Il faut éviter d’organiser quoi que ce soit qui peut générer des dépenses « inutiles » pour l’entreprise si les circonstances ne s’y prêtent pas. 

Ne pas se faire assister

Pour garantir le succès de l’événement de l’entreprise, il faut faire appel à un organisateur professionnel ou à un collaborateur qui en possède les compétences pour avoir déjà réalisé des événements. Par expérience, il connaît les attentes des salariés, le meilleur choix à faire pour la décoration, les animations, tout en tenant compte des caractéristiques de l’entreprise et de son personnel. Qu’il s’agisse d’une soirée ou autre, l’intervention d’un professionnel ou d’un collaborateur compétent s’avère indispensable. Vouloir tout organiser de manière artisanale pour éviter des coûts en se dispensant d’un professionnel constitue une erreur. Certes, cela permet de limiter le budget, mais ne peut guère garantir le succès de l’événement.

Sous-estimer le nombre d’invités

Le nombre d’invités rentre dans le cadre des détails de l’événement. Il mérite tout de même une considération particulière. Pour déterminer ce nombre, il suffit de compter le nombre de personnes composant l’entreprise. Pour éviter le gaspillage, il s’avère indispensable de déterminer le nombre de salariés qui peuvent  y assister. Cela n’empêche en rien de prévoir une certaine marge afin d’éviter les mauvaises surprises. L’idéal étant de faire confirmer la venue de chacun.

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