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Pourquoi l’anticipation est nécessaire ?

Pendant des années les revues et articles ont parlé de l’agilité comme la solution ultime à tous les problèmes des entreprises. Avec le coronavirus, une évidence est également mise en lumière, celle du fait que toute l’agilité du monde ne remplace parfois l’anticipation. Le manque de masques, de tests opérationnels ou encore l’impossibilité de faire du télétravail, nous rappelle que l’anticipation demeure primordiale. Mais finalement pourquoi l’est-elle autant ?

La capacité à gérer une crise qui arrive vite

Il faut bien prendre conscience que les crises arrivent vite et demandent souvent une réaction immédiate. L’absence d’anticipation ne permet pas de structurer généralement une réponse assez vite pour qu’elle soit qualitative est adaptée. Pour faire face à ces crises la plupart des grandes entreprises ont mis en place des cellules spécifiques qui ont même parfois des salles dédiées (notamment pour l’espionnage industriel) et qui leur permettent de réagir extrêmement rapidement malgré la lourdeur de certaines structures. L’Etat possède également ce type de structures qui ont des processus bien huilés dans de nombreux cas. Si prévoir une cellule de crise est déjà un bon début et peut vous servir par exemple à gérer un bad buzz, elle n’est pourtant pas l’apanage et demeure loin de représenter une solution dans tous les cas car parfois, malheureusement, l’absence d’anticipation engendre des conséquences que nous verrons dans les points suivants. 

L’impossibilité de se fournir certains éléments rapidement

L’exemple actuel de la crise sanitaire montre bien une des grandes raisons d’anticiper : la paralysie du système (en l’occurrence de production). L’absence de stocks a ainsi généré l’incapacité de fournir à l’ensemble des personnes qui continuent à travailler et à la population des masques pourtant qui étaient en stocks il y a quelques années par milliards. Si ceci est vrai dans ce cas, cela peut s’avérer le cas dans de nombreuses crises internes pour les entreprises. Il suffit d’imaginer une grande commande qui ne parviendrait pas à un client pour X ou Y raison pour se dire que si les stocks sont insuffisants pour la produire de nouveau, il se pourrait bien que votre réponse soit paralysée et que celui-ci doive prendre son mal en patience, ce qu’il ne fera peut-être pas quitte à ce que vous deviez assumer des pertes colossales. 

La diminution du nombre d’erreurs commises

Le fait d’avoir anticipé les scénarii qui marchent et ceux qui ne marchent pas représentent également une des raisons de l’anticipation. Vous pouvez ainsi gagner en temps de réflexion et vous concentrer sur les différentes hypothèses viables plutôt que de les émettre au compte-gouttes et de perdre du temps en analyse. Aussi, prendre des décisions dans la précipitation n’est jamais de bon augure et multiplie vos chances de vous planter. La prise en compte d’autres expériences en amont sur des situations identiques avec des réussites comme des échecs vous permet de savoir ce que vous devez faire et ne pas faire (surtout). Les nombreuses entreprises qui ont subi des bad buzz vous le diront, les impairs sont rarement possibles lorsque vous êtes en situation d’urgence. 

Les coûts engendrés par l’urgence

Une urgence qui arrive engendre quasiment tout le temps des coûts supplémentaires, surtout si votre interlocuteur sait que vous êtes dans cette situation. Si en l’occurrence l’état n’a pas communiqué sur le coût actuel de la fourniture de masques en urgence, il ne faut pas être Einstein pour réaliser qu’ils ont dû être payés au prix fort, ce qui arrive souvent dans ce genre de situations. Anticiper peut ainsi permettre de réduire drastiquement les coûts quand le risque se réalise. Toute la difficulté est l’interprétation du fait que le risque va se réaliser ou non car stocker coûte cher par exemple et peut se révéler inutile. On vous critiquera alors pour avoir été trop alarmiste. Dans le cas inverse, on dira que vous avez été visionnaire. 

Les dégâts causés par le retard dans la réaction

C’est peut-être la plus grande raison d’anticiper finalement. Le délai de réaction peut entrainer des dégâts parfois irréversibles et qu’il sera difficile de colmater. Il suffit de penser aux conséquences d’un bad buzz mal traité pour voir qu’il peut ternir sur le long terme l’image de marque de votre entreprise. En regardant de près la crise sanitaire, on peut voir que les dégâts sur le milieu hospitalier risquent de durer un moment par exemple notamment avec l’épuisement des ressources actuelles, sachant que pour en constituer des stocks supplémentaires, cela ne risque pas de se faire du jour au lendemain. On imaginerait mal ainsi ce qui se passerait si une deuxième épidémie venait frapper l’ensemble de la planète. 

Comment faire pour se mettre à l’anticipation ?

Une fois cela dit, il faut donc essayer de prendre les mesures qui vous permettent d’anticiper l’avenir. C’est bien beau, mais comment faire ? Concrètement, vous pouvez commencer par réunir vos équipes et les faire plancher sur des problématiques sur les risques qui existent pour chaque pôle d’activité de votre entreprise et vous verrez que les sujets sont très nombreux. Il peut s’agir de sujets globaux comme la chaine d’approvisionnement, les grèves, l’arrivée d’une nouvelle épidémie, un incendie, … Bref tout ce qui touche à la paralysie de l’entreprise et qui pourrait faire l’objet d’une assurance par exemple. Si on reprend l’exemple de l’incendie, le fait d’avoir un back up de l’ensemble de vos ordinateurs chaque jour sur une source externe peut se révéler plus que judicieux. Ensuite, il s’agit de rentrer dans le détail de chaque service et de voir ce qui pourrait le paralyser. N’oubliez pas de prendre en compte vos ressources humaines car elles demeurent essentielles. L’absence d’une personne concentrant le savoir-faire peut ainsi complètement paralyser une entreprise si vous n’avez pas anticipé de procédure permettant de transférer en cas d’urgence celui-ci par exemple. Pour réaliser toutes ces investigations, il vous faudra du temps mais on peut d’ores et déjà vous donner quelques pistes à anticiper : impossibilité de se rendre sur le lieu de travail, bad buzz, problème environnemental, absence de salariés clés, incendie / dégâts des eaux, connexion internet qui saute, fournisseur défaillant ou commande qui n’arrive pas, livraison à un client défaillante et obligation de reproduire dans des délais records… 

A vous de jouer ! 

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